Door de komst van de Europese Unie is het betalingsverkeer in Europa flink veranderd. Zo is het nu mogelijk om snel en moeiteloos betalingen aan buitenlandse bedrijven te doen. Daarbij kun je ook gebruik maken van een SEPA machtiging; ook deze machtiging is het gevolg van de totstandkoming van de Europese Unie.
In dit artikel laten we je graag kennis maken met een SEPA machtiging. We bespreken wat voor machtiging dit precies is, wat de voordelen hiervan zijn en hoe je hiermee precies te werk kunt gaan.
Wat is een SEPA machtiging?
Een SEPA machtiging is een machtiging waarmee je bij klanten in het buitenland automatisch een bedrag kunt innen. Je moet hiervoor uiteraard wel een afspraak met de klanten aangaan; het is logischerwijs niet toegestaan om lukraak geld te innen.
Een belangrijk kenmerk van een SEPA machtiging is dat je hiermee bij buitenlandse klanten geld kunt innen. Tot de komst van SEPA was dit niet mogelijk; het verouderde CLIEOP03 was niet in staat om geld van buitenlandse rekening te incasseren. Sinds SEPA ontwikkeld is, is dit dus wel mogelijk.
De afkorting SEPA staat overigens voor ‘Single Euro Payments Area’. Op het moment van schrijven maken al veel landen en banken gebruik van dit betalingssysteem. Het gaat hierbij eigenlijk om alle landen uit de Europese Unie aangevuld met Noorwegen, Liechtenstein, Zwitserland, Monaco en IJsland. Eigenlijk kun je dankzij SEPA dus geld incasseren van inwoners in nagenoeg elk Europees land.
Een absoluut voordeel van SEPA is het gemak en de transparantie. Alle banken werken met dit systeem, waardoor alle inwoners in Europa op dezelfde manier een betaling kunnen verrichten. Dit heeft voor het handels- en betalingsverkeer in ons land echt voor een grote verandering gezorgd. Een verandering die eigenlijk alle betalingen makkelijker, sneller en soepeler laat verlopen.
Waar moet een SEPA machtiging aan voldoen?
Wil je met een SEPA machtiging gaan werken? Dan kun je zelf het machtigingsformulier voor de SEPA-incasso gaan ontwerpen. Als je dit formulier gaan ontwerpen, moet je hier bepaalde informatie verplicht op vermelden:
- In de titel van de machtiging moet het woord ‘SEPA’ staan. Veel bedrijven kiezen ervoor om dit te verwerken als ‘Eenmalige SEPA-machtiging’ of ‘Doorlopende SEPA-machtiging’.
- Een uniek kenmerk van de machtiging. Dit kenmerk mag niet langer dan 35 tekens zijn en moet uniek zijn in combinatie met het ID van de incassant.
- Het ID van de incassant. Dit ID ontvang je als je een SEPA-incasso overeenkomst met de incassant afsluit.
- Jouw bedrijfsnaam en volledige adres. Hierbij moet ook de woonplaats en het land vermeld worden.
- Een toestemming tekst. In de Voorschriften voor een SEPA incasso vind je precies wat deze verplichte toestemming tekst inhoudt.
- Vermelding van de terugboekingstermijn. Ook hiervoor kun je het beste de hierboven aangehaalde voorschriften raadplegen.
- Naam van de geïncasseerde, inclusief adres, woonplaats en land
- IBAN van de geïncasseerde
- Plaats en datum van ondertekening
- Handtekening van de geïncasseerde
Hoe werkt een SEPA machtiging?
Om de werking van een SEPA machtiging uit te leggen, moeten we eerst uitleggen hoe een machtiging tot stand komt. Bij een dergelijke machtiging moet je onderscheid maken tussen het mandaat proces en het inningsproces. Bij het mandaat proces biedt je de machtiging aan en moet je deze machtiging vaststellen. De vervolgstap is het innen van het geld; dat is het inningsproces.
Het eerste deel: het mandaat proces
Stap 1: allereerst moet je als incassant de debiteur een machtiging ter ondertekening aanbieden. In deze machtiging moeten uiteraard alle afspraken en voorwaarden uitgebreid vermeld staan.
Stap 2: vervolgens is het aan de debiteur de taak om deze machtiging te ondertekenen. Hierbij moet de debiteur meerdere gegevens, waaronder het IBAN nummer, invullen. Deze getekende machtiging moet vervolgens teruggestuurd worden naar de incassant.
Stap 3: de getekende machtiging moet vervolgens door de incassant verwerkt worden. Zo moet deze machtiging elektronisch geregistreerd worden bij de klantgegevens van de debiteur.
Stap 4: is er sprake van een zakelijke incasso? Dan stuurt de debiteur een kopie van de ondertekende machtiging naar de eigen bank toe. De bank checkt deze machtiging vervolgens en voorkomt hiermee mogelijke fraude.
Het tweede deel: het inningsproces
Stap 1: ligt de incassodatum binnen 14 dagen in de toekomst? Dan moet de incassant als een vooraankondiging naar de debiteur hebben gestuurd. In deze vooraankondiging wordt aangegeven welk bedrag op welke datum afgeschreven wordt. Met deze vooraankondiging kan de debiteur zich alvast voorbereiden op deze automatische betaling.
Stap 2: de incassant moet de incasso-opdracht ook tijdelijk aan de bank doorgeven. De exacte periode hiervoor is afhankelijk van het soort incasso (particulier of zakelijk) en of het een eenmalige- of een doorlopende incasso is.
Stap 3: de bank van de incassant zorgt voor de verwerking van deze incasso-opdracht. Zo valideert de bank deze opdracht en stuurt deze opdracht direct door naar de bank van de debiteur. Indien er sprake van een zakelijke incasso is, worden hierbij ook nog de gegevens uit het mandaat proces gecontroleerd. Al deze gegevens moeten immers volledig overeenkomen.
Stap 4: het bedrag wordt nu op de betreffende datum geboekt bij de debiteur. Uiteraard wordt het bedrag vervolgens bijgeboekt op de rekening van de incassant.
Wat voor soorten SEPA machtigingen zijn er?
Zo, je hebt hierboven gelezen dat er een uitgebreid proces bij een SEPA machtiging hoort. Zoals je hierboven ook al hebt kunnen lezen, is de exacte invulling van dit proces afhankelijk van het soort machtiging. Op dit moment kunnen we onderscheid tussen twee soorten SEPA machtigingen maken:
SEPA Incasso algemeen (B2C): deze machtiging geldt voor betalingen van particuliere of zakelijke klanten. De betaler heeft hierbij de mogelijkheid om de incasso binnen 8 weken na afschrijving terug te laten boeken.
SEPA Incasso bedrijven (B2B): deze machtiging geldt voor bedrijven. Het gaat hierbij om betalingen van zakelijke klanten, waarbij de incasso later niet teruggeboekt kan worden.
Beide soorten machtigingen kunnen overigens doorlopend of eenmalig zijn. Het ligt maar net aan het product of de dienst dat geleverd wordt. Dit is één van de zaken die duidelijk vastgesteld moeten worden in het mandaat proces.
Wil je zelf SEPA incasso’s uitvoeren? Bekijk dan de oplossingen voor Payment Service Provider (PSP).
Kun je met een boekhoudprogramma SEPA machtigingen koppelen?
Als je met SEPA machtigingen te maken hebt, moet je deze uiteraard op de juiste manier in jouw administratie verwerken. In onze ogen kun je hiervoor het beste gebruik gaan maken van jouw boekhoudprogramma. De meeste boekhoudprogramma’s zijn in staat om deze SEPA machtigingen automatisch in de boekhouding te koppelen en te verwerken.
Dit lukt onder meer met het systeem van e-Boekhouden, met het systeem van Exact en met het systeem van Rompslomp. Hoe je dit precies moet doen, hangt wel van boekhoudprogramma tot boekhoudprogramma af. In veel gevallen is het echter een kwestie van het aanmaken van een SEPA-incasso factuur, waarna je toekomstige periodieke facturen automatisch aan de boeking kunt koppelen. Op die manier heb je geen omkijken meer naar het verwerken c.q. koppelen van de SEPA machtigingen.
Wil je weten hoe je de SEPA machtiging exact moet koppelen? Check daarvoor de handleiding van jouw boekhoudprogramma!
