Voor veel ondernemers komt het soms niet goed uit: het opmaken en versturen van facturen. Hier gaat simpelweg tijd in zitten, terwijl er nog zo ongelooflijk veel te doen is. Tegelijkertijd is het ook een feit dat het voor elke ondernemer (en voor elk bedrijf) pure noodzaak is om de facturen te versturen. Verstuur je géén facturen? Dan komt er ook geen geld in het laatje.
Voor het voortbestaan van een onderneming is het dus van belang dat de facturen periodiek verstuurd worden. Aangezien een dag slechts 24 uur telt, is het daarbij wel wenselijk dat je op een snelle manier de facturen kunt versturen. Nou, dat komt zeker goed als je de informatie uit dit artikel opvolgt! In dit artikel vind je namelijk onder meer een stappenplan voor het maken van een factuur in een factuurprogramma in 3 seconde.
Hoe kun je een factuur maken? De voorbereidingen
Welke afspraken heb jij met jouw klanten gemaakt? Stuur jij één keer per maand een factuur? Of moet jij wellicht bij elke order een losse factuur sturen? Het een en ander is op dit vlak volledig afhankelijk van het soort product dat je verkoopt of het soort dienst dat je verleent.
Als je bijvoorbeeld een webshop hebt, kun je de factuur geheel automatisch naar de bestellende klant versturen. Als je bepaalde diensten verleent, kun je echter beter aan het einde van de maand een factuur sturen. Op een dergelijke factuur vermeld je het aantal gewerkte uren tegen het afgesproken uurtarief.
Hoe je een factuur dus exact kunt maken, hangt af van de afspraken die jij met jouw klanten gemaakt hebt. Treed dus in overleg met jouw klanten en probeer het hiermee alvast zo makkelijk mogelijk voor jezelf én voor jouw klanten te maken.
Verder moet je er ook voor zorgen dat je een vaste factuur-lay-out gaat ontwerpen. Deze lay-out kun je vervolgens per klant invullen, waardoor je direct een factuur weet te creëren. Je kunt een dergelijke factuur-lay-out dus eigenlijk als een blauwdruk zien; uiteraard is het hierbij aan te raden om deze lay-out direct volledig in jouw huisstijl te ontwerpen.
Wat moet er op een factuur staan?
Bij het maken van een factuur moet je ook aan enkele verplichtingen voldoen. Zo is het pure noodzaak dat je de volgende zaken zéker op een factuur weet te vermelden:
1. Jouw btw-nummer
2. Het btw bedrag; bij voorkeur ook het btw percentage
3. Jouw KvK-nummer
4. De datum van levering; dit is de datum waarop je de producten of diensten geleverd hebt
5. De factuurdatum; dit is de datum waarop je de factuur aanmaakt
6. Het factuurnummer; dit nummer moet uniek zijn én moet doorlopend zijn
7. Jouw bedrijfsnaam + jouw adres
8. De bedrijfsnaam + het adres van de klant
9. De exacte levering; welke diensten heb je geleverd of welke producten heb je geleverd?
10. Wat je precies in rekening brengt; bijvoorbeeld een bepaalde hoeveelheid producten of een bepaalde hoeveelheid uren
Verstuur jij een factuur met een totaalbedrag van minder dan 100 euro? Dan hoeft de factuur niet aan alle bovengenoemde voorwaarden te voldoen. Nee, in dat geval moet je alleen de datum, jouw naam + adres, de exacte levering (dus wat je geleverd hebt), het btw bedrag en het totale bedrag vermeld worden op de factuur.
Let op: het betaaltermijn
Het advies is om altijd een betaaltermijn op jouw factuur te plaatsen. Je kunt hierbij denken aan een betaaltermijn van 5 dagen, van 14 dagen of van 30 dagen.
Is het aan te raden om voor elke klant dezelfde betaaltermijn te hanteren? Dat is eigenlijk afhankelijk van jouw eigen voorkeuren en de afspraken die je met jouw klant maakt. Het is in ieder geval wenselijk dat je een gezonde cashflow weet te creëren.
Een gezonde cashflow betekent dat je gedurende de maand altijd voldoende liquide middelen tot je beschikking hebt. Dit betekent dus ook dat je niet afhankelijk bent of die ene factuur wel op tijd betaald wordt. Door naar een gezonde cashflow te streven, weet je jouw gemoedstoestand ook direct te verbeteren. Je weet immers zeker dat je de komende maand(en) financieel kunt overleven, zélfs als de betalingen uitblijven.
Let op: Ben je net begonnen met ondernemen en heb je minder dan €20.000 omzet per jaar? Dan val je onder een kleine ondernemingsregeling (KOR) en in sommige gevallen kan je dan BTW vrijgesteld worden.
Hoe kun je in 3 seconde een factuur maken?
Om zo snel mogelijk een factuur te kunnen maken, volg de onderstaande stappen:
1. Maak altijd gebruik van een facturatie- of boekhoudprogramma. Met dit programma kun je een standaard lay-out ontwikkelen, waarna je deze lay-out alleen maar in hoeft te vullen.
2. Voeg jouw klanten als contacten toe in het facturatie- of boekhoudprogramma. Je kunt dan met één druk op de knop bepalen naar wie de factuur verstuurd moet worden.
3. Verstuur de factuur direct vanuit het facturatie- of boekhoudprogramma. Hiermee weet je nóg meer tijd te besparen.
4. Maak duidelijke afspraken met jouw klanten over de factuur. Bespreek bijvoorbeeld met welke frequentie je de facturen gaat versturen en naar welk e-mailadres je de facturen kunt versturen.
Daarnaast, betekent dit ook dat je bijvoorbeeld linksboven jouw logo plaatst, jouw adresgegevens op de factuur vermeldt en ook jouw KvK- en BTW nummer vermeldt. Deze nummers kun je bijvoorbeeld standaard aan de onderkant van jouw factuur overzichtelijk weergeven.
In dit facturatieprogramma kun je vervolgens ook snel een contact aanmaken. In dat geval vul je de naam van jouw klant in, plus daarbij alle benodigde gegevens. Denk hierbij aan adres, BTW nummer, KvK nummer etc.
Vervolgens kun je direct in jouw facturatieprogramma een nieuwe factuur maken. Deze lay-out is dan direct volledig in jouw huisstijl, waarna je alleen maar hoeft te selecteren voor welke klant de factuur bestemd is. Vervolgens vul je alleen de uren/tarieven/totaal bedrag in, waarna je de factuur direct kunt verzenden.
Bijkomend voordeel: je kunt deze factuur ook automatisch vanuit het facturatieprogramma laten versturen. Het voordeel hiervan is dat je nóg minder omkijken naar jouw facturatie hebt.
Factuur versturen & bewaren
Nadat je de factuur snel gemaakt hebt, kun je deze ook direct snel versturen. Vervolgens is het een verplichting om de facturen zeven jaar in jouw boekhouding te bewaren. Daarbij geldt de volgende stelregel: als je een factuur digitaal verstuurt, moet je de factuur ook digitaal bewaren. Verstuur je een factuur per post? Dan moet je de factuur als een hardcopy in jouw boekhouding bewaren.
Het advies is – ook hierom – om alle facturen digitaal aan te maken en te versturen. Het digitaal bewaren van facturen is immers een stuk makkelijker dan het bewaren van allerlei hardcopy facturen.
Welk facturatieprogramma kun je het beste gebruiken?
Wil je graag jouw facturen op een snelle en handige manier kunnen versturen? Dan is het dus aan te raden om voor een geschikt facturatieprogramma te kiezen. Maar, wat is nou een geschikt facturatieprogramma? Nou, er bestaan tegenwoordig meerdere geschikte facturatieprogramma’s.
e-Boekhouden.nl – dit facturatieprogramma is met name voor starters geschikt. Het programma bevat alle gewenste functies, is overzichtelijk én is betaalbaar. Bovendien geniet je van een gratis proefperiode van maar liefst 15 maanden.
Exact – heb je een groter bedrijf? Is jouw administratie en facturatie daardoor ook iets complexer? Dan kun je onder meer voor het facturatieprogramma van Exact kiezen. Dit programma werkt zeer prettig, biedt veel mogelijkheden en kan gekoppeld worden aan allerlei andere softwaresystemen.
Fiscus – gaat jouw voorkeur uit naar een facturatie- en boekhoudprogramma in één? Dan kun je ook kiezen voor het programma van Fiscus. Bij dit programma geniet je bovendien van een gratis proefperiode van 15 maanden!
Wil je gebruik van een gratis facturatieprogramma maken? Dat is mogelijk, maar het is niet aan te raden. Een gratis facturatieprogramma biedt namelijk minder mogelijkheden en functies aan, waardoor je ook van minder gemak profiteert. Kies dus bij voorkeur voor een betaald facturatieprogramma die je hierboven kan vinden.
