Sta jij aan het hoofd van een vereniging? Of ben jij de hoogste bestuurder van een stichting? Als je in het bestuur van een vereniging of stichting zit, moet je aan bepaalde eisen voldoen. Zo moet je altijd integer handelen en moet je zorgdragen voor een perfecte administratie. Maar, hoe zit dit nou precies? In dit artikel lees je alles over de administratie voor verenigingen en stichtingen.
Op voorhand kunnen wij je één ding verklappen: de administratie van een vereniging en stichting zit anders in elkaar. Anders ten opzichte van een ‘normaal’ bedrijf, ongeacht de ondernemingsvorm. Met andere woorden: als bestuurder van een vereniging of stichting moet je precies weten wat de administratie voor een vereniging/stichting zo kenmerkend maakt.
Waar bestaat de administratie van een vereniging/stichting uit?
Als vereniging of stichting heb je te maken met leden, met donateurs en mogelijk ook met sponsoren. Dit betekent dat de vereniging of stichting vanuit verschillende kanalen geld binnenkrijgt. Al het binnenkomende geld moet perfect bijgehouden worden.
Dit geldt niet alleen voor het inkomende geld, maar ook voor het uitgaande geld. Al het geld dat je naar bijvoorbeeld partijen of bedrijven overmaakt, moet verantwoord kunnen worden.
Waarom is de administratie anders?
Zoals we hierboven al aan gaven, is de administratie van een vereniging/stichting anders. Maar, waarom is dat nou? Dat heeft te maken met het doel van een vereniging of stichting:
- Bedrijf: een bedrijf heeft commerciële doelen. Het doel is om producten/diensten te verkopen, waardoor winst gemaakt kan worden. De administratie van een bedrijf bestaat dan ook uit alle facturen, waarbij het uiteraard het doel is dat de uitgaande facturen een hoger bedrag vertegenwoordigen dan de inkomende facturen.
- Stichting: het doel van een stichting is terug te vinden in een social doel. Het doel is bijvoorbeeld om de natuur te behouden, om een bijdrage aan samenleving te leveren of om een bepaalde cultuur in stand te houden. De administratie van een stichting bestaat dan ook voornamelijk uit donaties en subsidies.
- Vereniging: een vereniging zorgt vooral voor samenkomst van mensen met dezelfde passie. Dat is bijvoorbeeld het geval bij de plaatselijke amateurvereniging, maar ook bij een muziekvereniging. De administratie van een vereniging bestaan dan ook voornamelijk uit contributie vanuit de leden en sponsoring vanuit de sponsors.
Aan bovenstaand lijstje zie je direct dat de boekhouding anders is. De opzet van de boekhouding is anders, terwijl ook de boekhoudkundige posten anders zijn. Bovendien is het doel van de gehele boekhouding anders.
Tegelijkertijd is het ook goed om te weten dat er ook gelijkenissen zijn:
- Bij alle partijen is het belangrijk dat de boekhouding sluitend is. Uit de administratie moet duidelijk blijken wat er bijvoorbeeld met het geld gebeurd is.
- Alle partijen hebben te maken met een bewaarplicht van 7 jaar. De Belastingdienst kan niet alleen onderzoek doen naar een bedrijf, maar ook naar een vereniging of een stichting.
Aandachtspunten in de boekhouding van een vereniging
Ben jij een penningmeester of een bestuurder van een vereniging? Dan ben je medeverantwoordelijk voor de uiteindelijke boekhouding van de vereniging. Zoals je hierboven al hebt kunnen lezen, is het sowieso verplicht om voor een sluitende boekhouding te zorgen.
Om dat voor elkaar te krijgen, is het aan te raden om gebruik te maken van een goed boekhoudprogramma. Tevens moet er een correcte ledenadministratie opgezet worden én bijgehouden worden. Waarom? Omdat dat de enige manier is waarop gecontroleerd kan worden of elk lid wel de juiste contributie betaald heeft.
Tevens moet in de boekhouding duidelijk blijken wat er met geld gebeurd is. Zo moeten alle uitgaven uitgelegd kunnen worden. Is het daarbij ook mogelijk om winst uit te keren aan de bestuurders? Nee, dat is bij een vereniging ten strengste verboden.
Een vereniging kan gedurende het boekjaar uiteraard wel met winst te maken krijgen. In dat geval kan de winst geïnvesteerd worden in nieuwe faciliteiten of gereserveerd worden voor volgend jaar. Belangrijk is in ieder geval dat de winst aangewend wordt voor de vereniging zelf. En dus niet voor de belangen van de bestuurders.
Houd tevens rekening met het volgende: de administratie moet 7 jaar lang bewaard worden. Doe dit altijd op een veilige plek en zorg – bij voorkeur – ook voor een back-up.
Aandachtspunten in de boekhouding van een stichting
Zit je in het bestuur van een stichting? Ook dan is het belangrijk om heel scherp te zijn op de boekhouding. Dit heeft onder meer te maken met recente nieuwsberichten; de nodige stichtingen zijn helaas negatief in het nieuws gekomen. Zo bleek dat sommige stichtingen wel heel scheutig zijn met het uitbetalen van hun bestuurders.
Een stichting kan gedurende het jaar zeker winst maken. Deze winst mag de winst aan een derde partij uitkeren, maar deze uitkering moet wel verklaarbaar zijn. De uitkering van winst moet altijd in het belang van de stichting en het bijbehorende doel zijn. Mocht dit niet het geval zijn, is het zaak dat de winst in de stichting zelf gehouden wordt.
Ook moet in een boekhouding van een stichting vermeld staan wat er met geld gebeurd is. Hoe is het geld binnengekomen? En aan welke zaken is het geld uitgegeven? Bij het inkomende geld gaat het met name om subsidies en om donaties. Met de donaties moet bijzonder nauwkeurig omgegaan worden. Niet iedereen wil immers dat zijn/haar donaties in de openbaarheid terecht komen.
Voor een stichting is het ook aan te raden om gebruik van een goed boekhoudprogramma te maken. Tevens moeten er binnen de stichting verantwoordelijke personen aangewezen worden voor de boekhouding. De kans dat die personen voor een sluitende boekhouding zorgdragen, is vrij groot. Dat is immers de taak die zij vanuit de stichting opgelegd hebben gekregen.
Als stichting zijnde moet ook alle administratie 7 jaar lang bewaard worden. Zorg voor een back-up en sla de gehele administratie op een veilige plek op. Het is absoluut niet wenselijk dat de administratie van een stichting in handen van de verkeerde mensen komt.
Het verschil tussen een vereniging en stichting
Zo, het mag duidelijk zijn: de administratie van een vereniging en stichting kent de nodige aandachtspunten. Daarbij is het ook nog een feit dat er de nodige verschillen bestaan tussen een vereniging en een stichting:
- Soort administratie: een vereniging zorgt voor een ledenadministratie en een stichting voor een donateursadministratie.
- BTW aangifte: een vereniging moet periodiek BTW aangifte doen. Of een stichting dit ook moet doen, is afhankelijk van de activiteiten die uitgevoerd worden + vergoedingen die ze ontvangen.
- Verantwoording: een vereniging moet verantwoording af kunnen leggen aan al haar leden, gedurende een Algemene Ledenvergadering. Een stichting moet ook verantwoording af kunnen leggen, maar hoeft dit niet per sé aan de donateurs te doen. Uiteraard is dat wel sociaal wenselijk.
Stappenplan voor het bijhouden van de administratie – vereniging
Met onderstaand stappenplan kun je zorgdragen voor een perfecte administratie voor een vereniging:
Stap 1: kies een goed boekhoudprogramma uit
Allereerst moet elke vereniging de beschikking over een goed boekhoudprogramma hebben. Dit programma moet bij voorkeur online beschikbaar zijn en moet ook gebruikt kunnen worden door een boekhouder of een accountant.
Op onze website vind je een overzicht van de beste boekhoudprogramma’s voor verenigingen. Maak direct gebruik van onze vergelijker, zodat je het beste boekhoudprogramma uit kunt kiezen!
Stap 2: zet een ledenadministratie op
Ondertussen is het ook van belang om een goede ledenadministratie op te zetten. Je kunt hier speciale software voor gebruiken; dat levert je een hoop tijd- en geldbesparing op. Zorg er bovendien voor dat je deze ledenadministratie heel goed bijhoudt.
Stap 3: verwerk alle geldstromen in het boekhoudprogramma
Je kunt nu binnen het boekhoudprogramma alle geldstromen gaan verwerken. De binnengekomen contributie kun je koppelen aan leden, terwijl je ook de uitgaven aan de juiste rubrieken kunt koppelen.
Stap 4: doe de BTW aangifte
Als vereniging ben je verplicht om periodiek BTW aangifte te doen. Met behulp van het boekhoudprogramma kun je de BTW aangifte snel en foutloos doen. Eigenlijk kost dit vrij weinig tijd!
Stap 5: blijf de boekhouding nauwkeurig bijhouden
Tot slot is het zaak om nauwkeurig te blijven. Van alle geldstromen moet duidelijk uitgelegd worden waar het geld aan besteed is óf waarom het geld binnengekomen is. Dit is niet alleen van belang voor alle leden, maar ook voor de periodieke BTW aangifte.
Stappenplan voor het bijhouden van de administratie – stichting
Ook voor een stichting hebben wij een compleet stappenplan opgezet:
Stap 1: kies een goed boekhoudprogramma uit
Voor elke stichting is een goed boekhoudprogramma van cruciaal belang. Met dit boekhoudprogramma kun je de boekhouding perfect bijhouden én direct alle geldstromen verklaren.
Met dank aan onze vergelijker vind je snel het beste boekhoudprogramma voor jouw stichting. Maak een vergelijking en hak direct de knoop door. In onze vergelijker nemen we bekende boekhoudprogramma’s mee van onder andere; Exact, E-boekhouden, Ficsus, Snelstart, Rompslomp en nog meer.
Stap 2: zet een donateursadministratie op
Je hebt ook een sluitende donateursadministratie nodig. Deze administratie kun je in jouw boekhouding verwerken; sommige boekhoudprogramma’s bieden hier een speciale functie voor. Je kunt er echter ook voor kiezen om dit in een database of in Excel bij te houden.
Stap 3: verwerk en verklaar alle geldstromen
In het boekhoudprogramma kun je nu alle geldstromen verwerken en verklaren. Zo moet je verklaren waar een eventueel ontvangen subsidie voor dient. Ook moet je verklaren of je economische activiteiten uitgevoerd hebt. Als dat het geval is, moet er BTW berekend worden.
Stap 4: doe eventueel BTW aangifte
Door alle geldstromen te verklaren, kun je achterhalen of de stichting BTW aangifte moet doen. Met behulp van een goed boekhoudprogramma kun je gelukkig snel de BTW aangifte doen.
Stap 5: blijf de boekhouding correct bijwerken
Zorg er verder voor dat je de boekhouding + donateursadministratie op orde blijft houden. Voor de stichting, voor alle bestuurders en voor de sociale beeldvorming!
