Wat vind jij als ondernemer zijnde het leukste moment van de maand? Vind je dat het afronden van bijvoorbeeld een bepaalde klus? Of vind je het versturen van de facturen het leukste moment van de maand? Veel ondernemers vinden het versturen van de facturen uiteindelijk het leukste, aangezien je deze facturen simpelweg nodig hebt voor de continuïteit van jouw onderneming. Daarbij komen ook debiteurennummers bij kijken.
Als je een factuur verstuurd hebt, heb je direct met een debiteur te maken. Een debiteur is namelijk iemand van wie jij nog geld tegoed hebt. Op de balans van jouw onderneming staan de debiteuren ook vermeld, evenals in jouw boekhoudprogramma. Dankzij het boekhoudprogramma weet je dus overzicht te behouden in de openstaande facturen en in de huidige debiteuren en crediteuren. Daarbij is het ook aan te raden om gebruik te maken van een debiteurennummer. Wat dat precies is? Dat bespreken we op deze pagina.
Wat is een debiteurennummer?
Wanneer jouw bedrijf flink aan het groeien is, dan bestaat de kans dat je door de bomen het bos even niet meer ziet. Je weet mogelijk niet meer bij welke klant je met welk project bezig bent én van welke klanten je nog geld tegoed hebt. Om dit voor jezelf een stuk makkelijker te maken, kun je aan elke klant een debiteurennummer toe te wijzen.
‘Een debiteurennummer is een nummer van een klant die nog niet betaald heeft.’
Als je vervolgens in jouw boekhoudprogramma een openstaande factuur ziet, zie je ook direct het bijbehorende debiteurennummer vermeld staan. Je weet daardoor direct bij welke klant deze factuur nog open staat. Met dank aan een debiteurennummer weet je het debiteurenbeheer voor jezelf in ieder geval een stuk makkelijker te maken.
Waarom een debiteurennummer?
Is het verplicht om met debiteurennummers te gaan werken? Nee, dat is allerminst verplicht. Veel ondernemers kiezen er echter wel voor om debiteurennummers te gaan gebruiken omdat, je met dit nummer het gewenste overzicht weet te behouden.
Daarbij zien we wel dat deze nummers met name door grote bedrijven gebruikt worden. Als je als zzp’er zijnde bijvoorbeeld 10 klanten hebt, kun je het onderscheid tussen deze klanten moeiteloos maken. Indien je opeens met 100 klanten te maken krijgt, kan het echter een stuk lastiger worden. Juist in een dergelijke situatie zijn debiteurennummers onmisbaar!
Wil jij vanwege deze redenen ook direct met debiteurennummers gaan werken? Dan is het goed om te weten dat je volledig zelf de samenstelling van dit nummer kunt bepalen. Je kunt bijvoorbeeld beginnen bij 001 en vervolgens gewoon volgens de cijfertabel optellen. De volgende debiteur krijgt code 002, 003 enzovoort.
• Je kunt echter ook kiezen voor een andere samenstelling, waarbij de volgende samenstelling veelvuldig gebruikt wordt:
• De eerste twee cijfers zijn de posities in het alfabet van de eerste letter van de naam van de debiteur.
• De volgende twee cijfers zijn de posities in het alfabet van de tweede letter van de naam van de debiteur.
• De laatste twee cijfers beginnen met 00, 01, 02, 03 etc. etc. Op deze manier voorkom je dat je te maken krijgt met dubbele debiteurennummers.
Hoe kan je makkelijk debiteurennummers beheren?
Heb je besloten dat je met debiteurennummers wilt gaan werken? Dan maak je wat ons betreft direct een goede keuze. Zoals je hierboven al hebt kunnen lezen, kun je dankzij deze nummers het overzicht behouden. Maar, je moet daarbij uiteraard wel zorgdragen voor een goed beheer van de debiteurennummers.
Als je de debiteurennummers op de juiste manier wilt beheren, is het aan te raden om gebruik te maken van een eenvoudig boekhoudprogramma. Met een boekhoudprogramma heb je géén omkijken meer naar al die nummers, aangezien het programma deze automatisch voor je aanmaakt en beheert. Hoe dit precies zit? Wij leggen het hieronder voor je uit.
Indien je van een boekhoudprogramma gebruik gaat maken, is het zaak om al jouw contacten aan het programma toe te voegen. Dit geldt zowel voor jouw klanten als voor jouw leveranciers. Door deze contacten allemaal toe te voegen, weet je automatisch een uniek nummer aan deze contacten te koppelen. Stel dat je de allereerste klant in jouw boekhoudprogramma toevoegt, krijgt deze klant direct automatisch een debiteurennummer.
Zodra je meer en meer klanten toe gaat voegen, krijgen al deze klanten ook automatisch een debiteurennummer toegewezen. Dit nummer is uniek en is in het programma gekoppeld aan de betreffende klant. Juist door deze werkwijze hoef je zelf niks te registreren en hoef je zelf ook niet de debiteurennummers te verzinnen. Het enige wat je hoeft te doen, is het toevoegen van de klanten in jouw boekhoudprogramma.
Ben je nog niet bekend over hoe je precies moet boekhouden? Wij helpen je graag op weg met een stappenplan over boekhouden voor beginners.
Als je twijfelt dat adminstratie in het algemeen wel iets voor jou is. Dan kan je overwegen om een boekhouder aan te schaffen. Maar, ook daar zijn er voor- en nadelen. Lees meer over Zelf boekhouden of uitbesteden.
