Om zowel voor jezelf als voor de Belastingdienst een duidelijk overzicht te hebben van de financiën van je bedrijf, is het essentieel om goed je boekhouding te doen in een boekhoudprogramma. Belangrijk onderdeel hiervan is de crediteurenadministratie, waarin de inkoopfacturen worden bijgehouden. Maar waarom moet je inkoopfacturen maken? En wat moet er precies op vermeld worden? Het antwoord op deze én andere vragen vind je in dit artikel!
Wat is een inkoopfactuur?
Op een inkoopfactuur vind je een specificatie van de diensten en producten die je afneemt. Het is een rekening waarop het bedrag staat, dat je aan een leverancier moet betalen. Inkoopfacturen verstuur je wanneer je een een dienst of product(en) levert of hebt geleverd. Wanneer je zelf wat inkoopt voor je bedrijf ontvang je een inkoopfactuur van de leverancier of het bedrijf waarbij je gebruikt hebt gemaakt van hun dienst(en).
Waarom moet ik een inkoopfactuur maken?
Wanneer je regelmatig producten of diensten inkoopt voor je bedrijf, is het lastig de betalingstermijnen van de facturen van de verschillende leveranciers in de gaten te houden. Je maakt en boekt een inkoopfactuur in je administratie om betaal herinneringen en boetes te voorkomen zodat je een overzicht krijgt en houdt van je betaalverplichtingen en vervaldata.
Wat moet er op een inkoopfactuur staan?
Mocht je geen boekhoudsoftware gebruiken dan moet je goed opletten dat je niet belangrijke informatie vergeet die op de inkoopfactuur moet staan. Inkoopfacturen moeten namelijk net zoals verkoopfacturen, voldoen aan een aantal eisen van de Belastingdienst. Voor inkoopfacturen moet je het volgende melden:
- de naam en het adres van zijn en jouw bedrijf
- zijn btw-nummer
- zijn KvK- nummer
- de factuurdatum
- het (steeds oplopende en unieke) factuurnummer
- de betalingstermijn
- een omschrijving van de geleverde goederen en/of diensten
- het aantal geleverde goederen of de omvang van de geleverde diensten
- de leverdatum van de goederen of diensten
- de datum van een eventuele vooruitbetaling
- het totaalbedrag exclusief btw (wanneer er sprake is van het gebruik van verschillende btw-tarieven dienen de bedragen apart vermeld te worden)
- het btw-tarief
- het btw-bedrag
Voorbeeld inkoopfactuur
Let er dus op dat degene van wie jij de factuur ontvangt, aan deze eisen heeft voldaan. Controleer je het niet en constateert de Belastingdienst onjuistheden? Dan kan dit gevolgen hebben, bijvoorbeeld het mislopen van btw-aftrek.
Hoelang moet ik een inkoopfactuur bewaren?
Het is wettelijk verplicht om je inkoopfacturen, net als andere zakelijke documenten, 7 jaar te bewaren. Dat mag op papier, digitaal of op een harde schijf of in de cloud.
Mocht je dus in Excel boekhouden let er dus goed op dat je niet de administratie verliest. Vergeet dus niet een back-up te maken van je administratie! Naast het feit dat bewaren verplicht is, kunnen de facturen gebruikt worden als aankoopbewijs of bij garantie-issues. Wel raden wij het af om je boekhouding te doen in Excel. Dat vanwege de hoge risico’s die je oploopt. Denk dan bijvoorbeeld aan: Veiligheid van je administratie, veel tijd kwijt, is niet te koppelen met externe systemen en zo zijn er nog meer nadelen. Lees hier alle nadelen om je boekhouding te doen in Excel.
Wat wij wel aanraden is om je boekhouding te doen in boekhoudsoftware. Alle nadelen die wij hebben genoemd om je boekhouding te doen in excel, worden verholpen in boekhoudsoftware. Je hoeft geen zorgen te maken over back-ups of je kostbare tijd. De software is namelijk zo ontwikkeld dat hij het meeste werk voor je doet. Het bedrijf die de software ontwikkeld neemt dus ook de veiligheid van jouw administratie op. Daarnaast kan je heel snel factures maken en versturen zowel van je computer als telefoon. Vergeet je klant te betalen? Dan stuurt die automatisch herinneringen. En zo zijn er nog veel meer voordelen over het gebruikt van boekhoudsoftware. Vergelijk hier alle boekhoudsoftware aanbieders.
Hoe maak je eenvoudig inkoopfacturen?
Goed, nu je weet wat een inkoopfactuur is en wat erop moet. Nu vraag je je misschien af; hoe maak je makkelijk inkoopfacturen? En hoe boek je ze het beste in? Dat kan je door twee manieren te doen:
1. In Excel
Wanneer je er voor kiest om in Excel te gaan boekhouden moet je op veel dingen letten. Denk dan hierbij aan, zelf back-ups maken, oppassen dat je geen slordige fouten maakt in Excel, veel kennis nodig van boekhouden en zo kan je wel even door gaan. Wil je alle nadelen weten over boekhouden in Excel? Lees hier de 10 nadelen over boekhouden in Excel.
2. In Boekhoudsoftware
Wanneer je er voor kiest om met boekhoudsoftware aan de slag te gaan kan je heel eenvoudig inkoopfacturen maken en versturen. In alle boekhoudsoftware pakketten word je namelijk stap voor stap meegenomen met het maken van een (inkoop)factuur zodat je geen belangrijke informatie vergeet die de belastingdienst van je eist.
Neem even als boekhoudsoftware voorbeeld Moneybird. Moneybird is één van de boekhoudsoftware aanbieders op de markt die gebruiksvriendelijke boekhoudsoftware aanbiedt.
Wanneer je een inkoopfactuur wilt maken, kan je dat eenvoudig doen om naar het tabje facturen te gaan en te klikken op “factuur toevoegen”.
Note: Wanneer je voor het eerst een factuur toegevoegd een boekhoudprogramma zal je eerst te maken hebben met het toevoegen van een huisstijl. Aangezien dat nu irrelevant is voor deze uitleg, laten we die nu niet zien.
Zoals je kan zien je allerlei lege doorzichtige vakken. Dat zijn plekken waarbij je de gegevens kan invullen van je klant en product(en) of diensten in rekening kan brengen. Eerst beginnen we met de gegevens van je klant in te vullen.
De gegevens van je klant invullen kan je op twee manieren doen. Je kan het handmatig doen, maar je kan ook vragen om hun KVK nummer. Wanneer je de KVK nummer invult, kijkt Moneybird in het KVK register en vult automatisch alle benodigde informatie in. Handig niet?
Als je het als contactpersoon hebt opgeslagen kan je die vervolgens selecteren op de factuur in Moneybird.
Zodra je de gegevens van je klant hebt staan kan je nu alles in rekening gaan brengen. In dit geval is Getvision een reclamebureau die een logo heeft ontworpen voor een partij.
Als laatste kijk je nog even of alles juist is vermeld op de factuur en kan die verzonden worden naar de klant. Wanneer alles goed is vermeld, kan je ervoor kiezen om de factuur “nu” te versturen of verzend in de toekomst. Nadat je factuur hebt verstuurd kan het wel eens voorkomen dat de klant vergeet te betalen. Is dat het geval, dan zal software automatisch herinneringen sturen. Eenvoudig niet? Dit kost nog geen 5 minuten!
Boekhoudsoftware voordelen
Niet alle boekhoudsoftwares bieden echter dezelfde mogelijkheden. Er zijn programma’s die een grens stellen aan bijvoorbeeld het aantal inkoopfacturen dat je kunt verwerken, terwijl je bij andere programma’s een onbeperkt aantal facturen kunt inboeken. Dat is compleet afhankelijk van je abonnement. Daarnaast is er een verschil bij het invoeren van de inkoopfacturen. Er is software waarbij je de facturen kunt inscannen, maar je kunt er ook voor kiezen de gegevens handmatig in te voeren. Bepaal dus, voor je een softwarepakket aanschaft, hoeveel facturen je ongeveer denkt te zullen gaan invoeren en op welke manier je dit wilt gaan doen.
Naast het aanmaken en het verwerken van facturen in je administratie brengt het nog veel meer voordelen zich mee. Denk dan aan:
• jij en je medewerkers hebben altijd en overal de gelegenheid de administratie in te zien en bij te werken. Facturen kunnen door een verantwoordelijke eenvoudig goed- of afgekeurd worden;
• inkoopfacturen kunnen in meerdere talen gegenereerd worden in de boekhoudsoftware en kunnen meteen in je gehele administratie worden verwerkt;
• in boekhoudsoftware kan je vaak de facturenstroom koppelen aan internetbankieren, wat het betaalproces vereenvoudigd;
• je raakt geen facturen meer kwijt en hebt altijd een back-up;
• je kunt een accountant of financieel adviseur toegang geven tot jouw financiële gegevens, zonder dat je daarvoor eerst een stapel papieren moet overhandigen;
• bij een controle van de Belastingdienst heb je alles meteen bij de hand.
Welke software past bij mij?
Als ondernemer heb je het druk en het bijhouden van inkoopfacturen en andere administratieve zaken kost veel tijd. Daarentegen zorgt een administratie die perfect in orde en up to date is voor orde en rust. Voorkom je te late betaling van facturen want het niet of op tijd betalen van facturen geeft een minpunt aan de professionele uitstraling van je bedrijf.
Je ziet nu dat boekhoudsoftware een toegevoegde waarde heeft. De volgende stap is het vinden van het programma dat het best bij jouw bedrijf past. Met onze boekhoudsoftware vergelijker kan je boekhoudsoftware aanbieders bekijken en kiezen voor het boekhoudpakket dat voldoet aan jouw wensen. Filter op je bedrijfsvorm en maak vervolgens jouw persoonlijke top 3 op basis van functies, prijs en reviews. Hierbij kun je bijvoorbeeld rekening houden met de manier waarop je BTW-aangifte wilt doen en welke andere functies voor jou belangrijk zijn. Vervolgens hoef je niet gelijk te betalen voor de software, de meeste software bieden een proefperiode aan van X aantal maanden. Zo kun je zien of de boekhoudsoftware je bevalt. Begin met vergelijken en ontdek welke boekhoudsoftware het beste bij jou past!
