Als ondernemer zijnde heb je met verschillende regelgevingen en wetgevingen te maken. Zo moet je netjes belasting betalen, moet je zorgdragen voor een sluitende administratie en moet je jouw personeel volgens de wettelijke eisen belonen. Ook bij het aanmaken en versturen van een factuur heb je met de nodige regels te maken.
Lees ook hoe je een Factuur kan maken in 3 seconde.
Zo moet bijvoorbeeld een factuur aan bepaalde richtlijnen voldoen. Bepaalde informatie moet standaard op een factuur aanwezig zijn en mag ik geen enkel geval ontbreken. Niet alleen bij het aanmaken van een factuur moet je rekening met wetgeving houden, maar ook bij het betalen van inkomende facturen. Je hebt namelijk te maken met een wettelijke betalingstermijn. Deze wettelijke betalingstermijn geldt niet alleen voor jou en voor jouw klanten, maar voor alle bedrijven in ons land.
Opvallend is dat er niet één vaste wettelijke betalingstermijn opgesteld is, maar meerdere verschillende soorten termijnen. Zo heeft de overheid bijvoorbeeld onderscheid gemaakt tussen een betaalverplichting voor een bedrijf en de betaalverplichting voor de overheid zelf. De overheid heeft bijvoorbeeld bedrijven een langere periode geschonken waarin de facturen voldaan moeten worden.
Voor elk bedrijf is het wenselijk dat er überhaupt een wettelijke betalingstermijn bestaat. Hierdoor weet je immers dat binnen een xx aantal dagen het geld binnen moet komen, terwijl je ook dankzij deze betalingstermijn bijvoorbeeld een rechtszaak op kunt starten. Tijdens deze rechtszaak kun je aantonen dat de wettelijke betalingstermijn al lang verlopen is. Uiteraard wil je het nooit zover laten komen, maar in sommige gevallen is het helaas niet anders.
Wat is de wettelijke betalingstermijn van dit moment?
Als je een (digitaal) factuur naar jouw klant stuurt, benoem je daarop altijd jouw eigen betalingsvoorwaarden. Dit zijn de voorwaarden die jij zelf opgesteld hebt en waar de ontvanger van de factuur zich aan moet houden. In de praktijk zien we echter dat veel bedrijven niet afspraken over de betalingstermijn maken, waardoor de wettelijke betalingstermijn gaat gelden.
Als je géén betalingstermijn met jouw klant overeengekomen bent, is de maximale betalingstermijn 30 dagen voor een onderneming. Dit geldt ook voor de overheid en voor een grote onderneming.
Overigens geldt deze periode van 30 dagen niet alleen voor Nederlandse bedrijven, maar voor alle bedrijven uit de Europese Unie. De Europese Unie is namelijk overeengekomen dat in geheel Europa alle facturen binnen 30 dagen betaald moeten worden.
Echter zijn hier wel uitzonderingen op. Zo geeft de overheid zichzelf slechts 30 dagen om een factuur te betalen, terwijl bedrijven hiervoor een periode van 60 dagen kunnen hanteren. Belangrijk is hierbij wel dat er een duidelijke afspraak is gemaakt tussen de ontvanger van de factuur en de verzender van de factuur. In principe is de wettelijke betalingstermijn dus 30 dagen, maar daar kan van afgeweken worden.
In sommige situaties is het soms zelfs zo de betalingstermijn nóg langer dan 60 dagen kan zijn. In dat geval is er sprake van een wettelijke uitzondering; zo moeten beide bedrijven kunnen aantonen dat dit voor beide bedrijven géén nadelige gevolgen met zich mee brengt.
Moraal van het verhaal: de wettelijke betalingstermijn in 2022 is 30 dagen. Je kunt echter van deze 30 dagen afwijken, maar daarvoor moeten duidelijke afspraken worden gemaakt. Overigens is het in de basis sowieso al aan te raden om jouw eigen betalingstermijn op te stellen, bijvoorbeeld 14 dagen.
Verkoop je producten aan consumenten? Dan is het sowieso aan te raden om deze 14 dagen aan te houden. Conform de wet hebben alle consumenten bij een koop op afstand (via het internet) sowieso recht op een bedenkperiode van 14 dagen. Als je bijvoorbeeld een webshop hebt, moet je dus sowieso met deze 14 dagen rekening houden.
Wat is het Minimale betalingstermijn?
Bestaat er dan ook nog zoiets als een minimale betalingstermijn? Of kun je op jouw factuur aangeven dat de ontvanger al binnen 3 dagen moet betalen? Je kunt het op de factuur aangeven, maar een dergelijke termijn zou in de rechtbank geen stand houden.
Het moet namelijk aannemelijk zijn dat de ontvanger van de factuur voldoende tijd heeft gehad om de factuur te betalen. Met andere woorden: de genoemde betalingstermijn moet voor beide partijen schappelijk zijn.
Veel freelancers en kleine bedrijven houden een betalingstermijn van 14 dagen aan. Dat is prima en is ook passend bij de omvang van dergelijke bedrijven. Als je een klein bedrijf hebt, heb je hoogstwaarschijnlijk ook geen al te grote buffers. Als je géén grote buffer hebt, is het wenselijk dat jouw klanten snel de factuur betalen. Mede daarom is het logisch dat een klein bedrijf een betaaltermijn van 14 dagen hanteert. Dat wordt ook als schappelijk gezien, in tegenstelling tot een betalingstermijn van 3 dagen.
Mocht je een factuur willen sturen voordat je je goederen of diensten levert, dan kan je een Pro Forma Factuur sturen.
Wanneer gaat de wettelijke betalingstermijn in?
Sommige ondernemers maken een factuur op bijvoorbeeld 7 januari aan en versturen deze pas op 10 januari per mail. Dit betekent dat de ontvanger deze ook pas op 10 januari op zijn mail ontvangt. Geldt dan de datum van 7 januari of als 10 januari met het oog op de wettelijke betalingstermijn?
De wettelijke betalingstermijn wordt berekend vanaf de dag dat de factuur ontvangen is. De datum die op de factuur vermeld staat, is in dit geval dus van ondergeschikt belang.
Verstuur je een factuur per post? Dan is dit iets om goed rekening mee te houden. Zeker omdat er in het weekend en op maandag geen post bezorgd wordt, ontvangt jouw klant de factuur zomaar 3 dagen later. Dit is ook iets waar je goed rekening mee moet houden. Je weet nu in ieder geval dat de wettelijke betalingstermijn altijd berekend wordt vanaf de dag dat de klant de factuur ontvangt.
Waarom bestaat er een wettelijke betalingstermijn?
Zo, je weet nu precies wat de huidige regels zijn omtrent de wettelijke betalingstermijn. Mogelijk vraag je je nu echter af waarom er überhaupt een dergelijke wet opgesteld is. Deze wet is met name opgesteld om bedrijven te beschermen.
In het verleden kwam het meermaals voor dat bedrijven er 90 tot 100 dagen over deden om een factuur te betalen. Waarom? Omdat ze op die manier het geld langer op hun rekening hadden staan, waardoor ze hun financiële positie boekhoudkundig wisten te versterken. Voor de ontvangende partijen bracht dit echter problemen met zich mee. Als je als ondernemer zijnde meer dan 3 maanden op jouw geld moet wachten, krijg je op den duur vanzelf cashflowproblemen.
De overheid heeft hier dan ook op de juiste manier voor ingegrepen. De wettelijke betalingstermijn is vanaf dat moment op 30 dagen gesteld, waarbij er dus enige uitloop naar 60 dagen of méér dan 60 dagen is. Hierbij wordt echter continu het belang van beide partijen in de gaten gehouden. Het kan dus niet zo zijn dat de betaler van de factuur zijn eigen regels gaat bepalen.
Daarmee komen we direct uit bij de tweede reden waarom er een wettelijke betalingstermijn bestaat. Met een wettelijke betalingstermijn is het voeren van een rechtszaak een stuk makkelijker. Is er niet aan de wettelijke betalingstermijn voldaan? Dan is dat een duidelijk teken voor de rechtbank; de rechtbank is zelfs hedendaags in staat om wettelijke rente op te tellen
Hoe zit het met Wettelijke rente’s?
Heeft jouw klant niet binnen de gestelde betalingstermijn betaald? Dan kun je met wettelijke rente gaan rekenen; deze wettelijke rente moet de klant bovenop het openstaande factuurbedrag betalen. Hoe je deze wettelijke rente kunt berekenen? Nou, het percentage wordt door de overheid bepaald, maar je mag deze rente rekenen vanaf de dag dat de betalingstermijn verlopen is tot aan de dag dat de klant betaald heeft.
Op de website van de Rijksoverheid vind je meer informatie over deze wettelijke rente. Op deze pagina vind je alle huidige regelgeving omtrent de wettelijke rente die je mag rekenen aan jouw klanten. Let wel op dat je deze wettelijke rente mag pas gaan rekenen als de betalingstermijn verstreken is.
Wat te doen met facturen die niet op tijd betaald worden?
Elke maand is het voor elke ondernemer een kwestie van facturen betalen en geldbedragen ontvangen. Uiteraard hoop je dat dit in harmonie met elkaar gaat, zodat jouw financiële positie hier niet door aangetast gaat worden. Maar, de kans bestaat altijd dat je te maken krijgt met een niet-betalende klant. De reden hiervoor kan soms duidelijk zijn, maar in veel gevallen betaalt een klant om onduidelijke redenen niet. Of beter gezegd: om redenen waar jij niet van op de hoogte bent.
Wat kun je alsnog doen om jouw geld binnen te krijgen? Indien de betalingstermijn verstreken is, is het zaak om een eerste herinnering te sturen. Krijg je daar ook niks op te horen? Dan kun je na pakweg 7 dagen nogmaals een herinnering sturen. Je kunt er bij deze herinnering al voor gekozen om deze per aangetekende post te sturen. In sommige gevallen is dat zelfs aan te raden.
Krijg je vervolgens de betaling nog niet binnen? Dan is het aan te raden om een incassobureau in te gaan schakelen. Een incassobureau maakt een overzicht van alle gemaakte kosten + de wettelijke rente en gaat dit bedrag vervolgens innen bij jouw klant. Je kunt ervan uitgaan dat een incassobureau dit volgens de huidige wetgevingen doet.
Krijgt een incassobureau het alsnog niet voor elkaar om het bedrag bij de klant los te peuteren? Dan kun je de laatste stap zetten: de gang naar de rechtbank. In de rechtbank treffen jij en jouw klant elkaar, waarbij de rechter zijn/haar eindoordeel gaat vellen. Zoals eerder op deze pagina al aangegeven, is hierbij de wettelijke betalingstermijn van toepassing. Dat is één van de regelgevingen waar de rechter zijn/haar oordeel op gaat baseren.
Hoe kun je jouw debiteurenbeheer managen?
Zoals je hierboven hebt kunnen lezen, is het niet wenselijk dat een klant zijn factuur niet betaald. Wanneer een klant niet betaald dan wordt dat een debiteur genoemd.
Bovendien is het voor jou van belang dat je hier dicht op zit en dat je tijdig de herinneringen verstuurt. Hiermee leg je niet alleen druk bij jouw klant, maar je weet op deze manier ook een juist dossier op te bouwen voor de eventuele rechtszaak.
Maar, hoe kun je nou in de gaten houden welke facturen nog open staan? En hoe kun je in één oogopslag zien welke facturen wanneer verstreken zijn? Je kunt jouw debiteurenbeheer het beste managen met een boekhoudprogramma. Dankzij een boekhoudprogramma krijg je perfect inzicht in de openstaande facturen, in de facturen waar je een herinnering voor moet sturen en de facturen waarvoor je mogelijk een incassobureau in moet gaan schakelen.
Bijkomend voordeel: met het beste gratis boekhoudprogramma kun je ook de herinneringen automatisch laten versturen. Hierdoor heb je nog minder omkijken naar jouw debiteurenbeheer. Bovendien weet je 100% zeker dat je op deze manier direct het beste dossier voor een eventuele rechtszaak op weet te bouwen.
