Gratis urenregistratie? Alle gratis manieren naast elkaar

Gratis urenregistratie? De 6 mogelijkheden naast elkaar

Veel ondernemers werken op basis van het ‘uurtje factuurtje’ principe. Wat dit betekent? Dat de uren bijgehouden worden, dat er een uurtarief afgesproken is en dat er zodoende een totaalbedrag voor een gehele klus ontstaat. Het is daarbij uiteraard wel van belang dat alle uren op de juiste methode geregistreerd worden. Dit is ook van belang om te kunnen voldoen aan het urencriterium. Als je aan dit urencriterium voldoet, kan je gebruik maken van enkele belastingtechnische voordelen!

Voor het bijhouden van de uren heb je enkele opties. Welke opties dit zijn? En wat de beste manier voor jou is? Op die vragen geven wij in dit artikel antwoord. Daarnaast bespreken we ook of het de moeite waard is om enkele euro’s aan een online betaald urenregistratie programma uit te geven of dat je beter voor een online gratis urenregistratie programma kunt kiezen.

De 3 manieren hoe je (gratis) uren gemakkelijk kunt registeren

Om gratis jouw uren te registreren, kun je kiezen om aantal meerdere manieren te gebruiken. Wij hebben de 3 meest voorkomende gratis manieren op een rijtje gezet en geven je daar graag iets meer informatie over die handig zijn.

Gratis stopwatch app op je telefoon

1. Gratis stopwatch app op je telefoon

Eén van de makkelijkste opties is om alle uren met een gratis stopwatch app op jouw telefoon bij te houden. Dit werkt op zich prima, maar brengt wél één nadeel met zich mee; je kunt geen beschrijvingen van je gemaakte uren bijhouden. Hierdoor loop je al snel het risico dat je het overzicht verliest en dat je mogelijk ook te weinig aantal uren gaat in de facturatie. Bij het registreren van de uren draait het met name om het overzicht; dat ontbreekt helaas bij deze gratis vorm van online tijdregistratie.

Gratis Excel sheet bijhouden

2. Gratis Excel sheet bijhouden

Het is mogelijk om jouw uren te registreren in Excel. Is dit aan te raden? Nou, dat ligt er maar net aan. Als je Excel opent, start het soms lang voordat die opent. Vervolgens kan je kolommen aanmaken, waarin je aangeeft wat de datum is, hoeveel gewerkte uren, voor welke opdrachtgever en wat je gedaan hebt. Het verwerken van de uren in Excel is prima te doen, maar je moet hier wel veel tijd voor uittrekken. Bovendien loop je het risico dat je jouw gratis urenregistratie methode per ongeluk verwijderd, waardoor je jouw gehele registratie kwijt bent. Zorg dus altijd voor een back-up.

3. Online gratis urenregistratie app (aanbevolen)

Het registreren van gewerkte tijd met behulp van software geniet eigenlijk de voorkeur. In deze software kan je op een gemakkelijke manier alle uren bijhouden, waarbij de software direct verschillende zaken voor je uitrekent. Daardoor altijd perfect overzicht over de projecten die je maakt en de uren die je in de afgelopen weken/maanden gemaakt hebt. Hierbij de keus uit diverse apps, waarbij we graag enkele van deze apps in het kort bespreken.

E-boekhouden.nl

Naar eigen zeggen is E-boekhouden het boekhoudpakket dat in Nederland het meest gebruikt wordt door voornamelijk zzp’ers. Ruim 80.000 mensen hebben momenteel deze gratis urenregistratie systeem gebruik en dat is niet zonder reden. Belangrijk voordeel is dat je niet alleen de uren bij kunt houden, maar ook je complete boekhouding/administratie met dit programma bij kunt behouden. Wij zouden zeggen, probeer gratis door op de knop hieronder te klikken.

Rompslomp urenregistratie

Rompslomp

Ook met het eenvoudige boekhoudprogramma Rompslomp kan je je uren op één makkelijke manier bijhouden. Dit programma stelt je niet alleen in staat om alle uren per project bij te houden, maar ook om facturen te versturen, jaar rapportages uit te draaien en hiermee altijd overzicht over jouw financiële status te hebben.

Exact

Het grote bedrijf Exact is ook zeer geschikt voor een urenregistratie app methode. Hierdoor kan je makkelijk al jouw tijd bijhouden, terwijl je ook nog van allerlei andere functies gebruik kunt maken. Het systeem is zeer overzichtelijk, is snel en kan op veel positieve beoordelingen rekenen.

Timemate

Tot slot is ook de gratis urenregistratie systeem Timemate aan te raden. Deze handige app stelt je in staat om direct al jouw uren bij te behouden en biedt ook nog de mogelijkheden voor bijvoorbeeld een kilometerregistratie en een werkbon applicatie.

Hoe weet je welke urenregistratie app bij jou past?

Het mag duidelijk zijn; voor de urenregistratie kan je het beste urenregistratie software gebruiken. Dankzij die nieuwe software is het bijzonder eenvoudig om al je gewerkte uren bij te houden. Zelf heb je er zelf weinig omkijken naar en dat is erg prettig voor een drukbezette ondernemer.

Wellicht is het voor jou lastig om het juiste online gratis urenregistratie programma te vinden. Wij willen je graag aanraden onze vergelijker te gebruiken en om de  gratis proefperiode te gebruiken. Bij de online urenregistratie programma’s kan je van een gratis proefperiode gebruik maken, waardoor je het programma gratis alvast uit kunt testen. Door meerdere programma’s te testen, krijg je een duidelijk beeld van de functies en dergelijke. Op basis van deze bevindingen kan je vervolgens direct bepalen wat voor jou het beste urenregistratie programma is.

Tips bij urenregistratie

Wanneer je één van de bovenstaande manieren heb gekozen, dan is het belangrijk om je urenregistratie te laten aansluiten voor de loonadministratie en ook de verlof- en verzuim uren te registreren. Daarnaast is het natuurlijk ook belangrijk dat de werkwijze van het registreren van uren past bij je personeel. Wij raden het sowieso aan om je tijd te registreren met een systeem omdat, in alle opzichten handig(er). Maar, dat is volledig aan jezelf of je daar enkele euro’s per maand voor wilt wegleggen. Vergeet niet om tijdens je keuze om te denken aan welke methode efficiënter is. In Excel of in een Stopwatch app tool ben je waarschijnlijk twee of misschien wel drie keer zo lang bezig dan met simpele urenregistratie app software. Niet alleen voor jouzelf, maar ook met de mensen die je in dienst hebt of mee samenwerkt.

Daarbij kan je ook de gratis urenregistratie software koppelen aan projectmanagement software. Zo krijgen de mensen die gaan over het project, gelijk te zien hoeveel uur er gemaakt zijn. Zo ziet de projectmanager hoeveel uren er zijn gemaakt en kun je dure fouten voorkomen. Werk je aan verschillende projecten? Dan kan je in het systeem de gemaakt uren selecteren en koppelen aan een project binnen de app. Ook dit scheelt jou tijd met het verwerken en het vertegenwoordigen van de gemaakte uren voor elk project. Dit is ideaal wanneer je klant en voor verschillende projecten en of opdrachtgevers werkt.

Goedkoop is duurkoop

Is het altijd verstandig om voor een gratis urenregistratie systeem te gaan? Nee, dat niet. Zoals we net als zeiden, wij kunnen je zeker aanraden om enkele euro’s per maand in een betaald urenregistratie systeem te steken. Waarom we dat aanraden? Nou, het draait uiteindelijk om het totaalplaatje. Als je je tijd wilt registreren, wil je daar zo min mogelijk tijd aan kwijt zijn. Als je bereid bent om enkele euro’s in een professioneel online urenregistratie te steken, bespaar je onwijs veel tijd uit. Die tijd kan je vervolgens weer in jouw business steken en zodoende uiteindelijk meer geld verdienen.

Een abonnement van bijvoorbeeld 5 euro per maand scheelt onwijs veel tijd. In deze bespaarde tijd kan je verder bouwen aan jouw onderneming, klanten tevreden stellen en zodoende meer en meer geld verdienen. Al met al heb je door een betaald urenregistratie meer tijd om te ondernemen!

Waarom je niet in Excel je je uren moet bijhouden

Mocht je geen urenregistratie software willen aanschaffen. Dan kan je er altijd voor kiezen om in Excel je uren te gaan verwerken. Alleen, nu loop je het risico dat je je deel van je administratie kwijt raakt. Mocht dat gebeuren, dan heb je wel een groot probleem. Je bent wettelijk als bedrijf verplicht om het minimaal 7 jaar te bewaren. Als je dan het Excel bestand kwijt raakt, dan heb je veel werk om alles terug op orde te krijgen.

Zo heeft het boekhouden in Excel nog meer nadelen. Om de nadelen wat meer te toelichten, leggen we ze hieronder in een klein rijtje uit:

Dit zijn de 3 gratis beste urenregistratie apps van 2020

Dit zijn de 3 gratis beste urenregistratie apps van 2020

Er zijn verschillende redenen om je uren bij te houden als zelfstandige ondernemer. Zo is het natuurlijk voor belang van de Belastingdienst dat je op een juiste manier je uren verantwoordt. Daarnaast is het ook handig om te weten dat je bijvoorbeeld niet het aantal geoffreerde uren voor een klant overschrijdt. Maar welke apps zijn handig voor het registreren van jouw gewerkte uren? Wij delen graag onze top 3 met je.

De 5 beste urenregistratie apps

Monday

Monday.com is een gemakkelijke app waarin je overzichtelijk je projecten en uren kan registreren en beheren. Het is een gebruiksvriendelijk platform. Je kan gemakkelijk sjablonen gebruiken of ze zelf creëren en door het helikopteroverzicht dat de app biedt, wordt het werk een stuk overzichtelijker. Het fijne van Monday.com is dat de app nu ook in het Nederlands is. Je uren kan je gemakkelijk invoeren vanuit je agenda en daarnaast is het ook gemakkelijk om de reiskosten te registreren. Factureren is ook mogelijk vanuit de mobiele app. Andere toppunten van Monday zijn:

  • Gemakkelijk documentatie opslaan
  • Uren invoeren vanuit je agenda
  • Overzichtelijke rapportage per gebruiker

monday.com

Monday

Monday.com is een gemakkelijke app waarin je overzichtelijk je projecten en uren kan registreren en beheren. Het is een gebruiksvriendelijk platform. Je kan gemakkelijk sjablonen gebruiken of ze zelf creëren en door het helikopteroverzicht dat de app biedt, wordt het werk een stuk overzichtelijker. Het fijne van Monday.com is dat de app nu ook in het Nederlands is. Je uren kan je gemakkelijk invoeren vanuit je agenda en daarnaast is het ook gemakkelijk om de reiskosten te registreren. Factureren is ook mogelijk vanuit de mobiele app. Andere toppunten van Monday zijn:

Rompslomp

Rompslomp

Ook de Rompslomp app is een gebruikersvriendelijke manier om je uren te registreren, sorteren, goedkeuren of doorbelasten. Je krijgt verschillende mogelijkheden aangeboden die je naar je eigen inzicht mag instellen. Daarnaast is het volledige proces van urenregistratie tot facturatie geheel geautomatiseerd. Het goedkeuren van de urenstaat gebeurt ook gemakkelijk met behulp van deze app. Vaak moet het langs verschillende partijen gaan, maar met de geïntegreerde mogelijkheden van deze app zal het sneller en foutloos gaan. Heb je meerdere werknemers in dienst? Dan is het met Rompslomp ook erg gemakkelijk om met timesheets we werken. Verder biedt Rompslomp:

bedrijfsrooster

Bedrijfsrooster

 

Deze app biedt de mogelijkheid om verschillende soorten uren te registreren. Denk hierbij bijvoorbeeld aan diensturen, openingstijden, beschikbare uren en pauze minuten. Hier moet allemaal rekening mee worden gehouden bij het juist registreren van de uren. Met Bedrijfsrooster kan je snel en efficiënt je uren verwerken en werk je aan het opbouwen van een database. Je kan tot op de minuut af nauwkeurig je uren boeken en hebt vanzelfsprekend altijd en overal toegang tot de urenregistratie. Daarnaast is het ook erg gemakkelijk dat je de gegevens direct kan exporteren naar je accountant of salarisadministratie kantoor. Bedrijfsrooster staat verder bekend om:

Waarom urenregistratie software?

Hoewel het klinkt als een extreme vorm van micromanagement, is het registreren van je gewerkte uren de sleutel tot een gezonde en overzichtelijk bedrijfsvoering. Er zijn verschillende redenen om aan te geven waarom het nou zo belangrijk is om je uren te registreren en die delen wij graag met je.

  1. Ten eerste is het registreren van je uren de basis voor het juist opstellen van facturen voor je klanten. Als je je uren nauwkeurig registreert is het gemakkelijk om achteraf je factuur in te dienen. Je weet zeker dat je op die manier geen omzet misloopt en dat je niet teveel uren aan een bepaalde klant besteedt.
  1. Zoals eerder aangegeven, weet je door het nauwkeurig bijhouden van je uren dat je niet teveel uren besteedt aan een bepaalde klant. Dit voorkomt onnodige discussie en zo verlies je geen kostbare tijd. Mocht een klant dan toch nog vragen hebben over de gefactureerde uren dan kan je deze eenvoudig en snel overleggen.
  1. Ten derde heeft het consistent bijhouden van je uren ook als voordeel dat je kan inzien hoe efficiënt je onderneming te werk gaat. Je krijgt een helder inzicht in de uren die je bijvoorbeeld kwijt bent aan overleg, administratie en scholing ten opzichte van de uren waar je daadwerkelijk voor uitbetaald wordt. Er moet een goede verhouding zijn tussen deze twee en een urenregistratie software kan hier een belangrijke bijdrage aan leveren.

Gratis beste urenregistratie software

Ben jij nou benieuwd hoe urenregistratie software daadwerkelijk werkt? Dan is het aan te raden gebruik te maken van de gratis proefperiode die de verschillende software pakketten aanbieden. Gedurende deze periode kan je de gekozen software volledig uitproberen en op die manier uitvinden welke het beste bij je past. Vaak is de proefperiode ongeveer 14 dagen en dat is ruim voldoende tijd om alle tips en tricks onder de knie te krijgen van de desbetreffende urenregistratie software.

1. Start werkdag

Zodra je werkdag begint, kan je beginnen met het registreren van je uren. Elke taak van je werkdag kost tijd en het is belangrijk dat je dit allemaal noteert. Zo ook de pauzes, vergaderingen, lunch afspraken en de daadwerkelijke gemaakte uren voor de klant. Maar wat is nou de beste manier om hiermee te beginnen? 

2. Urenregistratie software

Afhankelijk van welke software je gebruikt, weet je welke informatie je in kan vullen bij het registreren van de uren van jezelf en je eventuele werknemers. Vaak maak je als eerste een taak aan. Dit is de taak waar je op dat moment aan werkt. Dit kunnen meerdere taken zijn afhankelijk van je werkzaamheden. Hoe specifieker je dit doet, hoe beter de uren kunnen worden bijgehouden en uiteindelijk gefactureerd kunnen worden.

Taken toevoegen

Vaak kan je de aangemaakte taken boeken onder een project waar je aan werkt. Je kan een project per klant of per opdracht aanmaken. Je kan dan vooraf ook bespreken hoeveel uur je aan elk project besteedt.

Uren invoeren

Als je daadwerkelijk de uren hebt gemaakt, vul je deze in. Dit kan je doen per taak waardoor je uiteindelijk per project duidelijk hebt hoeveel uur je eraan hebt besteed. Zo krijg je voor jezelf een duidelijk overzicht welke je uiteindelijk ook kan overhandigen aan de Belastingdienst.

Inzicht over je gemaakte uren

Tenslotte kan je je uren factureren met behulp van je urenregistratie software. Door de software krijg je een helder overzicht waardoor er op dat gebied geen miscommunicatie kan ontstaan.

Voordelen beste urenregistratie apps

Urenregistratie is koppelaar met externe systemen

Met behulp van urenregistratie software kan je gemakkelijk de koppeling maken met externe systemen zoals je facturatiesysteem. Op die manier hoef je niet meer handmatig de informatie in te voeren en daar onnodig veel tijd aan besteden. Met behulp van de gekozen urenregistratie software kan je nu veel efficiënter én met de kans op minder fouten te werk gaan. Dit zorgt voor verheldering aan jouw kant maar ook aan de kant van de klant.

Voorkom dure fouten

Door het gebruiken van urenregistratie software weet je precies hoeveel uren je besteedt aan welke werkzaamheden en aan welke klant. Hierdoor zal je niet onnodig een klant meer of minder laten betalen dan dat hij of zij moet doen. Er ontstaan geen onnodige misverstanden en een prettige werksfeer blijft bestaan. Ook als je werknemers in dienst hebt die hun uren moeten registreren, zal er geen ruimte meer zijn voor discussie en is een prettige werkrelatie gegarandeerd.

Reviews

Monday

Monday.com staat bekend om het gemak. Voor zowel de telefoon als op de laptop of computer is het erg eenvoudig en overzichtelijk te gebruiken. Ruim 97% van de gebruikers beveelt deze app ook aan, aan anderen. Vooral in teamverband is Monday een aanrader omdat je in één oogopslag een overzicht te krijgen van het werk van je teamleden. De app is gemakkelijk in gebruik zonder dat er al te veel training nodig is.

Rompslomp

Als men over Rompslomp praat, praat men over de gebruiksvriendelijke software van deze app. Er wordt goede service verleent vanuit de supportdesk en er wordt constant gewerkt aan verbetering. Op een eenvoudige manier kunnen de uren verwerkt worden en de rapporten die uit Rompslomp gehaald kunnen worden zijn ook overzichtelijk. 98% van de klanten beveelt deze software aan, aan andere mensen.

Bedrijfsrooster

Het team van Bedrijfsrooster staat bekend om hun uitstekende service bij vooral het opstarten van de software. De app biedt veel mogelijkheden en alle medewerkers krijgen een duidelijk inzicht in hun uren en rapportages. Ruim 90% van de gebruikers zou deze app aanbevelen aan anderen.

Hoe kom je achter welke beste urenregistratie app bij jou past?

Dat het registreren van uren belangrijk is, staat vast. Maar welke urenregistratie app past nou het beste bij jouw onderneming? Wij helpen je graag bij het uitzoeken hiervan. Maak gebruik van onze urenregistratie vergelijker om inzicht te krijgen welke app het beste bij jouw onderneming past. Op basis van jouw wensen kan je filteren op de verschillende pakketten om er snel achter te komen welke software het beste bij jouw bedrijf past.