Wat houdt het beroep van penningmeester nu eigenlijk in? Waaruit bestaat zijn takenpakket? En is penningmeester zijn misschien iets voor jou? In dit artikel kom je het allemaal te weten!
Wat is een penningmeester?
Een penningmeester is iemand die zich bezighoud met de boekhouding van en club of verening. Penningmeester wordt ook vaak gezien als een combinatie van een financieel directeur, boekhouder en administratief medewerker bij een club of organisatie.
Wil je zelf de boekhouding doen voor jouw club of vereniging? Lees dan: Boekhouden voor beginners
Wat doet een penningmeester?
Zoals je hierboven al hebt kunnen lezen houdt een penningmeester zich bezig met de administratieve taken die voortkomen uit de activiteiten van een club of vereniging. Zo heeft bijvoorbeeld elke voetbalclub, of elke plaatselijke carnavalsvereniging een penningmeester nodig. Daarbij gebruikt een penningmeester een boekhoudprogramma voor stichtingen.
Zoals een financiële manager de leiding neemt over de administratieve zaken van het bedrijf, zo neemt de penningmeester de leiding over de administratie van de onderneming. In tegenstelling tot wat je misschien zou verwachten, komt er heel wat werk kijken bij het in orde maken van de financiële documenten, ook al gaat het om een relatief kleine vereniging.
Een taartenverkoop om de clubkas wat te spijzen, of de facturen van de nieuwe truitjes, allemaal komen ze in het bakje van de penningmeester terecht. Ook staat de penningmeester in voor het algemene beheer van de budgetten. Het is aan hem om op te volgen welke geldstromen de club binnenkomen, en welke de club verlaten. Hij moet er ook voor zorgen dat de rekening klopt. In een kleine vereniging is het namelijk niet ondenkbaar dat er ergens geld zou verdwijnen. Straks vertellen we jou nog meer over zijn takenpakket!
Meestal wordt penningmeester niet echt een beroep genoemd, maar dit komt vooral voort uit het feit dat een penningmeester vaak vrijwillig zijn diensten aanbiedt. Soms betaalt de club hier wel een symbolische bijdrage voor, of krijgt de penningmeester gratis te drinken in de kantine. Over een echte bezoldiging is meestal geen sprake.
Wat zijn de taken een penningmeester?
Hieronder kan je een lijstje vinden wat een penningmeester doet en dus de taken zijn van een penningmeester:
1. Facturatie aansturen en controleren daarvan
2. Maken van periodieke rapportages
3. Bekijken van verslagen zoals jaarverslagen of jaarrekeningen
4. Beheren van de rekening(en) en de kas van een club/organisatie/vereniging
5. De ledenadministratie onderhouden
6. De crediteuren– en debiteurenbeheer
7. Btw-aangiftes en -aanslagen verwerken
8. Afsluiten van relevante verzekeringen
9. Tekenen van betaalopdrachten
10. Aanwezig zijn bij vergaderingen
De penningmeester is verantwoordelijk voor het in orde maken van de boekhouding van de club of vereniging. Daarom is het belangrijk dat de penningmeester wat achtergrondkennis heeft binnen de financiële wereld. Natuurlijk is het ook mogelijk om gewoon met voldoende financiële ervaring aan de slag te gaan. Een zelfstandige fietsenmaker bijvoorbeeld, heeft misschien nooit financiële studies gevolgd, maar heeft misschien wel ervaring met de boekhouding.
Een andere belangrijke taak waar een penningmeester verantwoordelijk voor is, is de ledenadministratie. De penningmeester moet ervoor zorgen dat hij de gegevens van alle leden up to date houdt. Daarnaast moet hij er ook voor zorgen dat alle leden door de club verzekerd worden, als dit nodig is. Bij iets grotere verenigingen of clubs, kan het zijn dat de penningmeester ook contracten moet voorzien voor de leden.
Een ander onderdeel van het takenpakket, is het beheren van de bankrekening. De penningmeester moet ervoor zorgen dat er steeds geld op de rekening staat, om eventuele facturen te kunnen betalen. Hij controleert zelf of de facturen correct zijn, en gaat dan ook over tot de betaling. Een penningmeester kan ook zelf ook e-factureren.
Tot slot moet de penningmeester meestal ook de vergaderingen van het bestuur bijwonen. Hij is namelijk degene die over de financiële zaken gaat. Daardoor heeft een penningmeester vrij veel inspraak in het bestuur van de vereniging of club.
Kan jij ook penningmeester worden?
Wel, eigenlijk is iedereen in staat om penningmeester te worden. Belangrijk is vooral dat je het doet uit engagement! Wanneer je niet echt gemotiveerd bent, zal je al snel afzien van het vele werk!
Bekijk ook: 3 beste gratis boekhoudprogramma’s.
Het kan handig zijn om als penningmeester al enige kennis te hebben, maar je kan het ook perfect leren! Loop bijvoorbeeld eerst enkele maanden mee met de huidige penningmeester, voor je hem vervangt. Zo zal je al snel de kneepjes van het vak leren! Ook vind je op het internet al heel wat informatie over financiële en administratieve zaken. Zo kan je makkelijk iets opzoeken, mocht je het niet weten.
Onthoud vooral dat je als penningmeester geen schatten zal verdienen! Doe het dus nooit voor het geld, maar omdat je je wil inzetten voor een plaatselijke club of vereniging.