Ben je in jouw onderneming met meerdere projecten tegelijkertijd bezig? Dan is het van onwaarschijnlijk belang dat je het overzicht weet te behouden. Hoe je dit overzicht kunt behouden? Dat doe je onder meer door gebruik te maken van projectadministratie.
Dankzij projectadministratie behoud je niet alleen het gewenste overzicht, maar weet je ook nog eens het eindresultaat van alle projecten te verbeteren. Graag laten we jouw kennis maken met projectadministratie, zodat jij mogelijk ook de stappen kunt zetten naar (nog) beter projectbeheer!
Wat is projectadministratie?
Projectadministratie komt neer op het administreren van belangrijke zaken per project. Zo valt onder meer urenregistratie onder projectadministratie; door alle gewerkte uren consequent per project bij te houden, weet je uiteindelijk een 100% kloppende factuur te versturen.
Ook valt bijvoorbeeld projectmanagement onder de noemer projectadministratie. Dit betekent dat je continu de vorderingen per project kunt monitoren, dat je tijdig bij kunt sturen en dat je overzicht over alle kosten houdt.
Eigenlijk komt projectadministratie dus neer op het beheren en managen van alle lopende projecten. Je houdt de ontwikkelingen nauwlettend in de gaten, je kunt tijdig ingrijpen én je kunt alle gewerkte uren per project gaan registreren. Tot op de minuut nauwkeurig!
Waarom is projectadministratie belangrijk?
Waarom is projectadministratie belangrijk?
– Is het aan te raden om met projectadministratie aan de slag te gaan? Ja, zeker! Je geniet namelijk van de volgende voordelen:
– Je voorkomt dat je meerdere projecten door elkaar heen gaat halen
– Je weet altijd het gewenste overzicht te behouden
– Je weet alle gewerkte uren nauwkeurig te registreren
– Je kunt tijdig bijsturen, bijvoorbeeld op de hoeveelheid werkuren of de kosten
Als je met meerdere projecten tegelijkertijd bezig bent, is de kans groot dat je dingen door elkaar heen gaat halen. Ook is de kans groot dat je het overzicht kwijtraakt en dat je niet precies meer weet hoe vergevorderd een project nou precies is. Dat is zeker het geval als je meerdere projecten echt tegelijkertijd uitgevoerd worden of als andere medewerkers zich ook met deze projecten bezig houden.
Door van projectadministratie gebruik te maken, weet je altijd het gewenste overzicht te behouden. Daarnaast weet je ook nog alle gewerkte uren te registreren, waardoor je uiteindelijk de juiste factuur kunt sturen. Het is zonde als je uren vergeet te registreren, waardoor je jezelf eigenlijk tekort doet. Met behulp van projectadministratie voorkom je dat moeiteloos. Je benoemt immers per dag hoeveel uren je aan een bepaald project gewerkt hebt. Aan het einde van de maand heb je vervolgens het complete overzicht op basis waarvan je de factuur op kunt gaan stellen.
Ook zorgt projectadministratie ervoor dat je tijdig bij kunt sturen. Merk je bijvoorbeeld dat bij project X veel meer uren nodig zijn dan vooraf ingecalculeerd? Dan kun je dit tijdig bespreekbaar maken bij de opdrachtgever, waardoor je tijdig bij kunt sturen. Dit geldt niet alleen voor de gewerkte uren, maar ook voor bijvoorbeeld de kosten die je maakt. Indien de kosten echt de pan uit rijzen, kun je tijdig ingrijpen.
Al met al is projectadministratie voor eigenlijk elk bedrijf essentieel. Lange tijd werd gedacht dat dit vooral voor grote bedrijven het geval was, maar ook kleine bedrijven hebben baat bij projectadministratie.
Waar bestaat projectadministratie uit?
Projectadministratie bestaat uit het beheren en managen van projecten. Enerzijds uit dit zich in een urenregistratie en anderzijds in projectmanagement:
Urenadministratie: je kunt per dag nauwkeurig bijhouden hoeveel uur er aan welk project besteed is.
Projectmanagement: je kunt de vorderingen monitoren, je kunt tijdig bijsturen en je kunt de kosten/gewerkte uren in toom houden.
Ben je een nog niet al te drukke/grote ondernemer? Dan biedt de urenregistratie overigens nóg een voordeel. Door consequent jouw uren bij te houden, kun je bewijzen dat je aan het urencriterium voldoet. Indien dat het geval is, geniet je direct van fiscale voordelen. Er is je dus zeker het nodige aan gelegen om alle gewerkte uren perfect te monitoren.
Hoe doe je het beste je projectadministratie?
Heb jij wel oren naar projectadministratie? Wil jij graag jouw uren registreren en het overzicht over alle projecten behouden? Dan vraag je je nu mogelijk af op welke manier je jouw eigen projectadministratie het beste bij kunt gaan houden.
Eigenlijk heb je hier slechts twee systemen voor nodig. Enerzijds heb je urenregistratie software nodig. Met deze software kun je exact registreren hoeveel uur je aan welk project besteed heb. Dit kun je per dag doen, waarna de tool zelf alle gewerkte uren per maand optelt. Op basis hiervan kun je aan het einde van de maand een correcte factuur versturen. Wil je weten hoe je gratis je uren kunt registeren? Lees hier dan verder over gratis urenregistratie.
Anderzijds heb je ook projectmanagement software nodig. Met die software kun je alle projecten monitoren, kun je tijdig bijsturen en kun je de kosten binnen de perken houden. Zeker als je op dit moment met meerdere projecten druk bent, komt projectmanagement software perfect van pas. Je houdt in ieder geval altijd het overzicht en dat komt uiteindelijk de resultaten te goede.
Het mooie van deze twee softwaresystemen zijn dat je ze kunt koppelen. Zo krijg je alle gemaakte in één overzicht te zien. Wanneer je met meerdere mensen samen tegelijkertijd werkt, kan je iedereen een taak geven binnen projectmanagement software systeem. Zo weet je wie wat heeft gedaan en hoeveel uur daar aan is besteed. Heel erg handig om te kijken waar verbeteringen zitten en wanneer je bijvoorbeeld met veel freelancers werkt.
Wij hebben enkele handige softwaresystemen voor je op een rijtje gezet ten behoeve van projectadministratie:
Monday.com
Met het uitgebreide systeem van Monday.com kun je jouw projectadministratie perfect bijhouden. Dit systeem biedt je de mogelijkheid om uren bij te houden, om projecten in te plannen en om doelen te stellen. Je kunt voortdurend monitoren of deze doelen gehaald zijn. Lijkt dit niet het geval te zijn? Dan kun je tijdig bijsturen.
Wrike
Met het systeem van Wrike ben je in staat om jouw/jullie productiviteit met 50% te verhogen. Dit systeem zorgt onder meer voor een feilloze communicatie, voor een betere samenwerking en voor een soepel verloop van alle projecten. Het verloop van deze projecten houd je perfect bij, terwijl je dit systeem ook nog kunt koppelen aan een urenregistratie software systeem.
Asana
Voor jouw projectadministratie kun je ook kiezen voor het systeem van Asana. Dit systeem zorgt voor een flinke tijdsbesparing, levert het gewenste overzicht op en zorgt voor het gewenste beheer van alle projecten. Je kunt binnen dit systeem geautomatiseerde workflows opstellen, je kunt complete remote teams organiseren en je kunt jouw werknemers dus op een perfecte manier met elkaar samen laten werken.
Exact
Ook de Nederlandse softwaregigant Exact heeft een interessant systeem op de markt gebracht. Met het Exact voor Project Management systeem combineer je meerdere functies met elkaar: urenregistratie, projectmanagement, capaciteitsplanning, boekhouding en facturatie zijn allemaal binnen dit systeem te gebruiken. Met dit systeem geniet je dan ook van de meeste voordelen op het gebied van projectadministratie!
Wanneer je één van deze systemen hebt gekozen, is het natuurlijk ook essentieel dat je deze systeem optimaal gaat gebruiken. Om je een stapje op weg te helpen wijzen we je graag door naar de volgende pagina die gaat over projectmatig werken.
