Heb je een opdracht voor een klant naar wens uitgevoerd? Dan is het de hoogste tijd om een factuur te maken en te versturen. Maar, hoe ziet een factuur er nou precies uit? En aan welke eisen moet een factuur voldoen? In dit artikel vind je een duidelijk factuur voorbeeld; een voorbeeld waarmee je vervolgens zelf jouw eigen facturen kunt maken.
Ook daarvoor vind je in dit artikel de nodige informatie. Zo vind je aan het einde van dit artikel een uitgebreid stappenplan voor het maken van een factuur. Neem dit artikel op een gemakje door, voer het stappenplan uit en ontvang binnen de kortste keren het geld vanuit jouw klanten!
Factuur voorbeeld
Wil je graag zien hoe andere bedrijven een factuur vormgegeven? Hieronder vind je een duidelijk voorbeeld van een factuur die aan alle voorwaarden voldoet:
Zulke facturen kun je maken met Exact, Rompslomp en E-boekhouden binnen enkele seconden.
Waar moet je factuur aan voldoen?
Kun je volledig zelf bepalen hoe jouw factuur eruit komt te zien? Ja, dat is inderdaad het geval. Je kunt bijvoorbeeld zelf jouw logo op de factuur plaatsen, je kunt de factuur in jouw eigen huisstijl opstellen en je bepaalt ook volledig zelf de volledige lay-out van de factuur.
Wel is het goed om te weten dat je factuur aan enkele voorwaarden moet voldoen. Deze voorwaarden zijn bepaald door de Belastingdienst + overheid en moeten strikt opgevolgd worden. Elke factuur die je maakt/verstuurt, moet aan de volgende voorwaarden voldoen:
- Jouw volledige naam moet vermeld worden op de factuur; het gaat hierbij om de juridische naam. In sommige gevallen kun je hier ook de handelsnaam voor gebruiken.
- De volledige naam van de afnemer. De volledige naam van jouw klant kun je vinden in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.
- Jouw volledige adres. Ook moet je op de factuur jouw volledige adres vermelden; het gaat hierbij om jouw bedrijfsadres.
- Het volledige adres van de afnemer. Ook dit volledige adres kun je vinden in het handelsregister van de Kamer van Koophandel.
- Jouw btw-nummer. Vermeld altijd jouw volledige btw-nummer op jouw factuur; dit is het nummer dat met NL begint.
- Jouw KvK nummer. Vermeld tevens jouw volledige KvK nummer; dit is het nummer dat je gekregen hebt na de inschrijving van jouw bedrijf bij de Kamer van Koophandel.
- De factuurdatum. Dit is de datum waarop de factuur uitgereikt is.
- Een factuurnummer. Dit nummer moet uniek en opeenvolgend zijn.
- De omschrijving van de diensten of goederen. Hoeveel goederen heb je geleverd? Of welke diensten heb je precies uitgevoerd?
- De datum van levering. Vermeld ook op welke datum (of data) je de producten/goederen geleverd hebt. Dit kan bijvoorbeeld één dag zijn, maar het kan ook de volledige periode zijn.
- Het bedrag voor de goederen/diensten. Je dient dit bedrag exclusief BTW te vermelden op de factuur.
- Het btw-tarief. In de meeste gevallen vermeld je op de factuur het btw-percentage van 21%, maar mogelijk geldt voor jou het lagere percentage van 6%.
- Het btw-bedrag. Dit is het totale btw-bedrag en is dus afhankelijk van de twee hierboven genoemde punten.
Daarnaast zijn er mogelijk uitzonderingen, bijvoorbeeld bij een factuur onder de €100,- of wanneer je aan een particulier/bedrijf in het buitenland factureert. Bekijk hiervoor de actuele regels voor factuuruitzonderingen bij de Belastingdienst.
Bron: Belastingdienst
Heb je al deze punten op jouw factuur vermeld staan? Dan voldoe je aan de voorwaarden die de Belastingdienst stelt. Heb je deze punten niet op jouw factuur staan? Dan ben je in principe in overtreding. Bij het maken van een factuur is het daarom zaak om deze punten even goed na te lopen.
In jouw boekhoudprogramma kun je vervolgens een vaste lay-out voor jouw facturen maken. Daarmee zorg je ervoor dat ook toekomstige facturen aan alle voorwaarden voldoen.
Hoe maak je een factuur binnen 3 seconde?
Zo, je weet nu precies aan welke voorwaarden een factuur moet voldoen. Maar, op welke manier kun je nou zelf razendsnel een volledig kloppende factuur vermaken? Daarvoor heb je eigenlijk één programma nodig; een goed facturatieprogramma. Verder is het advies om onderstaand stappenplan op te volgen.
Stap 1: zoek een goed facturatieprogramma uit
Voor het opmaken en versturen van facturen is een goed facturatieprogramma cruciaal. Maak daarom een goede vergelijking tussen de verschillende facturatieprogramma’s en sluit direct een abonnement af.
Via onze website kun je direct de beste facturatie- en boekhoudprogramma’s met elkaar vergelijken. Zet je wensen op een rijtje, maak gebruik van onze vergelijker en hak de knoop vervolgens door.
Stap 2: stel het facturatieprogramma naar wens in
Je kunt vervolgens in het facturatieprogramma de lay-out van de factuur volledig zelf bepalen. Verwerk jouw logo in de lay-out, vul alle gegevens in en sla deze vaste lay-out vervolgens op. In de toekomst kun je deze vaste lay-out keer op keer gebruiken bij het maken van jouw facturen.
Stap 3: voer een klant in
Vervolgens is het zaak om jouw klanten in te voeren in het facturatieprogramma. Als je dit gaat doen, is het zaak om alle mogelijke gegevens in te vullen. Denk hierbij aan de volledige naam van jouw klant, het volledige adres en het KvK-/BTW nummer.
Stap 4: maak een factuur aan
Zo, je bent nu klaar om een factuur aan te maken. Selecteer de juiste klant, vul de factuur volledig in en klik op opslaan. Deze factuur kun je nu direct automatisch laten versturen, maar je kunt dit ook eventjes handmatig doen. Het maken van een factuur is in ieder geval binnen 3 seconde gepiept!
