Wil jij het boekhouden voor jezelf zo makkelijk mogelijk maken? En wil je ook op een succesvolle manier kunnen boekhouden? Dan is het aan te raden om jouw pijlen te richten op een financiële administratie. Wat een financiële administratie is? Dat bespreken we graag op deze pagina.
Daarnaast bespreken we ook wat de voordelen van een financiële administratie zijn, met welke verplichtingen je te maken hebt en waarom je boekhoudsoftware moet gebruiken. Na het lezen van dit artikel weet je in ieder geval alles voer het begrip ‘financiële administratie’.
Wat is financiële administratie?
Als we puur naar het begrip ‘financiële administratie’ kijken, zien we meerdere definities naar voren komen. Zo is financiële administratie onder meer betaald het bijhouden van de boekhouding voor klanten. Je kunt hiervoor terecht bij bijvoorbeeld boekhoudkantoren of administratiekantoren. Deze kantoren verzorgen de financiële administratie voor je, waar je uiteraard maandelijks een bepaald bedrag voor moet betalen.
Financiële administratie is echter ook het vastleggen van alle financiële handelingen van een onderneming. Conform de wet is elke ondernemer en elk bedrijf verplicht om dit te doen. Bij het opstellen en bijhouden van een financiële administratie richt je daarom je pijlen op onder meer de volgende aspecten:
• Het verwerken van facturen, kassabonnen, bankafschriften en bewijzen van inkomsten en uitgaven.
Debiteurenbeheer, crediteurenbeheer en voorraadbeheer.
• Resultatenrekening en balans.
• Salarisadministratie; dit is uiteraard alleen van toepassing als je daadwerkelijk personeel in dienst hebt genomen.
Al deze facetten maken standaard deel uit van financiële administratie. Iets wat ook nog onder financiële administratie valt, is het opstellen van een jaarrekening. Onder bepaalde voorwaarden is elk bedrijf verplicht om dit te doen, waarbij de jaarrekening ook nog verplichte onderdelen moet bevatten. Deze onderdelen zie je ook terug in bovenstaand rijtje.
Wat verdien je als financiële administratie?
Wil je als financiële administratie gaan werken? Dan kun je hier ook jouw beroep van gaan maken. In dat geval kun je rekening houden met een gemiddeld bruto maandsalaris van zo’n 2480 euro.
Ben je op dit moment actief als een ondernemer? Dan kun je ook veel gaan verdienen aan jouw financiële administratie. Zoals je in op deze pagina nog gaat lezen, weet je namelijk van meerdere voordelen te genieten als je voor een goede financiële administratie kiest. Onderaan de streep levert dat ook een kostenbesparing op, waardoor je dus een hogere winst weet te behalen.
Wat voor verplichtingen heb je op het gebied van financiële administratie?
Elke ondernemer heeft de verplichting om zorg te dragen voor een sluitende administratie. Dit betekent dat elke ondernemer ook verplicht is om een financiële administratie op te stellen, bij te behouden en te bewaren.
Met name de termen ‘bijhouden’ en ‘bewaren’ zijn hierbij belangrijk. De Belastingdienst heeft namelijk een verplichting opgesteld dat je jouw boekhouding voor 7 tot 10 aantal jaar moet bewaren. Dit is een verplichting omdat de Belastingdienst alleen op die manier in staat is om jaren later nog een onderzoek in gang te zetten.
Daarnaast ben je dus ook verplicht om jaarlijks een jaarrekening op te stellen. Voor sommige bedrijven is het verplicht om die jaarrekening ook nog te deponeren, zodat alle belanghebbenden inzicht krijgen in de financiële status. Als zzp’er ben je echter niet verplicht om jouw jaarrekening te deponeren, maar je kunt dit wel doen voor bijvoorbeeld een kredietaanvraag of hypotheekaanvraag.
Moet je voor jouw financiële administratie boekhoudsoftware gebruiken?
Ten eerste, niks moet. Je ‘moet’ niet persé boekhoudsoftware te gebruiken om je financiële administratie te kunnen doen. Zo kan je bijvoorbeeld je financiële administratie in Excel doen.
Maar, wees wel bewust met de risico’s over het boekhouden in Excel. Boekhouden in Excel is namelijk foutgevoelig, tijdrovend en je moet letterlijk alles zelf handmatig doen. Denk dan aan je btw-aangifte, al die kolommen moet je allemaal handmatig invullen. Wil je meer weten over de risico’s van het boekhouden in Excel? Lees meer over waarom je niet in Excel moet boekhouden.
Wanneer je gebruikt maakt van een boekhoudprogramma worden al de bovenstaande risico’s automatisch verholpen. Met een boekhoudprogramma kun je namelijk:
• Digitaal jouw boekhouding jarenlang bewaren.
• Boekhouding/jaarrekening direct vanuit het programma digitaal btw-aangifte doen. Je kan namelijk het koppelen met je mijn belastingdienst account.
• Overzichten krijgen van financiële status.
• Heel veel tijd en geld te besparen.
• Automatisch financiële rapporten opstellen en uitdraaien.
Boekhouding jarenlang bewaren
Jarenlang was het de normaalste gang van zaken dat je een factuur per post verstuurde. Hedendaags is het echter gebruikelijk om een factuur via de mail te sturen. Waarom? Omdat dit makkelijk is, omdat dit snel gaat én omdat dit ook nog invloed heeft op de manier waarop je de boekhouding moet bewaren.
De Belastingdienst geeft namelijk aan dat je alle digitale facturen digitaal moet bewaren. Daarentegen staat dat alle papieren factuur hardcopy bewaard moeten worden. Door jouw boekhouding volledig te digitaliseren, voorkom je dus dat je complete mappen vol met hardcopy facturen jarenlang moet bewaren! Een eenvoudig boekhoudprogramma zorgen voor automatisch backups zodat je niet snel de dupe bent van verloren administratie.
Direct digitaal versturen
Krijg je een Belastingcontrole? Ook dan is het makkelijk dat je direct de complete financiële administratie digitaal kunt versturen. Dit is niet alleen handig voor de Belastingdienst, maar ook voor bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel. Bij de Kamer van Koophandel moet je in sommige situaties jouw jaarrekening deponeren; dankzij de boekhoudsoftware is dit ook een fluitje van een cent geworden.
Perfect overzicht over financiële status
Heb je te maken met vrij veel inkomende- en uitgaande geldstromen? Dan bestaat de kans dat je het overzicht kwijtraakt. Je weet niet meer precies hoeveel geld er nog binnen moet komen, waardoor je mogelijk in de stress kunt raken. Juist door boekhoudsoftware te gebruiken, weet je te allen tijde het gewenste overzicht te behouden.
Bijkomend voordeel is dat je dankzij dit overzicht ook de juiste keuzes kunt gaan maken. Zo kun je bepalen om toch extra te investeren in een nieuwe machine of nieuwe voorraad. Ook op dit vlak heb je dus onwijs veel aan een financiële administratie.
Daarnaast, zijn er ook boekhoudprogramma’s voor meerdere administraties beschikbaar. Zo heb je binnen een boekhoudprogramma meerdere omgevingen hebt waarbij je verschillende bedrijven administraties kan scheiden.
Tijd en geld besparen
Geen enkele ondernemer besteedt graag veel tijd aan de boekhouding. Helaas moet dat vaak wel als je ZZP’er bent. Daarom zijn er speciale boekhoudprogramma’s voor ZZP’ers.
Daarnaast, doe je het niet alleen omdat boekhouden niet leuk is, maar ook omdat er tijdens die uren geen geld verdiend kan worden. Als je gebruik van boekhoudsoftware gaat maken, weet je heel veel tijd te besparen. Tijd = geld voor een ondernemer, waardoor je dus ook veel geld weet te besparen.
Financiële rapporten opstellen en uitdraaien
Wil je weten wat de winst over het voorgaande jaar is geweest? Dan check je direct de automatisch aangemaakte winst- en verliesrekening. Wil je inzien welke balansposten je op dit moment hebt? Dan check je direct de automatisch aangemaakte balans. Kortom: met boekhoudsoftware weet je jouw financiële administratie grotendeels automatisch op te stellen.
