Normaal gesproken voer jij werk voor de afnemer uit, waarna je een factuur naar de afnemer stuurt. Vanaf dat moment heeft de afnemer bij jou een betalingsverplichting. De ervaring leert echter dat veel van dergelijke facturen een fout bevatten, waardoor de afnemer onwijs veel tijd kwijt is om dit continu aan te passen en door te geven aan de partij die de factuur verstuurd heeft.
Om dit proces een stuk eenvoudiger te laten verlopen, kun je gebruik maken van self billing. Dit is eigenlijk een relatief nieuwe vorm van (e)factureren; met name door de komst van véél meer zzp’ers is deze vorm van factureren onwijs populair geworden. Hieronder vind je meer informatie over wat self billing is en hoe je zelf self billing toe kunt gaan passen.
Wat is self billing?
Lever jij bepaalde goederen of diensten aan een partij? Dan kun je hiervoor een factuur opmaken en deze naar de afnemer versturen. Je kunt het echter ook precies andersom aanpakken.
Self billing is wanneer de afnemer zelf de factuur opmaakt waarin hij aangeeft welke goederen en/of diensten heeft geleverd. De afnemer stuurt deze factuur naar de partij die normaliter de factuur zou versturen en verwerkt deze factuur ook direct in zijn eigen administratie.
Als een afnemer op deze manier eigenlijk zijn eigen inkomende facturen maakt, weet hij 100% zeker dat de factuur correct opgemaakt is. De kans op fouten is hierdoor drastisch verkleind, waardoor meer en meer bedrijven voor self billing kiezen.
Bijkomend voordeel: een zzp’er hoeft zelf niet meer veel tijd te besteden aan het maken van een factuur. In veel gevallen wordt self billing gebruikt door partijen die gebruik maken van veel zzp’ers. Als deze bedrijven van bijvoorbeeld 100 zzp’ers een factuur zouden ontvangen, is de kans heel groot dat een substantieel deel van deze 100 facturen een fout bevat. Om dat zoveel mogelijk te voorkomen, maken dergelijke grote bedrijven graag gebruik van self billing.
Hoe werkt self billing in de praktijk?
Werk jij in de bouwwereld voor bijvoorbeeld een grote afnemer? Dan stuur jij maandelijks een factuur naar deze afnemer toe, maar je bent daarin zeker niet de enige. De kans is namelijk groot dat nog 90 andere zzp’ers een factuur naar deze grote afnemer sturen.
Als al deze facturen een andere opmaak en andere inhoud hebben, is het voor het boekhoudprogramma van de grote afnemer lastig om al deze facturen in één keer correct af te lezen. In veel situaties, bijvoorbeeld in de bouw, kiest een grote afnemer daarom voor self billing. Hierbij maakt de afnemer zelf de factuur, waardoor deze factuur voor 100% afgestemd is op het boekhoudprogramma. Hiermee kan dus veel tijd bespaard worden en blijft de boekhouding van de grote afnemer ook nog eens kloppend.
In meerdere branches wordt met veel plezier gebruik van self billing gemaakt. Dit is onder meer het geval in de zorg, in de bouw en in het onderwijs. Waarom juist in deze sectoren? Omdat in deze sectoren heel veel zzp’ers werkzaam zijn voor grote(er) afnemers. Voor zowel deze zzp’ers als voor de grote afnemer biedt het gebruik maken van self billing de nodige voordelen.
Let wel op: als je met self billing aan de slag wilt gaan, is het van cruciaal belang dat de factuur aan alle wettelijke regels voldoet. Zo moeten de volgende onderwerpen altijd op een self billing factuur vermeld staan:
- De zin ‘factuur uitgereikt door afnemer’
- De juridische naam van beide partijen; de afnemer en de leverancier
- De datum waarop de factuur uitgereikt is
- Het BTW nummer van de leverancier
- Het KVK nummer van de leverancier
- Het in rekening gebrachte btw-tarief en btw-bedrag
- Het exacte bedrag voor de levering
- De datum waarop de diensten of goederen geleverd zijn
- Welke goederen precies geleverd zijn (of welke diensten precies geleverd zijn)
- Het volledige adres van beide partijen; de afnemer en de leverancier
- Een factuurnummer
Bron: belastingdienst
Voldoet de self billing factuur aan al deze regels? Dan wordt er voldaan aan de wettelijke regels die door de overheid en Belastingdienst opgesteld zijn. Daarnaast is het ook van belang dat er tussen beide partijen duidelijke afspraken worden gemaakt. Als je als zzp’er voor een grote afnemer gaat werken, maakt de grote afnemer hierbij hoogstwaarschijnlijk gebruik van een sjabloon. Dit sjabloon moet door jullie beide ingevoerd worden, waarna alle afspraken eigenlijk beklonken zijn.
Hoe maak je een self billing factuur in enkele seconden?
Ben jij zelf een grote afnemer? Maak je dagelijks gebruik van meerdere zzp’ers? Dan heb je ongetwijfeld al gemerkt dat er het nodige schort aan de facturen van een gemiddelde zzp’er. Als je dit proces een stuk beter, efficiënt en goedkoper aan wilt gaan pakken, is het aan te raden om gebruik te maken van self billing. Maar, hoe kun je nou snel een self billing factuur aanmaken? Daarvoor heb je een goed boekhoudprogramma nodig.
Wat is een goed boekhoudprogramma? Dat hangt af van je eigen wensen en bedrijfsvorm. Zo heb je een boekhoudprogramma voor ZZP’ers, boekhoudprogramma voor MKB’ers, boekhoudprogramma voor stichtingen en ga zo maar door.
Wanneer je een goed boekhoudprogramma hebt, leggen we je in een ander artikel uit hoe je zo’n factuur kan maken in 3 seconde in boekhoudsoftware.
Kortom, een self billing factuur kun je in deze boekhoudprogramma’s moeiteloos aanmaken. Daarvoor kun je namelijk een inkomende creditfactuur aanmaken; op deze factuur vermeld je alle bovengenoemde wettelijke aspecten. Vervolgens is het zaak om deze factuur in je boekhoudprogramma mee te nemen als omzet en niet als negatieve kosten. Als je deze factuur op bovengenoemde manier in een boekhoudprogramma aanmaakt, verwerkt het programma direct deze factuur in alle financiële rapportages. Een kind kan de was doen.
Mocht je twijfelen om voor je gehele administratie zelf te boekhouden, lees dan meer over zelf boekhouden of uitbesteden.
