De termen crediteur en debiteur lijken erg op elkaar en worden ook nog regelmatig door elkaar gehaald. Dat is ook niet gek, maar kan wel erg verwarrend zijn als je de boekhouding aan het doen bent. In dit artikel leggen wij jou uit wat een crediteur is, wat het verschil is tussen een debiteur en crediteur, hoe je ervoor zorgt dat facturen op tijd betaald worden en hoe je zelf niet vergeet de facturen te betalen.
Wat is een crediteur?
Als je een (beginnend) ondernemer bent heb je deze term vast al eens horen vallen. Een crediteur is iemand die je nog moet gaan betalen. Dit kan bijvoorbeeld jouw leverancier zijn of het bedrijf waarbij jij een abonnement hebt op internet en televisie. Deze mensen sturen jou dus een factuur die je nog moet gaan betalen.
Wat is het verschil tussen debiteuren en crediteuren?
Crediteuren zijn dus de mensen/bedrijven die jij nog moet gaan betalen. Debiteuren zijn dus de de tegenovergestelde groep mensen: de mensen die jou nog moeten betalen. Dit zijn bijvoorbeeld jouw klanten die gebruik hebben gemaakt van jouw dienst of die jouw producten hebben gekocht. Als deze mensen nog niet hebben betaald zijn zij een debiteur.
Ezelsbruggetje
Om het verschil tussen debiteuren en crediteuren makkelijker te onthouden zijn er verschillende ezelsbruggetjes. Een handig ezelsbruggetje om het verschil te onthouden is:
De tweede letter van crediteuren is een R, dit betekent: rennen(en dus schulden).
De tweede letter van debiteuren is een E, dit betekent EISEN (je moet dus nog geld ontvangen).
Op deze manier kan je makkelijk onthouden wat crediteuren zijn en debiteuren.
Wat valt er onder een crediteurenadministratie?
Een crediteurenadministratie bestaat uit verschillende elementen. Zoals de naam het al zegt, is het een compleet dossier van jouw crediteuren wat je opbouwt. Je bouwt een crediteurenbestand op, waarin alle inkoopfacturen, crediteurennummers, crediteurenkaart en betalingstermijnen in staan vermeld. Uit eindelijk zorg je met de crediteurenbestand ervoor dat je voldoende cashflow hebt vanuit je debiteurenbeheer zodat je crediteuren betaald kunnen worden.
De crediteurenadministratie wordt meestal (in grotere organisaties) bijgehouden door een crediteurenbeheerder, maar bij een MKB of eenmanszaak/zzp kan je dit natuurlijk ook zelf doen (of uitbesteden aan je boekhouder). Enkele taken welke hier onder vallen:
- Alles rondom inkomende facturen (o.a. het voorbereiden, invoeren en boeken op de juiste grootboekrekeningen van inkoopfacturen, kas afschriften en bankafschriften)
- Betaalopdrachten klaarzetten en betaaloverzichten opstellen
- Betalingstermijnen bewaken en betalingsvoorstellen opstellen
- Communicatie met de crediteuren over openstaande posten
Hoe zorg je ervoor dat facturen op tijd betaald worden en dat jij ze op tijd betaald?
Nu weet je het verschil tussen debiteuren en crediteuren, maar het belangrijkste is natuurlijk dat de facturen betaald worden en dat jij zelf ze ook niet vergeet te betalen. Voor beide gevallen hebben wij 4 tips.
Tip 1: mails aan favorieten toevoegen
Ten eerste is het handig om al de mails die een (inkoop)factuur bevat, om die in je favorieten toe te voegen. Zo kan je op de zondag of op de vrijdag wanneer je de administratie doet, alle mails die in je favorieten staan afgaan om alle (inkoop)facturen te verwerken in je administratie. Zo kan je zien welke facturen zijn betaald en of open staan.
Tip 2: Een apart mailadres
Mocht je het niet prettig vinden om je mails met een (inkoop)factuur in je favorieten te toevoegen, kan je er ook voor kiezen om een apart email adres aan te maken voor de administratieve zaken. Dit is een manier om meer overzicht te creëren voor op beide mailadressen. Dit is een andere manier om te zien welke facturen betaald zijn of nog open staan.
Tip 3: Genereer een uniek mail adres in je boekhoudsoftware
In boekhoudsoftware kan je een uniek mailadres maken. Dat wil zeggen dat je voor jezelf een extra mail adres krijgt. Wanneer je dus een mail ontvangt met daarin een (inkoop)factuur, dan kan je die vervolgens doorsturen naar het unieke mailadres van je boekhoudsoftware waarbij het automatisch in je administratie wordt verwerkt. Zo hoef je dus niet handmatig de facturen in je administratie toe te voegen. Later in dit artikel gaan we daar dieper op in.
Tip 4: Gebruik software voor automatisch herinneringen
Stel dat je een factuur eruit stuurt naar je klant. Het kan wel eens voorkomen dat de klant vergeet te betalen vanwege de drukte. Door gebruik te maken van boekhoudsoftware stuurt de software automatisch herinneringen naar je klant wanneer die nog niet heeft betaald. Hoe die herinneringen eruit zien, kun je geheel zelf bepalen. Zo hoef je dus niet handmatig herinneringen sturen waardoor jij je veel beter kan focussen op je werk of onderneming.
Het kan ook zijn dat jij zelf heel druk bent met je werk of onderneming en ook zelf eens vergeet een factuur te balen. Ook dat is te voorkomen om tip 3 te gebruiken. Wanneer je tip 3 gebruikt, krijg je alles in een mooi overzicht te zien van alle (inkoop) facturen die betaald zijn of open staan.
Hoe verwerk je automatisch (inkoop)facturen van jouw crediteuren?
Op het moment zien er tientallen boekhoudsoftware aanbieders. Om het makkelijker uit te leggen gebruiken we als voorbeeld Moneybird als voorbeeld. Dus stel je gebruikt Moneybird als boekhoudsoftware. Binnen Moneybird, krijg je een een uniek mailadres voor alle inkomende documenten. Je dat unieke mailadres vinden bij inkoopfacturen, en vervolgens zie je een @ staan naast de groene knoppen “toevoegen” en “uploaden”.
Zoals je kan zien zie je allerlei rare nummers in het begin van je mailadres. Moneybird heeft bewust gedaan om spam te voorkomen. Dat is minder makkelijk te raden dan je [email protected].
Hoe hou je overzicht van al je administratie van jezelf en je crediteuren?
Aangezien je nu weet wat crediteuren zijn en het verschil tussen crediteuren en debiteuren. Hoe je makkelijk facturen kan verwerken in je administratie zonder dat je klanten vergeet te herinneren en hoe je zelf kan controleren dat jezelf ook niet bent vergeten een factuur te betalen. Zijn er ook meerdere manieren hoe je overzicht houd over al je (inkoop) facturen.
Sommige vinden het prettiger om te boekhouden in Excel. Echter is dat niet meer van deze tijd. Sterker nog, het is zelfs gevaarlijk voor je onderneming als je niet goed oppast. Lees hier alle nadelen over boekhouden in Excel.
Er is namelijk een veel betere manier, namelijk: boekhoudsoftware. Naast dat je nu weet wat het verschil is tussen crediteuren en debiteuren kan je met boekhoudsoftware zonder het verschil te weten, eenvoudig boekhouden. De boekhoudsoftware deelt automatisch je administratie op crediteuren en debiteuren waardoor je dus heel makkelijk het overzicht behoudt. Op deze manier hoef je er minder tijd in te steken, maar wordt de administratie alsnog goed en nauwkeurig gedaan. Daarnaast kan je ook in boekhoudsoftware kun je bijvoorbeeld ook bonnetjes inscannen zodat je hier geen tijd aan hoeft te verspillen met het handmatig invoeren van de gegevens. Zo kun je meer tijd steken in jouw bedrijf.
Weet je niet welke software bij jou past? Maak dan gebruik van onze boekhoud vergelijker. Binnen onze boekhoud vergelijker kan je filteren op basis van jouw wensen waar de software aanzicht moet voldoen. Zo kom je heel snel achter welke software bij jou het best past. Aarzel niet en test verschillende boekhoudsoftware gratis doormiddel gebruik te maken van de proefperiode.
