Heb je de indruk dat je een project kunt leiden zonder enige tegenslag? Dan kom je al snel terug op die gedachtegang. Het is namelijk een feit dat je binnen een project altijd te maken hebt met uitdagingen en obstakels. Obstakels die je op de juiste manier dient te omzeilen, waardoor je uiteindelijk het gewenste resultaat kunt gaan bereiken.
Mede daardoor is het voor managers onwijs belangrijk om op de juiste wijze met projectmanagement aan de slag te gaan. Een project kan alleen op de juiste manier afgerond worden als het project op de juiste manier aangestuurd wordt. Juist dát is de functie van een projectmanager. Wanneer je daar mee bezig gaat houden, heb je te maken met verschillende beheersaspecten.
Maar, hoe kun je nou het beste een project gaan managen? Volgens een uniek model is dit mogelijk aan de hand van vijf beheersaspecten. In dit artikel zetten wij graag deze vijf beheersaspecten voor je op een rijtje. Nadat je dit artikel gelezen hebt, kun je als manager zijnde direct met deze vijf beheersaspecten aan de slag gaan!
Om welke vijf beheersaspecten gaat het?
Als je bezig bent met het beheersen van een project, ben je eigenlijk met twee verschillende facetten bezig: je houdt je bezig met het plannen van het plannen, terwijl je ondertussen ook de voortgang van het project bewaakt. Het bewaken én plannen is niet mogelijk zonder de volgende vijf beheersaspecten:
1. Tijd
2. Geld
3. Kwaliteit
4. Informatie
5. Organisatie
De tijd managen
Binnen elk project speelt de planning een cruciale rol. Is de planning niet correct opgesteld? Dan ga je de einddatum niet behalen, ga je niet uitkomen met de inzet van mankracht en heb je ook niet de beschikking over de benodigde middelen.
Om de tijd te managen, is het tijd dus aan te raden om een volledig tijdspad te maken. In dit tijdspad bespreek je onder meer wat de exacte inhoudelijke activiteit is gekoppeld aan een specifieke tijdsduur. Je kunt dit allereerst in grote lijnen opstellen, waarna je deze grote lijnen op gaat knippen in kleinere fases. Ook is het aan te raden om in een dergelijk tijdstip op te nemen wanneer én waar je de nodige machines/werklieden nodig hebt.
Door de tijd te managen, weet je in ieder geval altijd het overzicht te behouden. Bovendien kun je tijdig bijsturen, waardoor je mogelijke obstakels in de nabije toekomst kunt gaan voorkomen. Ondertussen kun je de voortgang perfect bewaken, aangezien alle facetten van een tijdsplan makkelijk te meten zijn. Tijd is immers één van de makkelijkste eenheden waarin je kunt meten!
Het geld managen
Wanneer is een project succesvol afgerond? Als je de deadlines gehaald hebt, als de klant tevreden is én als je binnen het gestelde budget bent gebleven. Om dat laatstgenoemde te behalen, is het zaak om gedurende het project continu het budget te managen.
Om het geld te kunnen managen, is het aan te raden om een financieel plan te maken. In dit plan bespreek je onder meer wat het gewenste rendement is, welke marges je hierbij aanhoudt, een volledige kosten-baten raming, een kostenbudgettering en je deelt de budgetten in per deelproject.
Gedurende het project kun je alle uitgaven (en inkomsten) blijven monitoren. Mocht het nodig zijn, kun je daardoor tijdig bijsturen. Binnen projectmanagement is het managen van geld in ieder geval onwijs belangrijk te noemen: onderaan de streep draait immers alles om geld. Zeker in het zakenleven.
De kwaliteit managen
Een ander belangrijk onderdeel van projectmanagement is de kwaliteitsbeheersing. Gedurende het uitvoeren van het project moet je continu monitoren of de gewenste kwaliteit geleverd wordt. Is dat niet het geval? Dan kun je dit nog tijdig aan gaan passen. Wordt de gewenste kwaliteit wél geleverd? Dan kun je de voortgang van het project blijven bewaken.
Voor het managen van de kwaliteit is het opstellen van een kwaliteitsplanning aan te raden. In deze planning benoem je op welke momenten aan welke kwaliteit voldoen moet worden. Ook geef je aan wie hier verantwoordelijk voor is en hoe de kwaliteit gemeten gaat worden. Gedurende het gehele project vormt deze planning vervolgens de leidraad met het oog op de kwaliteit.
De informatie managen
Tijdens een (groot) project krijg je ook met allerlei documenten, informatie en coderingen te maken. Om dit allemaal in goede banen te leiden, kun je het beste een informatieplan op gaan stellen.
In dit informatieplan geef je aan wie voor welke informatie verantwoordelijk is. Zo kun je bepalen wie bijvoorbeeld de beslisdocumenten op mogen stellen én wie deze documenten vervolgens mogen goedkeuren. Ook moet je een planning opstellen voor het archiveren van deze beslisdocumenten en het bewaken van de voortgang.
De organisatie managen
Wie gaat bepaalde taken binnen het project uitvoeren? Wie draagt de verantwoordelijk? Wie heeft bepaalde bevoegdheden binnen het projectteam? Op al deze vragen geef je een antwoord in het organisatieplan. Dit organisatieplan is absoluut onmisbaar bij elk project en maakt daarmee een belangrijk onderdeel uit van projectmanagement.
In het organisatieplan benoem je de projectteams, je geeft aan wat de taken per team zijn, wie de verantwoordelijk per team draagt en hoe de onderlinge samenwerking eruit moet zien. Gedurende het project kun je deze samenwerking monitoren en – daar waar nodig – direct bijsturen. Je kunt daarvoor het projectmanagement methode Agile gebruiken.
Een project uitvoeren zonder de juiste mensen is onmogelijk. Met behulp van het organisatieplan weet je deze juiste mensen ook tevreden te stellen. Door dit plan weten zij immers wat er gedaan moet worden.
Hoe kun je het beste met projectmanagement aan de slag gaan?
Eigenlijk is het antwoord op deze vraag tweeledig. Allereerst is het dus zaak om met bovengenoemde vijf beheersaspecten aan de slag te gaan. Met een tijdsplan, een financieel plan, een kwaliteitsplanning, een informatieplan én een organisatieplan weet je elk project perfect te plannen.
Als je deze documenten op de juiste wijze opgesteld hebt, ben je ook te allen tijde in staat om tussentijds bij te schakelen. Maar, hoe kun je nou het overzicht tijdens een dergelijk project bewaren? Dat doe je door gebruik te maken van de beste projectmanagement software.
Met projectmanagement software voorzie je niet alleen jezelf van alle informatie, maar óók alle andere ‘deelnemers’ aan het project. Alle vorderingen, alle belangrijke zaken en alle informatie wordt in dit softwaresysteem bijgehouden. Vervolgens kun je alles monitoren en daar waar nodig tijdig bijsturen.
Wat de beste projectmanagement software voor jouw komende project is? Onder meer de volgende drie softwaresystemen kunnen op veel positieve beoordelingen rekenen:
- Monday.com: dit softwaresysteem is onwijs uitgebreid, wordt wereldwijd gebruikt en heeft een gratis proefperiode van 14 dagen. Tijdens deze 14 dagen merk je al direct dat deze projectmanagement software ongekend veel mogelijkheden biedt.
- Exact: ook de projectmanagement software van Exact is veelbelovend te noemen. Ook dit systeem is uitgebreid en biedt nog véél meer modules. Dankzij de 30 dagen gratis proefperiode kun je het systeem perfect uitproberen.
- Wrike: gaat jouw voorkeur uit naar eenvoudige projectmanagement software? Dan kun je niet om het systeem van Wrike heen. Dit handige en uitgebreide systeem werkt bijzonder eenvoudig én biedt een gratis proefperiode van 14 dagen aan!
