Periodiek factureren is een bedrijfspraktijk waarbij bedrijven regelmatig terugkerende betalingen automatisch innen bij hun klanten. Het is een handige en efficiënte methode om abonnementen, lidmaatschappen, servicekosten en andere soortgelijke herhaalde betalingen te beheren. In dit artikel zullen we dieper ingaan op wat periodiek factureren inhoudt, hoe het werkt en waarom het voor zowel bedrijven als klanten voordelig kan zijn.
Wat is periodieke facturatie?
Periodiek factureren, ook wel bekend als recurrent factureren of recurring billing, verwijst naar het proces waarbij bedrijven automatisch en regelmatig betalingen innen van hun klanten voor herhaalde diensten of producten. In plaats van elke keer handmatig facturen te genereren en te verzenden, wordt het factureringsproces geautomatiseerd, waardoor het tijdrovende en foutgevoelige aspect van handmatige facturering wordt geëlimineerd.
Hoe werkt periodiek factureren?
Het proces van periodiek factureren omvat verschillende stappen. Allereerst bepalen bedrijven de frequentie en het bedrag van de herhaalde betalingen. Dit kan maandelijks, jaarlijks of op een andere vooraf bepaalde tijdsinterval zijn, afhankelijk van het type product of dienst dat wordt aangeboden. Vervolgens worden de betalingsgegevens van de klanten veilig opgeslagen, meestal in een veilig betalingsgateway-systeem.
Op de geplande factureringsdatum genereert het systeem automatisch een factuur en verzendt deze naar de klant via e-mail of een ander communicatiemiddel. De klant ontvangt de factuur en de betaling wordt automatisch afgeschreven van het gekoppelde betaalmiddel, zoals een creditcard of een bankrekening. Als er problemen optreden, zoals een mislukte betaling, kan het systeem automatisch proberen de betaling opnieuw te innen of de klant op de hoogte stellen van het probleem.
Voordelen van periodieke facturatie:
- Tijdsbesparing: Door het automatiseren van het factureringsproces besparen bedrijven kostbare tijd en middelen die anders zouden worden besteed aan handmatige facturering en opvolging van betalingen. Hierdoor kunnen ze zich meer richten op kernactiviteiten en klantenservice.
- Betere cashflow: Met periodiek factureren kunnen bedrijven een stabiele en voorspelbare cashflow creëren. Ze hebben een duidelijk beeld van wanneer en hoeveel inkomsten ze kunnen verwachten, wat helpt bij het plannen en beheren van de financiën.
- Klantgemak: Voor klanten biedt periodiek factureren gemak en gemoedsrust. Ze hoeven zich geen zorgen te maken over het handmatig betalen van facturen en kunnen vertrouwen op een soepel en geautomatiseerd betalingsproces.
- Verbeterde nauwkeurigheid: Automatisering minimaliseert de kans op menselijke fouten in het factureringsproces. Facturen worden op tijd gegenereerd en betalingen worden nauwkeurig verwerkt, wat leidt tot minder disputen en klanttevredenheid verhoogt.
Periodieke facturen automatisch incasseren
Een belangrijk aspect van periodiek factureren is het automatisch incasseren van betalingen. Dit wordt vaak gedaan via een SEPA incasso, wat staat voor Single Euro Payments Area. SEPA incasso’s maken het mogelijk om eurobetalingen binnen Europa te vereenvoudigen en te standaardiseren. Bedrijven kunnen ervoor kiezen om de automatische incasso uit te voeren via een Payment Service Provider (PSP) of rechtstreeks bij hun bank.
Via een Payment Service Provider
Bedrijven kunnen ervoor kiezen om een Payment Service Provider in te schakelen om het incassoproces te beheren (zoals Mollie, Pay of Buckaroo). Een PSP is een tussenpersoon die betalingsdiensten faciliteert tussen de klant, het bedrijf en de bank. De PSP zorgt voor de nodige technische infrastructuur en veiligheidsmaatregelen om de betalingen te verwerken. Ze fungeren als een schakel tussen het bedrijf en de bank, waarbij ze de betalingstransacties faciliteren en het risico op fraude verminderen.
Rechtstreeks bij de bank
Bedrijven kunnen er ook voor kiezen om het proces van automatische incasso rechtstreeks bij hun bank uit te voeren (o.a. ING, Rabobank of ABN AMRO). Dit vereist dat het bedrijf een incassocontract met de bank afsluit en voldoet aan de vereisten en richtlijnen voor het uitvoeren van SEPA incasso’s. Het bedrijf moet een machtiging van de klant verkrijgen om de betalingen automatisch van hun rekening af te schrijven.
