Een project managen gaat nooit zonder slag of stoot. Om elk project in goede banen te kunnen leiden, is enige ervaring absoluut gewenst. Daarnaast is het ook wenselijk dat je over de juiste inzichten beschikt, dat je over de juiste projectmanagement software beschikt én dat je het project in allerlei fases op gaat delen.
Indien je een project in fases op gaat delen, weet je het overzicht beter te behouden. Bovendien weet je het project hiermee voor alle belanghebbenden duidelijker te maken, aangezien elke fase bijvoorbeeld slechts enkele weken duurt. Een periode van enkele weken is veel beter te overzien dan een periode van bijvoorbeeld een half jaar.
Uiteindelijk vormen al deze fases tezamen het volledige project. Dat project kan dus prima een half jaar duren, waarin de verschillende fases één voor één doorlopen worden. Over welke fases we het dan hebben? In de praktijk worden zes verschillende fases aangehouden, waarover je in dit artikel meer informatie vindt.
In dit artikel bespreken we uitgebreid hoe je projectmanagement het beste in fases op kunt delen. Daarbij geven we ook aan waar je rekening mee moet houden, hoe je per fase te werk kunt gaan en welke software je hiervoor het beste kunt gebruiken. Feit is in ieder geval dat je bij een project níet meer zonder projectmanagement software kan; over de beste projectmanagement software vind je daarom aan het einde van dit artikel meer informatie!
Welke 6 projectmanagement fases worden er aangehouden?
In de afgelopen jaren zijn allerlei verschillende projectmanagementmethodes ontwikkeld. Één van de populairste methode is Agile. De methode Agile behandelen hier in dit artikel. In deze methode worden in ieder geval de volgende zes fases aangehouden:
Fase 1: Initiatiefase
Fase 2: Definitiefase
Fase 3: Ontwerpfase
Fase 4: Voorbereidingsfase
Fase 5: Realisatiefase
Fase 6: Nazorgfase
Deze zes fases tezamen vormen de leidraad van elk project. Door elk project in deze fases onder te verdelen, weet je het voor alle partijen zo aangenaam mogelijk te maken. Inclusief voor jezelf.
Hoe je deze fases kunt gaan indelen? En wat per fase belangrijk is? Dat lees je in het restant van dit uitgebreide artikel. In dit artikel bespreken wij namelijk per fase welke stappen je moet zetten, waar je rekening mee moet houden en wat het doel van de fase is.
Graag willen we alvast één ding vooropstellen: deze zes fases tezamen hebben hun meerwaarde reeds bewezen. Mocht je nog enigszins sceptisch zijn, is het dus zéker aan te raden om deze zes fases een kans te geven!
Fase 1: Initiatiefase
Het aanvangen van een project is niet altijd een makkelijke klus. Je weet namelijk nog niet precies wat je te wachten staat, hoe je dingen aan moet pakken en hoe je het gehele project vorm moet gaan geven. Zodra je met de initiatieffase aan de slag gaat, wordt echter al snel een hoop duidelijk.
Tijdens de initiatieffase ben je voornamelijk bezig om te onderzoeken of een project daadwerkelijk haalbaar is. Je kijkt alvast naar de kosten die je moet gaan maken, naar het te verwachten rendement en naar de werkwijze gedurende het project. Zo ben je tijdens de initiatieffase ook al bezig met het vaststellen van projectteams en het navraag doen bij de betreffende betrokkenen. Het is immers wenselijk dat er bij de betrokkenen ook voldoende draagvlak is om een project op te starten.
In principe moet je tijdens de initiatieffase een antwoord zien te vinden op de onderstaande vragen:
- Lijkt het project haalbaar te zijn voor jouw onderneming?
- Waarom zou je dit project uit willen/moeten voeren?
- Met wie zou je dit project eventueel uit gaan voeren?
- Wat moet het resultaat van het project gaan worden?
- Wat zijn de grenzen van het project?
- Wat voor soort project gaat het woorden? (bijv. een R&D project, een project om een prototype te leveren of een project om daadwerkelijk een werkend project op te gaan leveren)
Heb je de antwoorden op bovengenoemde vragen weten te formuleren? Dan kun je alle projectpartners alvast in contact met elkaar gaan brengen. Dat doe je uiteraard alleen als het project haalbaar gebleken is. Mocht het project niet haalbaar zijn, is het verstandig(er) om uit te kijken naar een ander project.
Besteed in ieder geval de nodige tijd en aandacht aan deze initiatiefase. Het moet namelijk voor alle betrokkenen direct duidelijk zijn wát voor project het gaat worden, wat de gewenste resultaten zijn en hoe het project aangepakt gaat worden (in grote lijnen).
Fase 2: Definitiefase
In deze tweede fase ga je alles in het teken zetten van de eisen en wensen van alle betrokkenen partijen. Bij deze fase is het van belang om te kijken naar randvoorwaarden, te kijken naar operationele eisen, te kijken naar ontwerpbeperkingen en te kijken naar functionele eisen.
In deze fase is het aan te raden om alle betrokkenen goed mee te laten denken. Alleen op die manier kun je alle neuzen dezelfde kant op krijgen én kun je alles duidelijk maken. Indien deze fase niet volledig doorlopen wordt, is de kans groot dat je gedurende het project tegen onduidelijkheden aan gaat lopen. Dat geldt dan niet alleen voor jou, maar eigenlijk voor alle betrokkenen bij het project.
Aan het einde van de definitiefase stel je uiteindelijk een overeenkomst op tussen de klant en het projectteam. In deze overeenkomst wordt alles aangegeven wat besproken is tijdens de initiatieffase én de definitiefase. Deze overeenkomst vormt dan eigenlijk ook de overkoepelende afspraak, waarin onder meer de wensen- en eisenlijst een cruciale rol speelt.
Fase 3: Ontwerpfase
Zijn alle gemaakte afspraken op papier vastgelegd? Dan kun je aan de slag gaan met het maken van het allereerste ontwerp. Dit kan dus bijvoorbeeld een schets zijn, dit kan een prototype zijn, dit kan een eerste HTML ontwerp zijn en dit kan een eerste moodboard zijn.
Aan de hand van deze eerste ontwerpen kunnen uiteindelijk de belangrijkste knopen doorgehakt worden. Belangrijk hierbij is dat iedereen (alle betrokkenen dus) achter het ontwerp staan. Het is dus zaak om het ontwerp continu bij te schaven, zodat het ontwerp uiteindelijk volledig perfect is.
Note: Heb je nog geen webontwerper, app ontwerper gevonden? Robert Ligthart is een freelance digital designer die altijd open staat voor een gesprek. Je kan hier zijn website bezoeken.
Is het ontwerp eindelijk volledig perfect? Dan kun je door naar de vierde fase binnen dit 6-fasenplan!
Fase 4: Voorbereidingsfase
Heb je het ontwerp eenmaal definitief gemaakt? Dan kun je gaan starten met het treffen van alle voorbereidingen. Al deze voorbereidingen zijn nodig om het project uiteindelijk te gaan realiseren. Je kunt hierbij denken aan instructies aan het personeel, aan samenwerkingen met bepaalde partijen en aan een compleet draaiboek.
Door alles goed te voorbereiden, is het halve werk eigenlijk gedaan. Het gezegde luidt immers niet voor niets ‘een goede voorbereiding is het halve werk’!
Fase 5: Realisatiefase
Nadat je alle voorbereidingen hebt getroffen, kan het project daadwerkelijk van start gaan. Of beter gezegd: het project gaat vanaf dit moment echt zichtbaar worden. In de vijfde fase, de realisatiefase, wordt namelijk gestart met het bouwen van iets, het coderen van een nieuw systeem of met een complete reorganisatie.
Tijdens de realisatiefase worden dus de eerste contouren van het project zichtbaar. De eerste vier stappen komen uiteindelijk volledig tot uiting in deze fase.
Heb je het idee dat de realisatiefase volledig doorlopen is? Dan kun je dit checken aan de hand van de wensen- en eisenlijst die in fase 2 opgesteld is. Indien je aan alle wensen en eisen voldaan hebt, is het einde van het project in zicht!
Fase 6: Nazorgfase
In het zakenleven zien wij regelmatig dat de laatste stap overgeslagen wordt. Uiterst spijtig, aangezien de nazorgfase juist van cruciaal belang is. In de nazorgfase doe je er namelijk alles aan om het project volledig af te ronden.
Je kunt hierbij denken aan een evaluatie van het project, het inrichten van een training, het schrijven van handleidingen of het organiseren van een leuk feestje. Dat feestje dient dan uiteraard ter afsluiting van het succesvol afgeronde project!
Hoe kun je deze fases indelen & monitoren?
Door met bovengenoemde fases aan de slag te gaan, weet je elk project op de juiste wijze aan te vliegen. Maar, wat heb je hier nou voor nodig? Is het mogelijk om bijvoorbeeld met pen en papier een dergelijk project in fases op te delen? Ja, dat is mogelijk, maar het is verre van ideaal.
Het is eigenlijk ideaal om voor elk project gebruik te maken van projectmanagement software. Met deze software kun je elk project moeiteloos in de zes fases opdelen, alle vorderingen monitoren en – daar waar nodig – bijsturen.
Eigenlijk biedt de projectmanagement software het overzicht waar elke projectleider/manager behoefte aan heeft. Bovendien levert deze software óók bij de uitvoerders van het project onwijs veel duidelijk op!
Wat is de beste projectmanagement software?
Wil je graag met projectmanagement software aan de slag gaan? Verstandig! In ieder geval de volgende drie systemen zijn hierbij aan te raden:
Wrike: Gemak dient de mens. Aan de hand van dit gezegde heeft Wrike een eenvoudig systeem weten te ontwikkelen. Dit systeem is vrij uitgebreid te noemen, maar spreekt óók direct tot de verbeelding!
Monday.com: Wereldwijd wordt de projectmanagement software van Monday met veel plezier gebruikt. Dit systeem is onwijs uitgebreid en kent veel interessante functies.
Exact: Tot slot is ook het systeem van Exact nog aan te raden. Ook dit systeem is uitgebreid, werkt makkelijk en maakt elk project een stuk overzichtelijker!
Naar welk van deze projectmanagement software systemen gaat jouw voorkeur uit? Vergelijk deze systemen direct via onze website, maak gebruik van de gratis proefperiode en laat je verrassen!
