Facturatie is een essentieel onderdeel van elk bedrijf, groot of klein. Het is niet alleen de manier waarop je betaald krijgt voor je producten of diensten, maar het is ook een cruciaal onderdeel van je boekhouding en financiële planning. Het kiezen van het juiste factuurprogramma is daarom van groot belang.
In dit artikel bespreken we de belangrijkste factoren waarmee je rekening moet houden bij het selecteren van het beste factuur programma voor jouw bedrijf.
Wat is een factuur programma?
Een factuur programma is simpelweg een stukje software dat bedrijven en zelfstandige ondernemers gebruiken om facturen te maken en te beheren voor hun klanten. Het doel ervan is om het hele proces van factureren gemakkelijker te maken.
Dit soort programma’s heeft allerlei handige functies, zoals het automatisch genereren van professioneel ogende facturen, het bijhouden van wie er betaald heeft, en het opslaan van informatie over klanten. Hierdoor kunnen bedrijven hun financiële zaken goed regelen zonder dat het ze veel tijd en gedoe kost.
Het handige aan moderne factuurprogramma’s is dat ze vaak online beschikbaar zijn. Dat betekent dat je ze kunt gebruiken op elk apparaat met internet. Dus zelfs als je onderweg bent, kun je je facturen netjes bijhouden.
Gebruiksgemak
Het gebruiksgemak van een factuur programma is van cruciaal belang, vooral als je niet over uitgebreide boekhoudkundige kennis beschikt. Het doel van een factuurprogramma is om het facturatieproces te vereenvoudigen, niet om het ingewikkelder te maken.
Een intuïtieve gebruikersinterface is een grote plus. Het zou niet veel tijd moeten kosten om te leren hoe je het programma moet gebruiken. Als je tijd moet besteden aan het doorgronden van de software, kan dit kostbare uren wegnemen van je bedrijf. Het is raadzaam om te zoeken naar factuur programma’s die gebruikmaken van duidelijke en begrijpelijke terminologie en menustructuren.
Een ander aspect van gebruiksgemak is de beschikbaarheid van ondersteuning en training. Zelfs als de software gemakkelijk te begrijpen is, kunnen er momenten zijn waarop je hulp nodig hebt of vragen hebt. Controleer of het factuurprogramma toegang biedt tot klantenondersteuning, handleidingen en trainingen, zodat je snel antwoorden kunt vinden op eventuele vragen.
Prijs / Kosten
De kosten van een factuur programma kunnen sterk variëren, afhankelijk van de functies die het biedt en de schaal van je bedrijf. Het is belangrijk om een programma te kiezen dat past bij je budget, maar tegelijkertijd moet je ervoor zorgen dat het voldoende functionaliteit biedt om aan je behoeften te voldoen. Sommige programma’s brengen een maandelijks of jaarlijks abonnementsgeld in rekening, terwijl andere facturatieplatforms een vergoeding per factuur hanteren. Het is essentieel om de kostenstructuur grondig te begrijpen voordat je een definitieve beslissing neemt.
Daarnaast moet je rekening houden met eventuele verborgen kosten, zoals transactiekosten voor online betalingen of extra kosten voor het toevoegen van meer gebruikers aan het programma. Zorg ervoor dat je alle kosten begrijpt voordat je je definitieve beslissing neemt.
Functionaliteiten
Het succes van je facturatieproces hangt sterk af van de beschikbare functionaliteiten in het gekozen factuurprogramma. Hier zijn enkele aanvullende overwegingen met betrekking tot functies:
- Online betalingen accepteren: Online betalingen worden steeds populairder en kunnen de snelheid van betalingen aanzienlijk verbeteren. Controleer welke betaalmethoden het factuur programma ondersteunt en of er extra kosten aan verbonden zijn.
- Bankkoppeling voor bankmutaties: Een naadloze integratie met je bank kan het beheer van bankmutaties aanzienlijk vereenvoudigen. Het zorgt ervoor dat je boekhouding altijd up-to-date is en minimaliseert handmatige invoerfouten.
- Periodieke facturatie: Als je abonnementen of periodieke diensten aanbiedt, is het van groot belang dat het factuurprogramma deze functie ondersteunt. Het bespaart je tijd en zorgt ervoor dat je geen facturen vergeet te sturen.
- Koppelingen met webshop: Als je een e-commercebedrijf hebt, kan het integreren van je factuur programma met je webshopplatform de workflow stroomlijnen. Hierdoor kunnen facturen automatisch worden gegenereerd en verzonden bij online aankopen.
- UBL ready: UBL (Universal Business Language) is een gestandaardiseerd formaat voor elektronische facturatie dat vooral belangrijk kan zijn bij zaken doen met grote organisaties of overheidsinstanties. Zorg ervoor dat het factuurprogramma UBL-compatibel is als dit relevant is voor je bedrijf.
- Koppeling met KvK: Sommige factuurprogramma’s bieden integratie met de Kamer van Koophandel (KvK), waardoor je eenvoudig bedrijfsgegevens kunt ophalen en updaten. Dit kan handig zijn voor het bijhouden van accurate informatie.
- Algemene koppeling met een API: Als je aangepaste integraties of geavanceerde automatisering nodig hebt, kan de mogelijkheid om het factuur programma te koppelen via een API van onschatbare waarde zijn. Het stelt je in staat om je facturatieproces aan te passen aan de specifieke behoeften van je bedrijf.
- Mobiel beschikbaarheid of een mobiele app: In een wereld waarin zaken vaak onderweg worden afgehandeld, kan de beschikbaarheid van een mobiele app of mobiele toegang tot het factuurprogramma van cruciaal belang zijn. Het stelt je in staat om facturen te maken en te beheren, zelfs als je niet achter je bureau zit.
- Automatische betalingsherinneringen van openstaande posten: Het hebben van de mogelijkheid om automatische betalingsherinneringen te sturen naar klanten met openstaande facturen kan je cashflow verbeteren en het debiteurenbeheer vereenvoudigen.
- Eenvoudige btw-aangifte bij de belastingdienst: Voor ondernemers is btw-aangifte een verplichte taak. Sommige factuurprogramma’s bieden de mogelijkheid om eenvoudig je btw-aangifte bij de belastingdienst te doen, wat tijd en moeite kan besparen.
Door rekening te houden met deze uitgebreide lijst van functies en te beoordelen welke het belangrijkst zijn voor jouw bedrijf, kun je het beste factuur programma vinden dat aan al je behoeften voldoet. Het is essentieel om te investeren in software die niet alleen facturatie vereenvoudigt, maar ook bijdraagt aan de efficiëntie en groei van je bedrijf. Het maken van de juiste keuze kan helpen om je financiën op orde te houden en de algehele operationele effectiviteit te verbeteren.
