Veel ondernemers werken op basis van het ‘uurtje factuurtje’ principe. Wat dit betekent? Dat de uren bijgehouden worden, dat er een uurtarief afgesproken is en dat er zodoende een totaalbedrag voor een gehele klus ontstaat. Het is daarbij uiteraard wel van belang dat alle uren op de juiste methode geregistreerd worden. Dit is ook van belang om te kunnen voldoen aan het urencriterium. Als je aan dit urencriterium voldoet, kan je gebruik maken van enkele belastingtechnische voordelen!
Voor het bijhouden van de uren heb je enkele opties. Welke opties dit zijn? En wat de beste manier voor jou is? Op die vragen geven wij in dit artikel antwoord. Daarnaast bespreken we ook of het de moeite waard is om enkele euro’s aan een online betaald urenregistratie programma uit te geven of dat je beter voor een online gratis urenregistratie programma kunt kiezen.
Om gratis jouw uren te registreren, kun je kiezen om aantal meerdere manieren te gebruiken. Wij hebben de 3 meest voorkomende gratis manieren op een rijtje gezet en geven je daar graag iets meer informatie over die handig zijn.
1. Gratis stopwatch app op je telefoon
Eén van de makkelijkste opties is om alle uren met een gratis stopwatch app op jouw telefoon bij te houden. Dit werkt op zich prima, maar brengt wél één nadeel met zich mee; je kunt geen beschrijvingen van je gemaakte uren bijhouden. Hierdoor loop je al snel het risico dat je het overzicht verliest en dat je mogelijk ook te weinig aantal uren gaat in de facturatie. Bij het registreren van de uren draait het met name om het overzicht; dat ontbreekt helaas bij deze gratis vorm van online tijdregistratie.
2. Gratis Excel sheet bijhouden
Het is mogelijk om jouw uren te registreren in Excel. Is dit aan te raden? Nou, dat ligt er maar net aan. Als je Excel opent, start het soms lang voordat die opent. Vervolgens kan je kolommen aanmaken, waarin je aangeeft wat de datum is, hoeveel gewerkte uren, voor welke opdrachtgever en wat je gedaan hebt. Het verwerken van de uren in Excel is prima te doen, maar je moet hier wel veel tijd voor uittrekken. Bovendien loop je het risico dat je jouw gratis urenregistratie methode per ongeluk verwijderd, waardoor je jouw gehele registratie kwijt bent. Zorg dus altijd voor een back-up.
3. Online gratis urenregistratie app (aanbevolen)
Het registreren van gewerkte tijd met behulp van software geniet eigenlijk de voorkeur. In deze software kan je op een gemakkelijke manier alle uren bijhouden, waarbij de software direct verschillende zaken voor je uitrekent. Daardoor altijd perfect overzicht over de projecten die je maakt en de uren die je in de afgelopen weken/maanden gemaakt hebt. Hierbij de keus uit diverse apps, waarbij we graag enkele van deze apps in het kort bespreken.
E-boekhouden.nl
Naar eigen zeggen is E-boekhouden het boekhoudpakket dat in Nederland het meest gebruikt wordt door voornamelijk zzp’ers. Ruim 80.000 mensen hebben momenteel deze gratis urenregistratie systeem gebruik en dat is niet zonder reden. Belangrijk voordeel is dat je niet alleen de uren bij kunt houden, maar ook je complete boekhouding/administratie met dit programma bij kunt behouden. Wij zouden zeggen, probeer gratis door op de knop hieronder te klikken.
- Gratis versie voor startende ondernemers
- Veel mogelijkheden
- Eenvoudig in gebruik voor urenregistratie & deskundige helpdesk/klantenservice
- Goede klantenservice
Rompslomp
Ook met het eenvoudige boekhoudprogramma Rompslomp kan je je uren op één makkelijke manier bijhouden. Dit programma stelt je niet alleen in staat om alle uren per project bij te houden, maar ook om facturen te versturen, jaar rapportages uit te draaien en hiermee altijd overzicht over jouw financiële status te hebben.
- Uitgebreide mogelijkheden
- Perfect werkende app voor telefoon, tablet & computer
- Gratis online uit te proberen
Exact
Het grote bedrijf Exact is ook zeer geschikt voor een urenregistratie app methode. Hierdoor kan je makkelijk al jouw tijd bijhouden, terwijl je ook nog van allerlei andere functies gebruik kunt maken. Het systeem is zeer overzichtelijk, is snel en kan op veel positieve beoordelingen rekenen.
- Veel functies
- Overzichtelijk dashboard
- Makkelijk contact - deskundige helpdesk bij mogelijke vragen
Timemate
Tot slot is ook de gratis urenregistratie systeem Timemate aan te raden. Deze handige app stelt je in staat om direct al jouw uren bij te behouden en biedt ook nog de mogelijkheden voor bijvoorbeeld een kilometerregistratie en een werkbon applicatie.
- Gratis uit te proberen
- Zeer overzichtelijk
- Directe koppeling met boekhoudprogramma mogelijk
Hoe weet je welke urenregistratie app bij jou past?
Het mag duidelijk zijn; voor de urenregistratie kan je het beste urenregistratie software gebruiken. Dankzij die nieuwe software is het bijzonder eenvoudig om al je gewerkte uren bij te houden. Zelf heb je er zelf weinig omkijken naar en dat is erg prettig voor een drukbezette ondernemer.
Wellicht is het voor jou lastig om het juiste online gratis urenregistratie programma te vinden. Wij willen je graag aanraden onze vergelijker te gebruiken en om de gratis proefperiode te gebruiken. Bij de online urenregistratie programma’s kan je van een gratis proefperiode gebruik maken, waardoor je het programma gratis alvast uit kunt testen. Door meerdere programma’s te testen, krijg je een duidelijk beeld van de functies en dergelijke. Op basis van deze bevindingen kan je vervolgens direct bepalen wat voor jou het beste urenregistratie programma is.
Tips bij urenregistratie
Wanneer je één van de bovenstaande manieren heb gekozen, dan is het belangrijk om je urenregistratie te laten aansluiten voor de loonadministratie en ook de verlof- en verzuim uren te registreren. Daarnaast is het natuurlijk ook belangrijk dat de werkwijze van het registreren van uren past bij je personeel. Wij raden het sowieso aan om je tijd te registreren met een systeem omdat, in alle opzichten handig(er). Maar, dat is volledig aan jezelf of je daar enkele euro’s per maand voor wilt wegleggen. Vergeet niet om tijdens je keuze om te denken aan welke methode efficiënter is. In Excel of in een Stopwatch app tool ben je waarschijnlijk twee of misschien wel drie keer zo lang bezig dan met simpele urenregistratie app software. Niet alleen voor jouzelf, maar ook met de mensen die je in dienst hebt of mee samenwerkt.
Daarbij kan je ook de gratis urenregistratie software koppelen aan projectmanagement software. Zo krijgen de mensen die gaan over het project, gelijk te zien hoeveel uur er gemaakt zijn. Zo ziet de projectmanager hoeveel uren er zijn gemaakt en kun je dure fouten voorkomen. Werk je aan verschillende projecten? Dan kan je in het systeem de gemaakt uren selecteren en koppelen aan een project binnen de app. Ook dit scheelt jou tijd met het verwerken en het vertegenwoordigen van de gemaakte uren voor elk project. Dit is ideaal wanneer je klant en voor verschillende projecten en of opdrachtgevers werkt.
Goedkoop is duurkoop
Is het altijd verstandig om voor een gratis urenregistratie systeem te gaan? Nee, dat niet. Zoals we net als zeiden, wij kunnen je zeker aanraden om enkele euro’s per maand in een betaald urenregistratie systeem te steken. Waarom we dat aanraden? Nou, het draait uiteindelijk om het totaalplaatje. Als je je tijd wilt registreren, wil je daar zo min mogelijk tijd aan kwijt zijn. Als je bereid bent om enkele euro’s in een professioneel online urenregistratie te steken, bespaar je onwijs veel tijd uit. Die tijd kan je vervolgens weer in jouw business steken en zodoende uiteindelijk meer geld verdienen.
Een abonnement van bijvoorbeeld 5 euro per maand scheelt onwijs veel tijd. In deze bespaarde tijd kan je verder bouwen aan jouw onderneming, klanten tevreden stellen en zodoende meer en meer geld verdienen. Al met al heb je door een betaald urenregistratie meer tijd om te ondernemen!
Waarom je niet in Excel je je uren moet bijhouden
Mocht je geen urenregistratie software willen aanschaffen. Dan kan je er altijd voor kiezen om in Excel je uren te gaan verwerken. Alleen, nu loop je het risico dat je je deel van je administratie kwijt raakt. Mocht dat gebeuren, dan heb je wel een groot probleem. Je bent wettelijk als bedrijf verplicht om het minimaal 7 jaar te bewaren. Als je dan het Excel bestand kwijt raakt, dan heb je veel werk om alles terug op orde te krijgen.
Zo heeft het boekhouden in Excel nog meer nadelen. Om de nadelen wat meer te toelichten, leggen we ze hieronder in een klein rijtje uit:
- In Excel Je bent veel tijd kwijt
- In Excel heb je Geen automatische backups
- In Excel heb je Veel kennis nodig
- In Excel Niet koppelen met externe systemen zoals de Belastingdienst en banken
- In Excel kan je Niet snel je aangifte kunnen doen
- In Excel heb je hoger risico op fouten
- In Excel heb je geen inzicht over je financiële status
- In Excel kan je geen rechten kunnen verlenen aan je boekhouder
- In Excel heb je geen gebruiksvriendelijke app
