Op zoek naar de ideale declaratie app voor jouw groeiende bedrijf? Ontdek onze vergelijkende gids voor de beste declaratie en onkosten apps in 2024.
Is jouw bedrijf flink aan het groeien? Dan krijg je met meer en meer uitdagingen te maken. Zo krijg je bijvoorbeeld met jouw personeel de nodige uitdagingen op het gebied van bijvoorbeeld declaraties. Het is bijvoorbeeld goed mogelijk dat een personeelslid van jou een bepaald bedrag voorschiet. Jouw personeelslid gaat bijvoorbeeld lunchen met een zakenrelatie en hij betaalt deze rekening met zijn eigen betaalpas.
Op dat moment wil jouw werknemer maar één ding: deze betaling bij jou kunnen declareren. Dit zijn immers bedrijfskosten en zijn voor jou ook nog fiscaal aftrekbaar. Er is jou dus ook nog iets aan gelegen dat het bonnetje van deze lunch netjes in jouw boekhouding terecht komt.
Top 5 declaratie apps
Hoe kun je dit nou voor elkaar krijgen? En hoe kun je ervoor zorgen dat jouw werknemers alle gemaakte bedrijfskosten moeiteloos bij jou kunnen declareren? Lange tijd is dit een bijzonder moeizaam en lastig proces geweest, maar daar is gelukkig verandering in aangebracht. Het is nu namelijk mogelijk om met een declaratie app en of boekhoudprogramma aan de slag te gaan! Bekijk hieronder verschillende declaratie apps.
Wat is een declaratie app precies?
Een declaratie app is een online applicatie waarin jouw werknemers een declaratie in kunnen voeren. Dit doen zij met behulp van een foto van de bon; ze maken van deze bon een foto met hun smartphone en uploaden deze foto vervolgens in de declaratie app.
Jouw financiële afdeling krijgt hier vervolgens een seintje van, waardoor de terugbetaling in gang gezet kan worden. Dit betekent niet alleen dat de werknemer terugbetaald moet worden, maar dit betekent ook dat deze uitgave in jouw boekhouding verwerkt moet worden.
Dankzij een declaratie app kun je dit proces nagenoeg volledig automatiseren. Je hebt daardoor geen omkijken meer naar de declaraties van jouw werknemers, waardoor je het zowel voor jezelf als voor jouw werknemers een stuk makkelijker maakt.
Bijkomend voordeel: je kunt jouw eigen bonnen ook direct declareren. Mocht je bijvoorbeeld eens de creditcard of zakelijke pas van jouw rekening vergeten zijn, kun je altijd nog met jouw privé betaalpas betalen. Die uitgaven wil je echter ook bij jouw eigen bedrijf gaan declareren, waardoor ook in een dergelijke situatie de declaratie app perfect van pas komt.
Digitale declaraties: makkelijk en handig voor iedereen
In onze snelle wereld is het superhandig om dingen makkelijk en snel te kunnen doen. Digitale declaraties zijn daar perfect voor! Ze zorgen ervoor dat je geen gedoe meer hebt met papieren bonnetjes en dat alles veel sneller gaat. Kijk maar eens hoe dit jou en je team kan helpen.
Supermakkelijk: declareer met een klik
Stel je voor: je team gaat uit eten voor werk en betaalt de rekening. Ze maken een foto van de bon met hun telefoon en zetten die zo in de app voor declaraties. Geen stress meer over kwijtgeraakte bonnetjes of wachten tot je weer op kantoor bent. Deze apps zijn superhandig, niet alleen voor je team, maar ook voor jou. Je ziet alle declaraties op één plek en keurt ze snel goed of vraagt om meer info als dat nodig is.
Alles Werkt Samen
Een groot voordeel van digitale declaraties is dat ze goed samenwerken met andere programma’s die je al gebruikt, zoals je boekhouding of de loonadministratie. Met een paar klikken verbind je de declaraties met deze systemen. Zo loopt alles in je bedrijf lekker soepel. Je bespaart tijd en zorgt dat alles zonder fouten gaat. Geen gedoe meer met verschillende programma’s; alles werkt samen als een team.
Door digitale declaraties te gebruiken, maak je alles veel makkelijker voor jou en je team. Je bespaart tijd, maakt minder fouten en houdt alles netjes bij elkaar. Het is echt een slimme keuze voor elk bedrijf dat vooruit wil.
Declaratieapp voor medewerkers
Declaratieapps zijn een zegen voor medewerkers. Stel je voor: je hebt net een werkgerelateerde aankoop gedaan. Met een paar klikken in de app maak je een foto van je bon, voer je het bedrag in, en verstuur je het naar de financiële afdeling. Geen rompslomp meer met papieren bonnetjes of lange e-mailprocessen. Deze apps bieden ook inzicht in je uitgavenpatroon en budget, waardoor je beter kunt plannen en verantwoorden.
Reiskosten declaratie
Reiskosten declareren wordt een fluitje van een cent met een goede declaratieapp. Je rijdt van A naar B voor je werk, de app houdt bij hoeveel kilometer je rijdt en berekent automatisch je reiskostenvergoeding. Het is niet alleen handig voor autoreizen; sommige apps kunnen ook trein- en vliegtickets bijhouden. Plus, je hebt altijd een duidelijk overzicht van al je reiskosten op één plek, wat ideaal is voor je persoonlijke administratie en belastingaangifte.
Bonnen declaratie
Vergeet het ouderwetse systeem van bonnetjes bewaren in een schoenendoos. Met een declaratieapp scan je je bonnetjes direct na aankoop. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt ook voor een foutloze registratie. Je kunt zelfs bonnen categoriseren, wat handig is voor specifieke projecten of klantgerelateerde uitgaven. Het mooie is dat je nooit meer een bonnetje kwijtraakt en je administratie altijd up-to-date is. Dit maakt het indienen van je uitgavenrapport aan het einde van de maand een stuk gemakkelijker.
Wat zijn de voordelen van een declaratie app?
Zo, je hebt hierboven kennis kunnen maken met een declaratie app. Spreekt deze app jou op voorhand behoorlijk aan? Dat kunnen wij ons maar al te goed voorstellen; het is namelijk een feit dat je met een declaratie app van de nodige voordelen kunt genieten.
Zo weet je het met een dergelijke app super makkelijk voor jouw werknemers te maken. Zij kunnen dankzij deze app niet alleen makkelijk de declaratie indienen, maar ze kunnen ook de vorderingen in de gaten te houden. Je weet hierdoor tijdrovende communicatie omtrent de uitbetaling van een declaratie zoveel mogelijk te beperken. Jouw werknemers zien immers alle informatie – waar zij naar op zoek zijn – terug in de declaratie app.
Ook voor jou, als werkgever, biedt een declaratie app de nodige voordelen. Je weet bijvoorbeeld dat je jouw werknemers op dit vlak tevreden weet te stellen, dat je direct inzicht in alle declaraties hebt en dat je daarmee ook inzicht over de financiële status weet te behouden. Je kunt een declaratie app dan ook zien als een belangrijke aanvulling voor jouw complete boekhouding.
Tip, lees ook: boekhouden voor beginners.
Bijkomend voordeel is dat je alle bonnetjes op deze manier makkelijk kunt bewaren. Dan kan je ook gelijk gedag zeggen tegen je bonnetjes app. Dat is dan ook de reden waarom veel ondernemers een declaratie app voor zichzelf gebruiken. Je maakt namelijk een foto van het bonnetje, waarna het bonnetje direct opgeslagen wordt. Hierdoor heb je nooit meer te maken met bonnetjes die je kwijt bent geraakt!
Prettig is ook dat je dankzij de declaratie app nooit gedoe met de Belastingdienst kunt krijgen. Je bent namelijk verplicht om alle bonnetjes zeven jaar te bewaren; dankzij de declaratie app is dat een fluitje van een cent. Bovendien kun je de bonnetjes altijd digitaal inzien. Ongeacht welk device je gebruikt en ongeacht waar je precies bent.
Al met al kun je een declaratie app zien als een perfecte toevoeging op jouw boekhouding. Dankzij deze app weet je de declaraties perfect in jouw boekhouding te verwerken én weet je dus ook nog het financiële overzicht te behouden. Ondertussen geniet je ook van de nodige praktische voordelen en weet je het voor jouw werknemers zo makkelijk mogelijk te maken.
Hoe kun je de beste declaratie app vinden?
Zoals eerder al op deze pagina aangegeven, zijn de declaratie apps in de afgelopen jaren steeds populairder geworden. Dit is niet alleen terug te zien in de hoeveelheid gebruikers, maar ook in de hoeveelheid apps. Het is nu eenmaal een feit dat je tegenwoordig uit meerdere declaratie apps kunt kiezen.
Maar, hoe ben je nou in staat om de beste declaratie app te vinden? Ons advies is om daarvoor jouw wensen eerst op een rijtje te zetten. Bepaal voor jezelf hoe je de declaratie app precies wilt gebruiken, wie er van de app gebruik moeten kunnen maken en hoeveel geld je aan deze app uit wilt geven.
Als je dat eenmaal duidelijk in beeld hebt gebracht, kun je gericht op zoek gaan naar de beste declaratie app. Daarvoor kun je gebruik maken van onze vergelijker, waarmee je direct een goed vergelijk tussen de declaratie apps weet te maken. Met de filters aan de linkerkant weet je bovendien direct jouw voorkeuren door te geven, waardoor je al snel een juiste schifting in het huidige aanbod van de apps kunt maken.
Vervolgens raden wij je aan om gebruik te maken van de gratis proefperiode van de declaratie apps. Tijdens deze periode kun je de app uitproberen, kun je zelf als test declaraties indienen en kun je dus een duidelijk beeld van alle mogelijkheden krijgen. Op basis van jouw eigen bevindingen kun je uiteindelijk de juiste keuze gaan maken. Bovenaan deze pagina kun je meerdere declaratie apps vinden.