Elke factuur die je verstuurt, moet aan bepaalde eisen voldoen. Zo is het een eis dat je jouw KvK nummer moet vermelden, terwijl je ook altijd een factuuradres moet vermelden. Ook moet je het adres van je eigen onderneming op de factuur plaatsen en moet je de geleverde diensten/goederen uitwerken.
Al met al kent het opstellen van een factuur de nodige aandachtspunten. In dit artikel richten wij onze pijlen met name op het factuuradres. Zo bespreken we wat een factuuradres precies is, wáárom dit op een factuur moet staan en aan welke andere eisen jouw facturen moeten voldoen.
Wat is een factuuradres?
Het factuuradres is het adres van klant waar de factuur/rekening naar verzonden toe wordt. Dit factuuradres is dus niet jouw adres; het draait echt om het adres van de tegenpartij.
Maar, let wel op: het gaat hier om het adres waar de factuur naar verzonden wordt. Dit adres kan verschillend zijn ten opzichte van het verzendadres. Mogelijk moet je de producten naar adres A sturen, terwijl je de factuur juist naar adres B moet sturen. Met name bij de grotere bedrijven is dit meermaals aan de orde.
Plaats je wel eens een online bestelling bij een webshop? Dan zie je de termen factuuradres en bezorgadres ook naar voren komen. Je kunt hierbij dan bijvoorbeeld aanvinken dat ‘het factuuradres en bezorgadres gelijk zijn’.
Voorbeeld van een factuuradres
Heb je een klant die op de Hogeweg 100 te Amsterdam zijn kantoor heeft? Moet je de bestelde producten echter naar Dijkweg 75 te Amstelveen sturen? Dan is het factuuradres het volgende adres: Hogeweg 100 te Amsterdam. Het pakketje stuur je echter naar de Dijkweg 75 te Amstelveen; dat is immers het bezorgadres.
Dit voorbeeld laat in ieder geval duidelijk het verschil tussen het factuur- en het bezorgadres blijken. Ga je voor het eerst een factuur naar een nieuwe klant sturen? Dan is het aan te raden om goed na te gaan wat nou precies het factuuradres is en wat nou precies het bezorgadres is.
Heb je hier afspraken over gemaakt? Dan is het aan te raden om dit factuuradres in jouw CRM systeem te vermelden. Alle medewerkers die dit systeem raadplegen, zien dan het juiste factuuradres van deze klant naar voren komen.
Wat moet er op een factuur staan?
Wil je een factuur op gaan stellen? Dan moet je rekening houden met de wettelijke eisen die door de Belastingdienst vastgesteld zijn. Alle facetten die verplicht op een factuur moeten staan, hebben we in onderstaande lijst opgesomd:
- Jouw adres en het adres van de klant: het gaat hierbij dus om het factuuradres.
- Jouw volledige bedrijfsnaam en de volledige bedrijfsnaam van de klant: mogelijk is het handig om hiervoor even de inschrijving bij de KvK raad te plegen.
- Jouw btw-nummer: dit nummer ontvang je nadat je jouw bedrijf ingeschreven hebt.
- Jouw KvK nummer: dit nummer ontvang je ook nadat je jouw bedrijf ingeschreven hebt.
- De factuurdatum: dit is de datum waarop de factuur uitgereikt is. Vanaf die datum gaat de betalingstermijn normaal gesproken ook in.
- Een factuurnummer: dit nummer moet uniek zijn en moet opvolgend zijn. Alle factuurnummers die je gebruikt, mogen maar één keer in jouw boekhouding voorkomen.
- Exacte omschrijving van de geleverde diensten/producten: denk hierbij aan hoeveelheid uren of hoeveelheid producten.
- De datum waarop de diensten/producten geleverd zijn: deze datum is vaak niet gelijk aan de factuurdatum (zie hierboven).
- Het totaalbedrag: dit bedrag vermeld je altijd exclusief BTW en werk je bij voorkeur zo gedetailleerd mogelijk uit.
- Het btw-tarief: ook moet je verplicht melden of er sprake is van bijvoorbeeld 9% of 21% btw. Mocht er sprake van btw-vrijstelling zijn, moet dit ook vermeld worden.
- Het btw-bedrag: tot slot moet je ook nog het totale btw-bedrag vermelden.
Al met al moet een factuur dus aan de nodige eisen voldoen. Hoe je nou een dergelijke factuur op kunt stellen en kunt verwerken? Daarvoor maak je gebruik van een goed boekhoudprogramma of facturatieprogramma. Met een eenvoudig boekhoudprogramma kun je de factuur aan de hand van een sjabloon volledig naar wens opstellen. Populair boekhoudpakketten van Exact, Rompslomp, E-boekhouden en Fiscus zijn erg in trek.
Bij dit sjabloon zijn bovengenoemde velden echter al standaard ingevuld. Je hebt daar dus geen omkijken meer naar; je hoeft eigenlijk alleen maar de factuur in te vullen. Let hierbij goed op het adres van de klant; op de factuur moet het factuuradres van de klant vermeld worden. Indien het bezorgadres anders is, hoef je dit bezorgadres niet op de factuur te vermelden. Uiteraard vermeld je dit adres wél op het pakketje dat je gaat versturen naar de klant!
Bron: Belastindienst
