Wil jij graag een eigen bedrijf starten? Wil je graag online producten aanbieden? Of liever offline diensten? Het eerste wat je sowieso zal moeten doen, is je inschrijven bij het handelsregister. Daarvoor kan je in Nederland terecht bij de KvK. Voluit staat KvK voor de kamer van koophandel. Dit is een zelfstandig bestuursorgaan dat zich inzet voor de belangen van ondernemers en bedrijven.
Maar hoe verloopt de inschrijving bij de KvK? Hoeveel gaat zo een registratie mij kosten? Waarmee moet je rekening houden wanneer je je wil gaan inschrijven in het handelsregister? Wat moet ik daarna doen? Wel, je komt het hier allemaal te weten!
Waarom inschrijven bij de KvK?
Als je slechts heel af en toe een keer een opdracht uitvoert voor iemand, dan hoef je je niet in te schrijven bij de kamer van koophandel. De wetgeving voorziet dat je je moet inschrijven bij de KvK, van zodra jouw activiteiten een duurzame bron van inkomsten vormen. Het gaat hier dus over inkomsten die je vaker verwerft, of taken die je meermaals uitvoert.
Door je in te schrijven bij de KvK, krijgt de overheid een beter zicht op de handelingen die jij uitvoert. Ze kunnen beter controleren of jij niet in het zwart werkt. Ook gebruiken ze deze data, om malafide praktijken te stoppen. Internetbedrijven die geld ontvangen, maar niets leveren, of een winkel die gevaarlijke producten verkoopt, kan er op die manier sneller worden uitgevist.
Mocht je je toch niet inschrijven, hoewel je dat eigenlijk wel moest doen, dan zal de overheidsdienst eigenhandig ingrijpen. Ze kunnen eisen dat je achterstallige belastingen betaald en dat je eventueel ook een boete moet betalen. Wees dus gewaarschuwd!
Wanneer moet je jouw inschrijving voltooien?
In de meeste gevallen geldt dat je moet ingeschreven zijn bij de kamer van koophandel, nog voordat je effectief bedrijfshandelingen gaat uitvoeren. Dit wil zeggen dat je bijvoorbeeld niet mag starten met het verkopen van producten, om te kijken of jouw zaak goed loopt. En pas nadien jouw zaak laten registreren. Eerst en vooral moet je jouw bedrijf laten registreren en pas daarna kan je van start gaan met jouw activiteiten. Er wordt wel aanvaard dat je je binnen de week, na het starten van de activiteiten, nog laat inschrijven. Toch zou ik dit niet aanraden, want je weet nooit wat ertussen komt.
Bij enkele vrije beroepen daarentegen, is het niet altijd nodig om je eerst als bedrijf te laten registreren. Je kan bijvoorbeeld perfect als particuliere freelancer aan de slag gaan en pas een bedrijf oprichten wanneer jou dat nuttig lijkt. Dit nut, kan bijvoorbeeld een fiscale overweging zijn. De personenbelasting is in Nederland namelijk hoger dan de belastingen voor ondernemingen. Wanneer je dus echt veel begint te verdienen, kan het interessanter zijn om de inkomsten als bedrijf te verwerven, in plaats van als particulier.
Uiteraard is het wel mogelijk om op praktisch vlak, de opstart van jouw onderneming al voor te bereiden. Het is zelfs ten sterkste aan te raden om al enige voorbereidingen te treffen. Op die manier kan je een vliegende start nemen! Zo wordt het perfect aanvaard, dat je enkele beroepskosten in rekening brengt, die je gemaakt hebt voor jouw inschrijving bij de KvK. Uiteraard geldt dat niet voor een oneindige periode. Algemeen worden kosten van 2 à 3 maand voor je inschrijving nog aanvaard als beroepskosten. Je kan dus gerust al een website laten bouwen, en na de opstart de kosten nog in mindering brengen.
Wil je je gaan inschrijven bij de KvK? Dat kun je doen door om deze knop te klikken.
Hoe bereid je je voor op de inschrijving bij de kamer van koophandel?
Om te beginnen, zal je een bedrijfsnaam moeten kiezen voor jouw bedrijf. Voor je jouw creativiteit de vrije loop laat, moet je weten dat ook hier enkele regels aan verbonden zijn. Zo mag jouw naam niet te hard lijken op de naam van een ander bedrijf. Op deze manier, zal bijvoorbeeld Albert Heijn niet worden aanvaard, omdat het teveel doet denken aan de naam van de supermarktketen. Ook andere merknamen mag je niet gebruiken als jouw bedrijfsnaam! Dit zou voor verwarring kunnen zorgen bij klanten en leveranciers!
Toch bestaat ook hier een uitzondering op. Als twee bedrijven, dezelfde naam wensen te gebruiken, maar ze werken in een totaal verschillende markt, dan worden de namen vaak wel aanvaardt. Dit geldt enkel, wanneer er geen verwarring mogelijk is! Het is bijvoorbeeld al vrij lastig om je te vergissen tussen een bakker en een loodgieter met dezelfde bedrijfsnaam. Daarom zullen zij wel dezelfde naam mogen gebruiken.
Leestekens worden in het algemeen ook verboden. Er zijn wel 4 uitzonderingen op deze regel. Zo kan je wel gebruik maken van @, &, + en -. Een bonus tip die ik wil meegeven, is dat je moet kiezen voor een naam die ook in het buitenland kan gebruikt worden. Mocht je er ooit aan denken om jouw bedrijf internationaal uit te breiden, dan zal dit heel wat voordelen bieden.
Van zodra je een geschikte bedrijfsnaam hebt gekozen, die aan alle voorwaarden voldoet. Zal je ook nog moeten controleren of de naam nog niet geregistreerd staat in het handelsregister. Het is namelijk perfect mogelijk, dat je niet meteen een bedrijf vond met dezelfde naam, maar dat er wel degelijk iemand deze naam al heeft laten registreren. Is dat het geval, dan kan je in eerste instantie proberen nagaan of je dezelfde naam kan gebruiken, of je kan een variant bedenken op deze naam.
De rechtsvorm
Naast de bedrijfsnaam, is het ook belangrijk om te kiezen onder welke rechtsvorm je wil werken. In principe mag je dit geheel zelf bepalen, maar van zodra je je keuze hebt gemaakt, zal je je wel aan de specifieke regels voor deze rechtsvorm moeten houden. Er bestaan eigenlijk maar 2 soorten van rechtsvormen. Een met rechtspersoonlijkheid en één zonder.
Afhankelijk van het risico dat je zelf wil dragen, is het belangrijk dat je een goede keuze maakt tussen beide vormen. Bij een rechtsvorm met rechtspersoonlijkheid, zoal een naamloze- of een besloten vennootschap, ben je niet geheel aansprakelijk voor de schulden die het bedrijf maakt. Voor de wet, wordt het bedrijf gezien als een rechtspersoon die naast jou staat, jij en jouw rechtspersoon hebben een gescheiden vermogen. Wanneer je kiest voor een rechtsvorm zonder rechtspersoonlijkheid, zoals een eenmanszaak, dan ben je wel volledig aansprakelijk voor alle schulden die jouw bedrijf maakt. Er is als het ware geen onderscheid tussen jouw privévermogen en het vermogen van het bedrijf.
Lees ook: Verschil tussen eenmanszaak en zzp’er
Bij grove fouten, die in het wetboek beter gedefinieerd staan, zijn de bestuurders van een naamloze- of een besloten vennootschap natuurlijk ook aansprakelijk. Een rechtsvorm zonder rechtspersoonlijkheid is geen vrijgeleide om riskante investeringen te gaan doen en je schulden niet af te betalen!
Ook op financieel vlak, zit er een groot verschil tussen de verschillende vennootschapsvormen. Zo moet je voor het oprichten van een naamloze vennootschap, beschikken over een minimumkapitaal. In Nederland bedraagt dit minimumkapitaal 45.000 euro. Je moet dat gehele bedrag kunnen inbrengen in de vennootschap, om jouw bedrijf op te starten. Voor een éénmanszaak is er helemaal geen minimumkapitaal vereiste. Jouw geld is toch het geld van het bedrijf, en omgekeerd.
Daarnaast moet je ook het fiscale plaatje van wat dichterbij bekijken. Op de winsten van een eenmanszaak, zal je gewoon de normale personenbelasting moeten betalen. Op de winsten van een Bv, betaal je dan weer de vennootschapsbelasting. Al deze factoren kunnen een rol spelen in het bepalen van de voor jou geschikte rechtsvorm.
Probeer daarom ook een goede inschatting te maken, hoeveel jouw bedrijf zal gaan verdienen. Spreken we over kleine bedragen, dan is de personenbelasting vaak het interessantst. Denk je daarentegen meer te gaan verdienen, dan kan je vaak een fiscaal voordeel bekomen door de vennootschapsbelasting te gebruiken.
Hoeveel kost een inschrijving in het handelsregister?
Bij de inschrijving, zal je éénmalig 50€ moeten betalen. Vroeger, tot 2012 werden er jaarlijkse kosten in rekening gebracht, die je continu moet blijven betalen. Om extra ondernemers aan te trekken, heeft Nederland deze jaarlijkse kosten sindsdien geschrapt.
Let er wel op, dat wanneer je een vennootschapsvorm als een Bv wil laten registreren, dat je dan niet alleen naar de kamer van koophandel moet. Om een BV op te starten, zal je ook nog langs de notaris moeten gaan. Het is moeilijk te zeggen hoeveel dat zal kosten, want dat hangt af van meerdere factoren.
Moet ik ook nog langs bij de belastingdienst?
Nee, in Nederland geldt dat wanneer je je laat registreren in het handelsregister bij de KvK, je ook automatisch geregistreerd wordt bij de belastingen. Daardoor hoef je niet nog een keer te betalen. Later, wanneer je ingeschreven staat krijg je een BTW nummer om BTW-aangifte te kunnen doen.
Ben je net begonnen met ondernemen, dan kan het zijn dat je BTW vrijgesteld bent omdat je bijvoorbeeld onder een KOR valt.
Belangrijke tip: Zet je administratie sinds dag 1 goed op.
Om jou nog beter op weg te helpen, willen we jou ook nog een belangrijke tip meegeven: start op dag 1 al met het op punt stellen van je administratie! Op langere termijn zal dit je heel wat werk en gedoe besparen.
Zodra je bedrijf goed loopt, zullen de papieren elkaar steeds sneller opvolgen. Als je op dat moment niet over een goed systeem beschikt, zal alles in het honderd draaien! Je zal facturen vergeten te betalen, of je merkt het misschien niet als je nog inkomsten te goed hebt.
Lees ook: Boekhouden voor beginners
Ook volgens de wet moet je je administratie goed op orde houden. Voor eventuele controle, zal het belangrijk zijn dat je ook allerlei papieren van vorige jaren kan tonen. In principe moet je volgens de wet al jouw administratie voor 7 jaar bijhouden. Enkel zo ben je volledig in orde!
Uiteraard beseffen we dat de administratie niet de leukste job is. Ook weten we maar al te goed dat hier heel veel tijd in kruipt. Gelukkig kan je door middel van een boekhoudprogramma heel veel tijd en werk besparen! Bovendien zal een goed boekhoudprogramma er op langere termijn ook voor zorgen dat je een hele hoop geld kan besparen. Je zal aan de ene kant veel minder fouten maken en aan de andere kant veel minder tijd verliezen. Dubbel gewonnen dus!
Twijfel je of het handig is dat je zelf je administratie gaat doen? Lees hier meer over: Zelf boekhouden of uitbesteden?
