Wat is een kasboek en hoe hou je dat bij? Voorbeelden, tips & meer

wat is een kasboek

Als ondernemer ben je verplicht een goede administratie bij te houden.Een van de onderdelen van je administratie is het kasboek. Zo kun je je inkomsten en uitgaven verantwoorden aan de belastingdienst. Maar ook voor jezelf is inzicht in je financiën noodzakelijk om je bedrijf goed te kunnen leiden.

Wat is een kasboek?

Het kasboek is een financieel boek waarin je alle contante betalingen en ontvangsten registreert. Als je een product of dienst contant betaalt, bewaar dan de kassabon of de ontvangen factuur goed. Je hebt de bonnen en facturen namelijk nodig om ze in je kasadministratie te verwerken. Je kunt je kasadministratie bijhouden op papier, in een spreadsheet of boekhoudsoftware.

In de kasadministratie vermeld je de volgende gegevens:

  • nummer van het boekstuk
  • datum van de transactie
  • grootboekrekening
  • omschrijving
  • btw%: 0%, 9% of 21%
  • bedrag ontvangsten exclusief btw
  • bedrag uitgaven exclusief btw
  • btw bedrag
  • totaalbedrag ontvangsten
  • totaalbedrag uitgaven
  • kassaldo

Voorbeeld van een kasboek

Datum Omschrijving Ontvangsten Uitgaven btw 21% Totaal Saldo

1-1-2020 Saldo € 0

3-1-2020 Verkoop kleding  € 121 + € 21 + € 21 = €163

5-1-2020 Kledingrek – € 50 – €60,50 = -€110,50

Totaal: 163 – €110,50 = €52,50

Kasboek bewaarplicht

In Nederland ben je verplicht om de bijbehorende kasstukken zeven jaar te bewaren. Kasstukken zijn bijvoorbeeld:

  • kassabonnen
  • kwitanties
  • ontvangen facturen, die je betaald hebt
  • facturen die door jouw klanten betaald zijn

Hoe maak je een kasboek en hoe verwerk je contante betalingen?

Je kan op wel op 10 verschillende manieren je kasboek gaan maken en bijhouden. Echter zijn er veel manieren die foutgevoelig zijn. Denk dan bijvoorbeeld aan papier. De twee meest voorkomende manieren waarbij men zijn kasboek aanmaakt en bijhoud zijn Excel en Boekhoudsoftware. Graag vertellen we de voordelen en nadelen van beide manieren.

Kasboek In Excel

Veel startende ondernemers houden hun kasadministratie bij in het programma excel. Maar, contante betaling verwerken in excel heeft meerdere nadelen:

1. Een contante betaling verwerken kost veel tijd

Van elke kasbetaling moet je alle gegevens van het bonnetje of de factuur in je spreadsheet invullen: datum, bedrag exclusief btw, btw bedrag, bedrag inclusief btw enzovoort. Tijdens het registreren van deze gegevens is het risico op het maken van fouten groot. In boekhoudprogramma’s hoef je minder gegevens in te vullen, omdat er bepaalde gegevens automatisch aangevuld worden, zoals boekstuknummers en btw berekeningen. Van elke transactie moet je de bon bewaren. Soms moet je een kassabon kopiëren, omdat de inkt vervaagt. Met boekhoudprogramma’s kun je kassabonnen scannen. Zo raak je geen bonnen kwijt raakt en je bonnen blijven tijdens de bewaarplicht van zeven jaar leesbaar. Dat scheelt een hoop tijd en onenigheid met de belastingdienst.

2. Handmatig berekenen btw aangifte

Als je de kasadministratie in een excel spreadsheet bijhoudt, moet je de gegevens uit je administratie handmatig in je btw aangifte verwerken. Met boekhoudsoftware worden je administratie en de btw aangifte automatisch gekoppeld.

3. Minder tijd om te ondernemen

Als ondernemer wil jij je tijd besteden aan ondernemen. Je wilt je kostbare tijd niet verdoen aan een contante betaling verwerken in excel. Je kunt je energie beter benutten aan je klanten, die je een factuur kunt sturen.

Lees hier alle nadelen over boekhouden in Excel

Kasboek in boekhoudsoftware

Hieronder ga je een video zien over hoe je een kasboek kan aanmaken en hoe je die op de beste manier kan bijhouden. Op deze manier adviseren wij ook om je administratie en dus ook je administratie te gaan onderhouden. Dat omdat er eigenlijk alle nadelen van Excel hier verholpen worden.

De video die je zometeen gaat zien is van de boekhoudsoftware Moneybird. Moneybird is een van de boekhoudsoftware aanbieders die wij binnen onze boekhoudsoftware vergelijker hebben. Dit is dus een voorbeeld hoe het in Moneybird moet. In alle andere boekhoudprogramma’s is dit mogelijk, maar dan net in een andere layout.

Hoe je in Moneybird een kasboek aanmaakt en bijhoud.

Een kasboek toevoegen aan een softwareprogramma is eenvoudig. Volg het pad “tandwiel”, “instellingen”, “bank” “toevoegen”, “kasboek”. Geef het een logische naam en klik op “opslaan”. Je kasboek vind je terug onder het tabblad “Bank”.

Handmatig transacties toevoegen

Via het tabblad “Bank” houd je je kasboek bij. Klik op de knop “toevoegen” en dan op “handmatig transacties toevoegen”. Selecteer in het scherm dat nu opent bij “rekening” het kasboek. Dan vul je de gegevens in het scherm:

  • bedrag: het ontvangen of uitgegeven bedrag. Let op: als je een bedrag uitgegeven hebt, zet dan een minteken voor het bedrag
  • omschrijving: de omschrijving van het artikel dat je gekocht hebt
  • kenmerk: hier vul je “kasopname” in
  • datum: datum van de transactie

Klik op “opslaan”.

Contante betaling verwerken

Nadat je een transactie ingevoerd hebt in de boekhoudsoftware, moet de transactie verwerkt worden. Ga naar het tabblad “bank”. Klik op “koppel openstaand bedrag” en koppel de transactie aan het bonnetje dat je hebt geupload.

Pin Opname verwerken

Met het verwerken van de bankafschriften staan de pinopnames automatisch in het transactieoverzicht. Om deze geldopname te verwerken, maak je een tussenstap. Bankopnames worden eerst gekoppeld aan de categorie “kruisposten”. Klik op “koppel openstaand bedrag”, selecteer de categorie “kruisposten” en klik op de button “koppel”. Vanuit de categorie “kruisposten” stort je de geldopname van de bank in je kas. Klik op de knop “toevoegen” en kies voor “handmatige transacties toevoegen”. In het scherm dat opent, selecteer je het kasboek en vul je de volgende gegevens in:

  • kenmerk: kasstorting
  • bedrag: bijvoorbeeld 50
  • omschrijving: kasstorting
  • datum: de datum van de pinopname

Klik op de button “Opslaan” en ga terug naar het tabblad “bank”. Klik op “koppel openstaand bedrag” en zoek op “kruisposten”. Klik op “koppel”.

Voordelen boekhoudprogramma

  • Met een boekhoudprogramma vul je eenvoudig de gegevens van de transactie in en hoef je minder gegevens in te vullen dan in een excel sheet. De btw bedragen berekent het programma automatisch. Het voordeel is dat er geen rekenfouten gemaakt worden.
  • Bonnen kun je scannen en uploaden. Daarna koppel je ze aan een transactie. De tijd van kassabonnen kopiëren (omdat de inkt van een kassabon vervaagt) en bewaren in een ordner is voorbij.

Welke boekhoudsoftware past bij mij?

Nu je weet hoe je een kasboek aanmaakt en onderhoud in Moneybird zijn er tientallen andere boekhoudsoftwares in de markt die precies dezelfde mogelijkheden hebben. Met de boekhoudsoftware vergelijker kun je filteren op de elementen die op jouw bedrijf van toepassing zijn:

  • Ben je een zzp’er, een starter of een vereniging?
  • In welke branche ben je werkzaam?
  • Hoeveel medewerkers heeft je bedrijf?
  • Welke aanvullingen vind je belangrijk? Bijvoorbeeld een kassasysteem of debiteurenbeheer.
  • Voor welke btw aangifte kies je? Is in jouw bedrijf de btw verlegd?
  • Wil je zelf boekhouden of wil je samen met een boekhouder je boekhouding bijhouden?
  • Wil je je bankmutaties koppelen aan je boekhoudsoftware?
  • Wil je inkoopfacturen scannen?
  • Werk je met vreemde valuta?

Met onze software vergelijker vind je op een hele makkelijke manier welke boekhoudsoftware perfect binnen jouw bedrijf past. Meestal kun je een programma een paar maanden gratis proberen. Vergelijk vandaag nog de verschillende boekhoudprogramma’s en ga voor het gemak van de beste software.

Wat is een bankboek? En hoe kan al je transacties verwerken in administratie?

Wat is een bankboek

Als bedrijf moet je ervoor zorgen een zakelijke administratie bij te houden. De bankboek is een onderdeel van de zakelijke administratie. Dat ben je namelijk wettelijk verplicht. En je wilt natuurlijk voor je bedrijf een goed overzicht hebben van je financiële situatie. Een belangrijk onderdeel daarvan zijn de financiële dagboeken waarin alle financiële feiten worden bijgehouden. Eén van deze dagboeken is het bankboek waarin je je bank administratie moet bijhouden. Maar wat moet je precies bijhouden in zo’n dagboek en waarom moet je dit bijhouden?

Wat is een bankboek?

Een bankboek is een soort dagboek worden alle ontvangsten en uitgaven bijgehouden die als transacties op je bankafschriften staan. Als je als bedrijf meerdere bankrekeningen hebt, houd je voor iedere bankrekening een apart bankboek bij. Dit is maar één van de financiële dagboeken van je administratie. Andere dagboeken zijn kasboek, memoriaal en het inkoop- en verkoopboek.

Waarom moet ik een bankboek bijhouden?

Als je als bedrijf veel te maken hebt met ontvangsten van klanten en betalingen aan leveranciers. Door het bijhouden van een bankboek behoud je het overzicht van de financiën. Wanneer je gebruik maakt van internetbankieren heb je altijd de laatste stand van zaken met betrekking tot je liquide middelen.

Wat moet er in een bankboek staan?

Als je boekhoudsoftware gebruikt, is dit dagboek al ingedeeld. Je hoeft daar verder niets meer aan te doen. Als je je bankboek bijhoudt in Excel dan is het handig om van te voren goed na te denken over de indeling. Het is natuurlijk van belang om alle ter zake doende gegevens te vermelden. Een mogelijk indeling van kolommen zou kunnen zijn:

• Datum
• Omschrijving
• Grootboekrekening
• Klantnummer
• Factuurnummer
• Bedrag excl. BTW
• BTW-bedrag
• Totaal bedrag
• Bijzonderheden

Deze indeling maak je op twee verschillende tabbladen. Het eerste tabblad geef je de titel: Overzicht ontvangsten maand-jaar. Het tweede tabblad krijgt de titel: Overzicht uitgaven maand-jaar. Afhankelijk van de hoeveelheid mutaties zou je per maand of per kwartaal nieuwe tabbladen kunnen maken. Natuurlijk moet je er ook voor zorgen dat het eindsaldo in Excel na het verwerken van je bankafschriften overeenkomt met het eindsaldo van je bankafschrift.

Mocht je het dus in Excel willen bijhouden of al bijhoudt, let dus goed op de bovenstaande punten. Daarnaast willen we wel aangeven dat je erg bewust moet zijn van de risico’s van Excel. Je administratie bijhouden in Excel is namelijk niet veilig, tijdrovend, kunnen geen banktransacties ingeladen worden en zo kan je wel doorgaan. Lees hier alle nadelen over boekhouden in Excel.

Hoe lang moet ik mijn bankboek bewaren?

De wettelijke bewaartermijn voor je administratie en dus ook voor je bankboek, is zeven jaar gerekend vanaf het jaar na de boekingen. Let er goed op dat je bankafschriften doorlopend genummerd zijn. Zo kun je controleren of je een bankafschrift mist. Controleer deze dan ook altijd goed na ontvangst en berg ze vervolgens na het boeken meteen in de juiste map op. Als je geen papieren bankafschriften meer krijgt maar digitale, kun je je overzichten online bekijken. Ook dan geldt de bewaartermijn van zeven jaar. Mocht je Excel gebruiken, zorg er dan voor dat je je bankafschriften regelmatig download en opslaat. Met boekhoudsoftware wordt dit automatisch gedaan. De meeste banken bewaren de digitale afschriften maar maximaal twee jaar. Overigens geldt de wettelijke termijn van zeven jaar ook voor computerprogramma’s en bestanden. Dus ook als je je administratie in Excel doet, moet deze zeven jaar worden bewaard. Zorg er dus voor dat je regelmatig een backup maakt!

Hoe maak ik een bankboek?

Je kunt een bankboek op twee manier maken:

1. In Excel

Zoals eerder uitgelegd, kun je de voorgestelde indeling gebruiken. Het is hierbij wel belangrijk dat je bij de boekingen goed oplet dat je niets overslaat en alle rubrieken invult. Doe je dat niet, dan is het later vaak zoeken om erachter te komen wat een bepaalde boeking betekent. Er zijn nogal wat nadelen als je je administratie in Excel bijhoudt. Denk bijvoorbeeld aan backups die je regelmatig moet maken, formules die je goed moet weten te gebruiken, je moet behoorlijke kennis hebben van boekhouden en het kost veel tijd. Tijd die je beter kunt besteden aan ondernemen.

2. In Boekhoudsoftware

Als je je administratie wilt bijhouden in een boekhoudpakket wordt er veel voor je uit handen genomen. Kies dan wel voor een boekhoudpakket dat de mogelijkheid biedt om bankafschriften elektronisch in te lezen in je administratie. Zo kan je vanuit je bankrekening een .cvs bestand uitlezen en laten inlezen in de boekhoudsoftware. Bij sommige boekhoudpakketten is ook de mogelijkheid om beide systemen met elkaar te koppelen. Zo komen automatisch alle transacties binnen je administratie. Ook kunnen afschriften met een factuurnummer automatisch als betalingen op facturen worden geboekt. Dat is veel gemakkelijker dan handmatig alle ontvangsten en betalingen in Excel in te tikken. En uiteraard is er veel minder risico op fouten.

Welke boekhoudsoftware past bij mij?

Mocht je dus niet moeilijk willen doen in Excel. Dan is boekhoudsoftware de mooiste manier om je boekhouding te doen. Maar Welk boekhoudpakket geschikt is voor jouw bedrijf? Dat hangt af van een aantal factoren. Als allereerste de grootte van je bedrijf en je bedrijfsvorm. Maar ook de aangeboden functies en de prijs is natuurlijk van belang. Bekijk ook goed de reviews van de aangeboden software. Maak een top 3 of top 5 en gebruik de boekhoudsoftware vergelijken om de aanbieders te bekijken. Vaak is het ook mogelijk om gedurende een proefperiode gebruik te maken van de software zodat je een en ander goed kunt uitproberen. Daarnaast kan je in onze boekhoudsoftware vergelijker aangeven waar de software aan moet voldoen. Op deze manier weet je heel snel welke software aan jouw wensen voldoet.

Wat is vaste activa? De 3 verschillende vaste activa’s en meer

vaste activa

Vaste activa is een begrip dat je al snel tegen het lijf loopt wanneer je je gaat verdiepen in de boekhouding. Maar wat is het precies? En welke soorten vaste activa’s zijn er allemaal? Hoe ga je deze activa verwerken in de ondernemingsbalans en hoe identificeer je vaste activa’s in jouw onderneming? Al deze vragen worden zijn hier te vinden.

Wat is vaste activa?

Vaste activa zijn de bezittingen van jouw bedrijf die langer dan een jaar in je bezit blijven. Dit zijn de bedrijfsmiddelen die je nodig hebt om jouw producten of diensten te ontwikkelen en verkopen. Denk dan aan: een inventaris, laptop, auto, bedrijfspand, machines en meer. Er zijn verschillende soorten vaste activa. Met de term vaste activa wordt dus niet bedoeld om door te verkopen aan je klanten.

Soorten vaste activa’s

De verschillende soorten vaste activa’s komen terug op de jaarrekening, die bestaat uit de balans, de winst- en verliesrekening en een toelichting daarop. De balans en de winst- en verliesrekening maak je op aan de hand van het grootboek, wanneer je de inventaris- en voorraadlijsten hierin hebt verwerkt.

Immateriële vaste activa’s

Immateriële vaste activa’s zijn niet tastbaar. Het gaat hier om bezittingen die een rol kunnen spelen in het financiële proces maar niet in het tastbare bedrijfsproces. Wanneer de waarde van het immateriële vast te stellen is, is het mogelijk om deze activa op de balans op te nemen. Een voorbeeld van dit soort activa is goodwill, licenties, octrooien en ontwikkelingskosten.

Materiële vaste activa’s

Materiële vaste activa’s, ook wel fixed assets genoemd, zijn de bezittingen van een bedrijf die voor een periode langer dan een jaar gebruikt worden. Het vermogen dat hier in is gaan zitten wordt over de gebruiksperiode afgeschreven. Een voorbeeld van fixed assets zijn machines, grond en gebouwen, laptop en telefoon en transportmiddelen.

Financiële vaste activa’s

Financiële vaste activa’s zijn activa waarvan verondersteld wordt dat ze langer dan één verslagperiode mee gaan. Hierbij geldt dat de onderneming een financieel belang of vordering heeft in of op een andere organisatie of persoon. Voorbeelden van deze zogeheten “financial fixed assets” zijn onder andere langlopende beleggingen en lange-termijn voorschotten. Dit kan zijn in de vorm van liquide middelen maar ook in de vorm van uitstel van betaling.

Hoe worden vaste activa’s ingedeeld op balansen?

Voordat we gaan uitleggen waar de vaste activa’s staan op een balans. Leggen we eerst in het kort uit hoe de balans is opgebouwd. Een balans is onder te verdelen in activa (dus ook vaste activa) en passiva (schulden). 

Opbouw van een balans

De opbouw van een balans gaat eigenlijk altijd hetzelfde. Hieronder zie je hoe een balans is opgebouwd:

ActivaPassiva
Vaste activa
(grond, terreinen, gebouwen)
Eigen vermogen
Vlottende activa
(voorraden, debiteuren)
Lang vreemd vermogen
(looptijd langer dan 1 jaar)
Liquide middelen
(bank, bedrag in kas)
Kort vreemd vermogen
(looptijd tot 1 jaar),
waaronder crediteuren

Aan de linkerkant, de activa geven alle bezittingen van je bedrijf weer, en dit is ook weer onder te verdelen in twee categorieën. Enerzijds staat op de balans de vaste activa. Dit zijn alle posten waar je als onderneming langer dan een jaar aan gebonden bent. Denk daarbij aan de inventaris, auto’s, machines en ga zo maar verder. Naast de vaste activa, heb je ook vlottende activa. Vlottende activa zijn meer de dynamische posten die snel kunnen veranderen binnen een jaar. Denk daarbij aan debiteuren, het geld op de bank en je voorraad.

 Aan de rechterkant, staat de Passiva. De Passiva geeft al je schulden en investeringen weer die in de onderneming geïnvesteerd is. Qua bedrag is het van belang dat dit precies gelijk is met de activa, maar dan in schulden. Dat is ook de reden waarom men het een balans noemt. Zodat je kunt nagaan of je de administratie op de juiste manier heeft gevoerd en dat je geen fouten hebt gemaakt. Onder passiva worden alle schulden genoemd en daarnaast het eigen vermogen van je onderneming. De belangrijkste categorieën zijn eigen vermogen, lang vreemd vermogen en kort vreemd vermogen. Het verschil tussen de bezittingen en schulden is hetgeen wat je als eigen vermogen op de balans hebt staan.

Voorbeeld bans

Bedrijf

Activa (debit)Passive (debit)
Vaste ActivaEigen vermogen
Bedrijfsruimte€330.000Eigen vermogen€180.000
Bestelbusje€40.000Reserve€50.000
Inventaris€80.000
Vlottende ActivaLang vreemd vermogen
Voorraad€180.000Hypotheek bedrijfsruimte€200.000
Debiteuren€80.000Onderhandse lening€200.000
Liquide middelen€90.000Kort vreemd vermogen
Crediteuren€120.000
Rekening Courant RABO€50.000
Totaal Activa:€800.000Totaal Passiva:€800.000

Hoe kom je erachter wat jouw eigen vaste activa’s op dit moment zijn?

Wij begrijpen dat het soms overweldigend kan zijn al die cijfers. Het is dus ook geen enkel probleem als je wat moeite hebt met boekhouden. Door middel van een boekhoudsoftware kan je makkelijk je vaste activa’s op elk moment van de dag bekijken. Je verwerkt namelijk al je inkopen en facturen in je administratie. Je boekhoudsoftware houdt alles bij wat precies je vaste activa ’s zijn. Door het voor je zelf het overzichtelijk te maken wat je activa’s zijn, kan je categorieën toevoegen binnen je boekhoudsoftware. Neem als voorbeeld dat je een telefoon wilt aanschaffen op de zaak. Wanneer je de telefoon aangeschaft hebt, kan je de inkoopfactuur verwerken bij je inkoopfacturen. Binnen de factuur kan je categorieën aanmaken. In dit geval valt de telefoon onder vaste activa, want het is een bezitting van je bedrijf. Hoe de categorie precies gaat heten, kan je geheel zelf bepalen.

Op deze foto hierboven zie je dat de telefoon onder Vaste Activa de categorie “iPhone X” is aangemaakt en geselecteerd. Al die categorieën kan je terugvinden op je balans. Dat ziet er als vervolgens uit:

Zo kan je dus heel makkelijk je balans en dus ook je vaste activa’s bijhouden van je bedrijf. Het is heel belangrijk dat je dit op orde hebt, want om je bedrijf te kunnen laten groeien moet je het financieel ook op orde hebben. Doormiddel van een balans krijg je daardoor makkelijk inzicht hoe je er financieel ervoor staat. 

Welk boekhoudsoftware past bij mij? 

Wellicht dat je zelf al wat onderzoek heb gedaan naar een aantal boekhoudsoftware pakketten, maar wij kunnen begrijpen dat het best overweldigend kan zijn met al die verschillende software aanbieders. Er zijn op het moment zijn er tientallen boekhoudsoftware aanbieders die allemaal zeggen dat ze de beste software hebben. Echter heeft elk boekhoudsoftware zijn plus en minpunten. Door gebruik te maken van onze boekhoudsoftware vergelijker kun je filteren op basis van jouw wensen. Daarbij is het ook 9 van de 10 keer zo dat je niet gelijk een boekhoudsoftware abonnement hoeft af te sluiten. Je kan namelijk gebruik maken van een proefperiode zodat je zelf kan testen of het voldoet aan je wensen. Aarzel niet, vergelijk en test alle boekhoudsoftware.

Wat is een inkoopfactuur en hoe maak je er één? Voorbeelden, tips en meer

Wat is een inkoopfactuur

Om zowel voor jezelf als voor de Belastingdienst een duidelijk overzicht te hebben van de financiën van je bedrijf, is het essentieel om goed je boekhouding te doen in een boekhoudprogramma. Belangrijk onderdeel hiervan is de crediteurenadministratie, waarin de inkoopfacturen worden bijgehouden. Maar waarom moet je inkoopfacturen maken? En wat moet er precies op vermeld worden? Het antwoord op deze én andere vragen vind je in dit artikel!

Wat is een inkoopfactuur?

Op een inkoopfactuur vind je een specificatie van de diensten en producten die je afneemt. Het is een rekening waarop het bedrag staat, dat je aan een leverancier moet betalen. Inkoopfacturen verstuur je wanneer je een een dienst of product(en) levert of hebt geleverd. Wanneer je zelf wat inkoopt voor je bedrijf ontvang je een inkoopfactuur van de leverancier of het bedrijf waarbij je gebruikt hebt gemaakt van hun dienst(en).

Waarom moet ik een inkoopfactuur maken?

Wanneer je regelmatig producten of diensten inkoopt voor je bedrijf, is het lastig de betalingstermijnen van de facturen van de verschillende leveranciers in de gaten te houden. Je maakt en boekt een inkoopfactuur in je administratie om betaal herinneringen en boetes te voorkomen zodat je een overzicht krijgt en houdt van je betaalverplichtingen en vervaldata.

Wat moet er op een inkoopfactuur staan?

Mocht je geen boekhoudsoftware gebruiken dan moet je goed opletten dat je niet belangrijke informatie vergeet die op de inkoopfactuur moet staan. Inkoopfacturen moeten namelijk net zoals verkoopfacturen, voldoen aan een aantal eisen van de Belastingdienst. Voor inkoopfacturen moet je het volgende melden:
 de naam en het adres van zijn en jouw bedrijf;
• zijn btw-nummer;
• zijn KvK- nummer;
• de factuurdatum;
• het (steeds oplopende) factuurnummer;
• de betalingstermijn;
• een omschrijving van de geleverde goederen en/of diensten;
• het aantal geleverde goederen of de omvang van de geleverde diensten;
• de leverdatum van de goederen of diensten;
• de datum van een eventuele vooruitbetaling;
• het totaalbedrag exclusief btw (wanneer er sprake is van het gebruik van verschillende btw-tarieven dienen de bedragen apart vermeld te worden);
• het btw-tarief;
• het btw-bedrag.

Voorbeeld inkoopfactuur

Let er dus op dat degene van wie jij de factuur ontvangt, aan deze eisen heeft voldaan. Controleer je het niet en constateert de Belastingdienst onjuistheden? Dan kan dit gevolgen hebben, bijvoorbeeld het mislopen van btw-aftrek.

Hoelang moet ik een inkoopfactuur bewaren?

Het is wettelijk verplicht om je inkoopfacturen, net als andere zakelijke documenten, 7 jaar te bewaren. Dat mag op papier, digitaal of op een harde schijf of in de cloud.

Mocht je dus in Excel boekhouden let er dus goed op dat je niet de administratie verliest. Vergeet dus niet een back-up te maken van je administratie! Naast het feit dat bewaren verplicht is, kunnen de facturen gebruikt worden als aankoopbewijs of bij garantie-issues. Wel raden wij het af om je boekhouding te doen in Excel. Dat vanwege de hoge risico’s die je oploopt. Denk dan bijvoorbeeld aan: Veiligheid van je administratie, veel tijd kwijt, is niet te koppelen met externe systemen en zo zijn er nog meer nadelen. Lees hier alle nadelen om je boekhouding te doen in Excel.


Wat wij wel aanraden is om je boekhouding te doen in boekhoudsoftware. Alle nadelen die wij hebben genoemd om je boekhouding te doen in excel, worden verholpen in boekhoudsoftware. Je hoeft geen zorgen te maken over back-ups of je kostbare tijd. De software is namelijk zo ontwikkeld dat hij het meeste werk voor je doet. Het bedrijf die de software ontwikkeld neemt dus ook de veiligheid van jouw administratie op.  Daarnaast kan je heel snel factures maken en versturen zowel van je computer als telefoon. Vergeet je klant te betalen? Dan stuurt die automatisch herinneringen. En zo zijn er nog veel meer voordelen over het gebruikt van boekhoudsoftware. Vergelijk hier alle boekhoudsoftware aanbieders.

Hoe maak je eenvoudig inkoopfacturen?

Goed, nu je weet wat een inkoopfactuur is en wat erop moet. Nu vraag je je misschien af; hoe maak je makkelijk inkoopfacturen? En hoe boek je ze het beste in? Dat kan je door twee manieren te doen:

1. In Excel

Wanneer je er voor kiest om in Excel te gaan boekhouden moet je op veel dingen letten. Denk dan hierbij aan, zelf back-ups maken, oppassen dat je geen slordige fouten maakt in Excel, veel kennis nodig van boekhouden en zo kan je wel even door gaan. Wil je alle nadelen weten over boekhouden in Excel? Lees hier de 10 nadelen over boekhouden in Excel. 

2. In Boekhoudsoftware

Wanneer je er voor kiest om met boekhoudsoftware aan de slag te gaan kan je heel eenvoudig inkoopfacturen maken en versturen. In alle boekhoudsoftware pakketten word je namelijk stap voor stap meegenomen met het maken van een (inkoop)factuur zodat je geen belangrijke informatie vergeet die de belastingdienst van je eist. 

Neem even als boekhoudsoftware voorbeeld Moneybird. Moneybird is één van de boekhoudsoftware aanbieders op de markt die gebruiksvriendelijke boekhoudsoftware aanbiedt. 

Wanneer je een inkoopfactuur wilt maken, kan je dat eenvoudig doen om naar het tabje facturen te gaan en te klikken op “factuur toevoegen”.

Note: Wanneer je voor het eerst een factuur toegevoegd een boekhoudprogramma zal je eerst te maken hebben met het toevoegen van een huisstijl. Aangezien dat nu irrelevant is voor deze uitleg, laten we die nu niet zien.

Zoals je kan zien je allerlei lege doorzichtige vakken. Dat zijn plekken waarbij je de gegevens kan invullen van je klant en product(en) of diensten in rekening kan brengen. Eerst beginnen we met de gegevens van je klant in te vullen.

De gegevens van je klant invullen kan je op twee manieren doen. Je kan het handmatig doen, maar je kan ook vragen om hun KVK nummer. Wanneer je de KVK nummer invult, kijkt Moneybird in het KVK register en vult automatisch alle benodigde informatie in. Handig niet?

Als je het als contactpersoon hebt opgeslagen kan je die vervolgens selecteren op de factuur in Moneybird.

Zodra je de gegevens van je klant hebt staan kan je nu alles in rekening gaan brengen. In dit geval is Getvision een reclamebureau die een logo heeft ontworpen voor een partij.

Als laatste kijk je nog even of alles juist is vermeld op de factuur en kan die verzonden worden naar de klant. Wanneer alles goed is vermeld, kan je ervoor kiezen om de factuur “nu” te versturen of verzend in de toekomst. Nadat je factuur hebt verstuurd kan het wel eens voorkomen dat de klant vergeet te betalen. Is dat het geval, dan zal software automatisch herinneringen sturen. Eenvoudig niet? Dit kost nog geen 5 minuten!

Boekhoudsoftware voordelen

Niet alle boekhoudsoftwares bieden echter dezelfde mogelijkheden. Er zijn programma’s die een grens stellen aan bijvoorbeeld het aantal inkoopfacturen dat je kunt verwerken, terwijl je bij andere programma’s een onbeperkt aantal facturen kunt inboeken. Dat is compleet afhankelijk van je abonnement. Daarnaast is er een verschil bij het invoeren van de inkoopfacturen. Er is software waarbij je de facturen kunt inscannen, maar je kunt er ook voor kiezen de gegevens handmatig in te voeren. Bepaal dus, voor je een softwarepakket aanschaft, hoeveel facturen je ongeveer denkt te zullen gaan invoeren en op welke manier je dit wilt gaan doen.

Naast het aanmaken en het verwerken van facturen in je administratie brengt het nog veel meer voordelen zich mee. Denk dan aan:

• jij en je medewerkers hebben altijd en overal de gelegenheid de administratie in te zien en bij te werken. Facturen kunnen door een verantwoordelijke eenvoudig goed- of afgekeurd worden;

• inkoopfacturen kunnen in meerdere talen gegenereerd worden in de boekhoudsoftware en kunnen meteen in je gehele administratie worden verwerkt;

• in boekhoudsoftware kan je vaak de facturenstroom koppelen aan internetbankieren, wat het betaalproces vereenvoudigd;

• je raakt geen facturen meer kwijt en hebt altijd een back-up;

• je kunt een accountant of financieel adviseur toegang geven tot jouw financiële gegevens, zonder dat je daarvoor eerst een stapel papieren moet overhandigen;

• bij een controle van de Belastingdienst heb je alles meteen bij de hand.

Welke software past bij mij?

Als ondernemer heb je het druk en het bijhouden van inkoopfacturen en andere administratieve zaken kost veel tijd. Daarentegen zorgt een administratie die perfect in orde en up to date is voor orde en rust. Voorkom je te late betaling van facturen want het niet of op tijd betalen van facturen geeft een minpunt aan de professionele uitstraling van je bedrijf.

Je ziet nu dat boekhoudsoftware een toegevoegde waarde heeft. De volgende stap is het vinden van het programma dat het best bij jouw bedrijf past. Met onze boekhoudsoftware vergelijker kan je boekhoudsoftware aanbieders bekijken en kiezen voor het boekhoudpakket dat voldoet aan jouw wensen. Filter op je bedrijfsvorm en maak vervolgens jouw persoonlijke top 3 op basis van functies, prijs en reviews. Hierbij kun je bijvoorbeeld rekening houden met de manier waarop je BTW-aangifte wilt doen en welke andere functies voor jou belangrijk zijn. Vervolgens hoef je niet gelijk te betalen voor de software, de meeste software bieden een proefperiode aan van X aantal maanden. Zo kun je zien of de boekhoudsoftware je bevalt. Begin met vergelijken en ontdek welke boekhoudsoftware het beste bij jou past!

Wat is een crediteur? Het verschil tussen crediteur en debiteuren

Wat is een crediteur?

De termen crediteur en debiteur lijken erg op elkaar en worden ook nog regelmatig door elkaar gehaald. Dat is ook niet gek, maar kan wel erg verwarrend zijn als je de boekhouding aan het doen bent. In dit artikel leggen wij jou uit wat een crediteur is, wat het verschil is tussen een debiteur en crediteur, hoe je ervoor zorgt dat facturen op tijd betaald worden en hoe je zelf niet vergeet de facturen te betalen.

Wat is een crediteur?

Als je een (beginnend) ondernemer bent heb je deze term vast al eens horen vallen. Een crediteur is iemand die je nog moet gaan betalen. Dit kan bijvoorbeeld jouw leverancier zijn of het bedrijf waarbij jij een abonnement hebt op internet en televisie. Deze mensen sturen jou dus een factuur die je nog moet gaan betalen.

Wat is het verschil tussen debiteuren en crediteuren?

Goed, crediteuren zijn dus de mensen die jij nog moet gaan betalen. Debiteuren zijn dus de de tegenovergestelde groep mensen: de mensen die jou nog moeten betalen. Dit zijn bijvoorbeeld jouw klanten die gebruik hebben gemaakt van jouw dienst of die jouw producten hebben gekocht. Als deze mensen nog niet hebben betaald zijn zij een debiteur.

Ezelsbruggetje

Om het verschil tussen debiteuren en crediteuren makkelijker te onthouden zijn er verschillende ezelsbruggetjes. Een handig ezelsbruggetje om het verschil te onthouden is:

De tweede letter van crediteuren is een R, dit betekent: rennen(en dus schulden).
De tweede letter van debiteuren is een E, dit betekent EISEN (je moet dus nog geld ontvangen).

Op deze manier kan je makkelijk onthouden wat crediteuren zijn en debiteuren.

Hoe zorg je ervoor dat facturen op tijd betaald worden en dat jij ze op tijd betaald?

Nu weet je het verschil tussen debiteuren en crediteuren, maar het belangrijkste is natuurlijk dat de facturen betaald worden en dat jij zelf ze ook niet vergeet te betalen. Voor beide gevallen hebben wij 4 tips.

Tip 1: mails aan favorieten toevoegen

Ten eerste is het handig om al de mails die een (inkoop)factuur bevat, om die in je favorieten toe te voegen. Zo kan je op de zondag of op de vrijdag wanneer je de administratie doet, alle mails die in je favorieten staan afgaan om alle (inkoop)facturen te verwerken in je administratie. Zo kan je zien welke facturen zijn betaald en of open staan.

Tip 2: Een apart mailadres

Mocht je het niet prettig vinden om je mails met een (inkoop)factuur in je favorieten te toevoegen, kan je er ook voor kiezen om een apart email adres aan te maken voor de administratieve zaken. Dit is een manier om meer overzicht te creëren voor op beide mailadressen. Dit is een andere manier om te zien welke facturen betaald zijn of nog open staan.

Tip 3: Genereer een uniek mail adres in je boekhoudsoftware

In boekhoudsoftware kan je een uniek mailadres maken. Dat wil zeggen dat je voor jezelf een extra mail adres krijgt. Wanneer je dus een mail ontvangt met daarin een (inkoop)factuur, dan kan je die vervolgens doorsturen naar het unieke mailadres van je boekhoudsoftware waarbij het automatisch in je administratie wordt verwerkt. Zo hoef je dus niet handmatig de facturen in je administratie toe te voegen. Later in dit artikel gaan we daar dieper op in.

Tip 4: Gebruik software voor automatisch herinneringen

Stel dat je een factuur eruit stuurt naar je klant. Het kan wel eens voorkomen dat de klant vergeet te betalen vanwege de drukte. Door gebruik te maken van boekhoudsoftware stuurt de software automatisch herinneringen naar je klant wanneer die nog niet heeft betaald. Hoe die herinneringen eruit zien, kun je geheel zelf bepalen.  Zo hoef je dus niet handmatig herinneringen sturen waardoor jij je veel beter kan focussen op je werk of onderneming.

Het kan ook zijn dat jij zelf heel druk bent met je werk of onderneming en ook zelf eens vergeet een factuur te balen. Ook dat is te voorkomen om tip 3 te gebruiken. Wanneer je tip 3 gebruikt, krijg je alles in een mooi overzicht te zien van alle (inkoop) facturen die betaald zijn of open staan.

Hoe verwerk je automatisch (inkoop)facturen?

Op het moment zien er tientallen boekhoudsoftware aanbieders. Om het makkelijker uit te leggen gebruiken we als voorbeeld Moneybird als voorbeeld. Dus stel je gebruikt Moneybird als boekhoudsoftware. Binnen Moneybird, krijg je een een uniek mailadres voor alle inkomende documenten. Je dat unieke mailadres vinden bij inkoopfacturen, en vervolgens zie je een @ staan naast de groene knoppen “toevoegen” en “uploaden”.

Zoals je kan zien zie je allerlei rare nummers in het begin van je mailadres. Moneybird heeft bewust gedaan om spam te voorkomen. Dat is minder makkelijk te raden dan je [email protected].

Hoe hou je overzicht van al je administratie van jezelf en je crediteuren?

Aangezien je nu weet wat crediteuren zijn en het verschil tussen crediteuren en debiteuren. Hoe je makkelijk facturen kan verwerken in je administratie zonder dat je klanten vergeet te herinneren en hoe je zelf kan controleren dat jezelf ook niet bent vergeten een factuur te betalen. Zijn er ook meerdere manieren hoe je overzicht houd over al je (inkoop) facturen

Sommige vinden het prettiger om te boekhouden in Excel. Echter is dat niet meer van deze tijd. Sterker nog, het is zelfs gevaarlijk voor je onderneming als je niet goed oppast. Lees hier alle nadelen over boekhouden in Excel.

Er is namelijk een veel betere manier, namelijk: boekhoudsoftware. Naast dat je nu weet wat het verschil is tussen crediteuren en debiteuren kan je met boekhoudsoftware zonder het verschil te weten, eenvoudig boekhouden. De boekhoudsoftware deelt automatisch je administratie op crediteuren en debiteuren waardoor je dus heel makkelijk het overzicht behoudt. Op deze manier hoef je er minder tijd in te steken, maar wordt de administratie alsnog goed en nauwkeurig gedaan. Daarnaast kan je ook in boekhoudsoftware kun je bijvoorbeeld ook bonnetjes inscannen zodat je hier geen tijd aan hoeft te verspillen met het handmatig invoeren van de gegevens. Zo kun je meer tijd steken in jouw bedrijf.

Weet je niet welke software bij jou past? Maak dan gebruik van onze boekhoud vergelijker. Binnen onze boekhoud vergelijker kan je filteren op basis van jouw wensen waar de software aanzicht moet voldoen. Zo kom je heel snel achter welke software bij jou het best past. Aarzel niet en test verschillende boekhoudsoftware gratis doormiddel gebruik te maken van de proefperiode.

Wat is BTW? Hoe berekent je het? Dit is hoe BTW werkt

Wat is BTW? Hoe berekent je het? Dit is hoe BTW werkt.

Zowel ondernemers, overheden als consumenten krijgen te maken met btw. Wat is dit precies? Waarom moet er een percentage over de aankoop van producten betaald worden? Hoe kun je het btw-bedrag en welke soorten tarieven worden er in Nederland gehanteerd? Het antwoord op deze vragen lees je in dit artikel! 

Wat is BTW? 

BTW is Belasting op Toegevoegde Waarde. Het is een manier om belasting te heffen op producten die mensen zoals jij en ik kopen. Het is dus een consumentenbelasting, niet een belasting die ondernemers moeten betalen. Ondernemers dienen alleen maar als doorgeefluik van deze belasting.  Behalve de moeite van de administratie zou het je dus niets moeten kosten. 

Waarom betalen wij btw? 

De btw-belastingheffing is nodig voor het instant houden van onze verzorgingsstaat. Om iedereen de juiste zorg te kunnen bieden en de Nederlandse infrastructuur, gezondheidszorg en alle sociale voorziening voor iedereen toegankelijk en in een goede staat te houden, is het nodig dat hiervoor voldoende geld vrijkomt. De heffing op producten, luxegoederen, arbeid en diensten is een manier om de Nederlandse samenleving op deze niveaus draaiende én betaalbaar te houden voor iedereen. Het is dus niet zo dat de Nederlandse overheid op geld uit is. Hoewel wij dat als burger dat wel eens stiekem denken. De Bruto Toegevoegde Waarde die elke Nederlander betaalt, dient het algemeen belang. Om deze reden is het ook belangrijk dat iedereen eerlijk zijn of haar belasting betaalt. Anders worden onze maatschappij en welvaartsstaat als snel onbetaalbaar.  

Verschillende btw-tarieven die gehanteerd worden 

Er zijn in Nederland drie verschillende btw-tarieven die gebruikt worden:  

21% Btw 
Het hoogste percentage is 21 procent. Hieronder valt de meerderheid van de producten, zoals luxegoederen als auto’s en witgoed.  

9% Btw 
Het tarief van 9 procent is van toepassing op noodzakelijke producten of sectoren die door de regering worden gesteund. Denk hierbij aan voedselproducten, water, antiek, kunst, boeken, geneesmiddelen en agrarische producten en diensten als sport, fietsreparatie en recreatie.  

0% Btw 
Ten slotte is er het 0-tarief, dat van toepassing is op de internationale handel. Vaak gaat het om producten die worden geëxporteerd naar niet EU-landen. 

Bron: Belastingsdienst 

Tip: Kijk of je Btw-vrijgesteld bent 

Sommige bedrijfssectoren zijn btw-vrijgesteld. Dat wil dus zeggen dat je geen btw hoeft af te dragen. Kijk hier voor alle btw-vrijgestelde sectoren. 

Hoe bereken je de Bruto Toegevoegde Waarde? 

Als ondernemer wil je zoveel mogelijk overhouden van je omzet. Wanneer je dus alle belastingvoordelen weet, kan je daarvan profiteren. Maar hoe bereken je btw? Een mogelijkheid is om dit via de percentages met de hand te doen. Maar nog makkelijker is om jouw gegevens in onze btw-calculator in te vullen. Je kunt dan snel berekenen hoeveel btw-belasting je als ondernemer of particulier jij betaalt. Voordat je dat gaat uitrekenen, is het eerst belangrijk om te weten onder welk tarief jij valt. Wat voor bedrijf heb je, en in wat voor sector bevindt het zich. Zodra ja dat weet, vul het bedrag in wat je wilt factureren en je weet wat je op de factuur kan zetten. 

Je kan ook als tweede optie kiezen op boekhoudsoftware aan te schaffen. Met boekhoudsoftware kan facturen en je offertes aanmaken en word de btw automatisch bijgerekend. Zo hoef je geen zorgen meer te maken dat je te veel of te weinig factureert. 

Inclusief en exclusief btw-heffing: hoe zit dit precies? 

Soms hoor je wel eens inclusief btw of exclusief btw. Het verschil is eigenlijk heel simpel te onthouden. Inclusief btw (incl. Btw) zit de btw in het bedrag. Exclusief btw (excl. Btw) zit de btw er niet bij.  

Voorbeeld

Je hebt een iPhone verkocht die €1000 kost. Op die iPhone behoord 21% btw. 

iPhone: €1000 Exclusief btw 

iPhone: €1210 Inclusief btw 

21% van €1000 = €210. €1000+€210 = €1210 inclusief btw. 

BTW verlegd 

Naast de 3 verschillende btw-tarieven kan er ook een btw-verlegging plaatsvinden. Hierbij staat er op de factuur ‘btw-verlegd’. Het gaat dan om de Bruto Toegevoegde Waarde van de leverancier naar de afnemer, wat in overleg kan gebeuren. Lees hier meer over btw-vergeld.

Btw-afdraging: hoe gaat dit in zijn werk?

Als ondernemer is het belangrijk om de boekhouding goed op orde te hebben en per kwartaal jouw btw-aangifte rond te maken. Door gebruik te maken van efficiënte boekhoudsoftware kun je dit heel soepel en gemakkelijk doen. Het grootste voordeel van deze software is dat je gebruik kan maken van elektrische belastingaangifte.

Zoals je kan zien wanneer je dus al je administratie verwerkt in boekhoudsoftware, dat die automatisch alles zo verwerkt dat jij vervolgens het kan indienen door slechts een paar knoppen bij de belastingdienst. Maak het jezelf daarom niet te moeilijk en kies voor de beste software voor jouw bedrijfsboekhouding. Benieuwd wat voor jou de beste bedrijfssoftware is? Maak dan gebruik van onze boekhoudsoftware vergelijker. Binnen deze vergelijker krijg je alle boekhoudsoftware aanbieders te zien op een rijtje. Aangezien niet alle boekhoudsoftwares hetzelfde zijn, kan je op basis van ons filter systeem alle software filteren die moeten voldoen aan jouw wensen. Zo kom je heel snel achter welk boekhoudsoftware bij jou past. Wanneer je de boekhoudsoftware hebt gevonden, kan je gebruik maken van de proefperiode van enkele maanden. Op deze manier kan je kijken (kosteloos) of de boekhoudsoftware je bevalt. Uit ervaring scheelt je niet alleen veel tijd, maar ook een hoop frustratie en ergernis! 

Wat is een Balans en waarvoor is het handig? | Alles over balansen

wat is een balans?

Elke onderneming moet voorzien zijn van een uitstekende administratie. Dit is niet alleen om belastingtechnische redenen belangrijk, maar ook omdat je hierdoor oog hebt op de financiële vermogens van je onderneming. Je weet dan wanneer je bepaalde acties moet ondernemen en hoe je er precies voorstaat. Een essentieel onderdeel van de administratieve bedrijfsvoering is het bijhouden van een balans. 

Wat is een balans? 

Balans is een overzicht van de bezittingen, de schulden en het eigen vermogen van een onderneming. Deze moeten altijd in verhouding met elkaar staan en altijd ingevoerd worden bij het doen van de aangifte inkomstenbelasting. Het is één van de belangrijkste onderdelen van je administratie. 

Wat staat er op een Balans? 

Een balans is onder te verdelen in activa (bezittingen) en passiva (schulden).

Aan de linkerkant, de activa geven alle bezittingen van je bedrijf weer, en dit is ook weer onder te verdelen in twee categorieën. Enerzijds staat op de balans de vaste activa. Dit zijn alle posten waar je als onderneming langer dan een jaar aan gebonden bent. Denk daarbij aan de inventaris, auto’s, machines en ga zo maar verder. Naast de vaste activa, heb je ook vlottende activa. Vlottende activa zijn meer de dynamische posten die snel kunnen veranderen binnen een jaar. Denk daarbij aan debiteuren, het geld op de bank en je voorraad.  

Aan de rechterkant, staat de Passiva. De Passiva geeft al je schulden en investeringen weer die in de onderneming geïnvesteerd is. Qua bedrag is het van belang dat dit precies gelijk is met de activa, maar dan in schulden. Dat is ook de reden waarom men het een balans noemt. Zodat je kunt nagaan of je de administratie op de juiste manier heeft gevoerd en dat je geen fouten hebt gemaakt. Onder passiva worden alle schulden genoemd en daarnaast het eigen vermogen van je onderneming. De belangrijkste categorieën zijn eigen vermogen, lang vreemd vermogen en kort vreemd vermogen. Het verschil tussen de bezittingen en schulden is hetgeen wat je als eigen vermogen op de balans hebt staan. 

Opbouw van een balans 

De opbouw van een balans gaat eigenlijk altijd hetzelfde. Hieronder zie je hoe een balans is opgebouwd: 

Activa Passiva 
Vaste activa 
(grond, terreinen, gebouwen) 
Eigen vermogen 
Vlottende activa 
(voorraden, debiteuren
Lang vreemd vermogen  
(looptijd langer dan 1 jaar) 
Liquide middelen 
(bank, bedrag in kas) 
Kort vreemd vermogen  
(looptijd tot 1 jaar), 
waaronder crediteuren 

Waarvoor zijn balansen handig? 

Zoals in de inleiding al even was aangeven zijn balansen om meerdere redenen handig. Een balans zorgt ervoor dat je altijd zicht hebt op de financiële gezondheid. Hoe groter je onderneming, hoe belangrijker het is om hem ook regelmatig te verversen. Kleine ondernemingen maken doorgaans maar eenmaal per jaar één op, maar voor grote ondernemingen kan het zijn dat je wil weten hoe je ervoor staat. Daarnaast is het belangrijk om dit inzichtelijk te maken bij een bank als je bijvoorbeeld krediet nodig hebt. Een bank wil dan zien hoe je er financieel voorstaat met je bedrijf en dit kan de bank aflezen aan de jaarrekening.  

Balans voorbeelden

Om je een beter beeld te geven hoe een balans er precies uitziet en waarvoor het handig is, geven je we meerdere voorbeelden. 

Bedrijf

Een balans kan er zo uit zien bij jouw als ondernemer: 

Activa (debet)  Passiva (credit)  
Vaste Activa  Eigenvermogen  
Bedrijfsruimte €330.000 Eigen vermogen €180.000 
Bestelbusje €40.000 Reserve €50.000 
Inventaris €80.000   
Vlottende Activa  Lang vreemd vermogen  
Voorraad €180.000 Hypotheek bedrijfsruimte €200.000 
Debiteuren €80.000 Onderhandse lening €200.000 
Liquide middelen €90.000 Kort vreemd vermogen  
  Crediteuren €120.000 
  Rekening Courant RABO €50.000 
Totaal Activa: €800.000 Totaal Passiva: €800.000 

Student

Een balans kan er zo uit zien bij een student: 

Activa (debet)  Passiva (credit)  
Vaste activa  Eigen vermogen  
Bed €300 Eigen geld €300 
Bureau €400 Gekregen van ouders €2400 
Computer €800 Gekregen van vrienden €350 
Telefoon €900 Lang vreemd vermogen  
Fiets €150 Lening bij Duo €500 
Vlottende activa  Kort vreemd vermogen  
Kleren €500 Lening bij vrienden €58,8 
Boeken €350 Lening van broer €100 
Games €120   
4 pakjes sigaretten €28,80   
Bankrekening €160   
Totaal activa: €3.708,8 Totaal Passiva: €3.708,8 

Gezin

Een balans kan er zo uit zien bij een gezin: 

Activa (debet)  Passiva (credit)  
Vaste Activa  Eigenvermogen  
Huis €350.000,00 Eigen geld €130.000,00 
Auto €40.000,00 Lang vreemd vermogen   
Vlottende Activa  Hypotheekschuld €3000.000 
Banksaldo €38.800,00 Kort vreemd vermogen  
Inboedel €31.400,00 Persoonlijke lening €30.400,000 
Totaal: €460.200,00 Totaal Passiva: €460.200,00 

Hoe maak je een balans?

Als je geen kennis hebt van boekhouden is het lastig om er één te maken. Gelukkig is er tegenwoordig veel boekhoudsoftware voor ondernemers. De boekhoudsoftware zorgt ervoor dat al jouw administratie die jij erin verwerkt, dat daar een balans van gemaakt wordt in een mooi dashboard.  

Dit is om meerdere redenen zeer handig. Allereerst omdat je daarmee het risico gaat verkleinen dat je fouten maakt. Alles wordt namelijk automatisch geadministreerd. Ook zorgt dit ervoor dat je altijd een goed overzicht van je bedrijfsvoering hebt. 

Wat is facturatie en hoe verstuur je ze?

wat is facturatie en hoe verstuur je ze?

Wat is facturatie?

Facturatie zijn meerdere rekeningen die stuurt je naar een klant(en) als je een dienst(en) hebt geleverd of een product hebt verkocht. Soms wordt een factuur ook vooruit gemaakt, omdat klanten soms vooraf het bedrag (of een deel) moeten voldoen.

Maar wat is facturatie nog meer? Er zijn namelijk eisen verbonden aan het versturen van facturen, zodat de factuur voor de Belastingdienst geldig is. Wanneer je niet in een boekhoudprogramma je boekhouding doet, lees de regels die verbonden zijn aan de facturatie goed na, want dan voorkom je boetes en extra naheffingen voor BTW bij de Belastingdienst.

Wat moet er op een factuur?

voorbeeld factuur

De wettelijk gestelde eisen voor een goede factuur zijn als volgt: 

  • Jouw volledige bedrijfsnaam en de naam van de klant. 
  • Je eigen adres en het facturatieadres.  
  • BTW en KVK-nummer. 
  • Datum wanneer de factuur is uitgereikt. 
  • Juiste factuurnummer (opeenvolgend). 
  • Hetgeen wat is geleverd (goederen/diensten en de hoeveelheid). 
  • Leveringsdatum. 
  • Bedrag exclusief BTW, het btw-tarief en het bedrag inclusief BTW. 

Hoe verstuur je makkelijk facturen? 

Sommige ondernemers maken hun facturen handmatig in Word of Excel.  Echter zijn in deze tijd  veel makkelijkere manieren. Op het moment zijn er tientallen boekhoudsoftware aanbieders die het allemaal voor je mogelijk maken om gemakkelijk facturen te sturen. Maar, elk boekhoudsoftware heeft zijn eigen manier van factuur aanmaken en versturen. Om je een beeld te geven hoe dat er ongeveer uitziet, zie je hieronder een video hoe je in Moneybird binnen een paar minuten een factuur kan aan maken en versturen.

Dit is hoe in het Moneybird eruit ziet om een factuur aan te maken en te versturen. Vergelijker hier alle andere boekhoudsoftware pakketten.

Facturen overzicht

Op het einde van de video zag je een overzicht met alle facturen die je had verstuurd. Dit kan je zelf filteren op basis van wanneer dat is geweest. Standaard staat de filter op “facturen uit dit jaar”. Zo krijg je een goed overzicht of al je facturen wel of niet betaald zijn. Nu kan je je afvragen, wat als mijn klant niet mijn factuur betaald? Daarvoor hebben ze een workflow systeem waarbij je automatische herinneringen kan instellen.

 

Automatische herinneringen

Nadat je je factuur hebt verstuurd, kan je daarbij ook automatische herinneringen instellen mocht je klant niet de factuur voldaan hebben. Hieronder zie je hoe dat precies er uit ziet wanneer je de herinneringen wilt gaan aanpassen.

factuur-herrinering-instellen.

Foto is vanuit de Moneybird boekhoudsoftware pakkket.

Zoals je hierboven kan zien is dit een workflow. In de meeste boekhoedsoftware pakketten zoals bij Moneybird kan je workflows instellen en ook aanmaken. Mocht je dus klanten binnen Nederland en buiten Nederland hebben, kan je dus meerdere workflows maken waarbij je dus meerdere talen kan kiezen. Wanneer je klaar bent het maken van de workflow, selecteer je bij het aanmaken van de factuur welke workflow je wilt aanhouden voor de factuur. Op deze manier kan je op een snelle manier factureren.

Hoe kan je makkelijk aangifte doen?

Net zoals elke andere ondernemer moet je elk kwartaal btw-aangifte doen. Als je dus geen boekhoudsoftware gebruikt, moet je elke keer in administratie duiken om al je facturen en bonnetjes erin te verwerken om zo vervolgens je btw-aangifte te doen. Elke ondernemer heeft het liefst dat die aan zijn bedrijf kan werken zonder te denken aan je administratie. Komt dit je bekend voor? Dan is het tijd om boekhoudsoftware te aan te schaffen.

Aangezien er tientallen boekhoudsoftware aanbieders zijn kan ik begrijpen dat het lastig is om de juiste voor jou een keuze te maken. Om onze boekhoudsoftware vergelijker te gebruiken krijg je alle boekhoudsoftware pakketten op een rijtje te zien en krijg je ook de punten waar ze zich mee onderscheiden ten opzichte van andere boekhoudsoftware te zien. Naast alle aanbieders kan je door ons filter systeem aanvinken waar je boekhoudsoftwarepakket aan moet voldoen. Mocht je boekhoudsoftware gevonden hebben die je aanspreekt, dan hoef je meestal niet gelijk te betalen. Je kan dan optimaal gebruik maken van een proefperiode om te kijken of het boekhoudpakket je wel of niet bevalt. Aarzel niet, want boekhoudsoftware scheelt je heel veel tijd op korte termijn en op langere termijn.

Wat is Activa? Activa op je balans | Alles wat je moet weten

wat is activa

Boekhouden in een boekhoudprogramma is essentieel wanneer je een eigen onderneming hebt. Nu kan het zo zijn dat je nog niet helemaal weet hoe een balans in elkaar zit en dus ook niet weet wat Activa precies inhoudt. Mocht dat het geval zijn, lees dan vooral verder.  

Wat is Activa?

Activa is het saldo van de waarde van je bedrijfsbezittingen. Dit is een term van de balans, en is een belangrijk onderdeel van de jaarrekening.  Je hebt dit nodig voor je jaarlijkse belastingaangifte. De Belastingdienst zegt ook dat je deze balans nodig hebt voor je winstberekening. Bij het berekenen van de winst uit jouw onderneming dien je met vijf verschillende zaken rekening te houden, waar Activa er één van is. 

De twee verschillende Activa ’s 

1)Vaste activa

Vaste activa geeft het saldo weer van de bezittingen in de vorm van bezittingen die (meestal) onveranderd blijven in een korte periode. Dit soort bezittingen zijn bijvoorbeeld gebouwen en speciale machines.

2)Vlottende activa

Vlottende activa is een waarde die meestal dagelijks verandert. Dit soort bezittingen zijn bijvoorbeeld de voorraad. Van een product verandert de prijs als je het product verkoopt of juist inkoopt. 

Waarom twee verschillende Activa’s? 

Zoals je nu weet zijn er twee verschillende activa ‘s. Beide activa ‘s zijn je bedrijfsbezittingen. Ze worden door tweeën gesplitst, omdat dit je dit een makkelijker overzicht geeft binnen je bedrijfsbezittingen (activa). 

Hoe ziet een balans eruit? 

Activa Passiva 
Vaste activa 
(grond, terreinen, gebouwen) 
Eigen vermogen 
Vlottende activa 
(voorraden, debiteuren
Lang vreemd vermogen  
(looptijd langer dan 1 jaar) 
Liquide middelen 
(bank, bedrag in kas) 
Kort vreemd vermogen  
(looptijd tot 1 jaar), 
waaronder crediteuren 

De balansposten aan de linkerkant zijn de activa. Hier staan al jouw bezittingen. Hierbij kan je denken aan geld, tegoeden en goederen. Uitstaande vorderingen vallen ook onder bezittingen. Deze kun je namelijk ooit innen. Aan de rechter kan vind je Passiva. Passiva wilt zeggen waarmee je onderneming gefinancierd is. Hierbij kan je denken aan hypotheken en of leningen. Om je een nog beter beeld te geven wat activa precies doet geven we je een paar extra aantal voorbeelden. 

Voorbeeld balansen

Bedrijf

Activa (debet)Passiva (credit)
Vaste ActivaEigen vermogen
Bedrijfsruimte €330.000 Eigen vermogen €180.000 
Bestelbusje €40.000 Reserve €50.000 
Inventaris €80.000   
Vlottende Activa  Lang vreemd vermogen 
Voorraad €180.000 Hypotheek bedrijfsruimte €200.000 
Debiteuren €80.000 Onderhandse lening €200.000 
Liquide middelen €90.000 Kort vreemd vermogen  
  Crediteuren €120.000 
  Rekening Courant RABO €50.000 
Totaal Activa: €800.000 Totaal Passiva: €800.000 

Dit is een voorbeeld van een simpele balans die jij als ondernemer kan hebben, en zie je ook altijd activa op een balans. Zoals je kan zien staan alle bezittingen, je eigen vermogen en de schulden van je onderneming op een bepaald moment. Aan de linkerkant staat je debet (activa). Hier onder vallen alle bezittingen, vorderingen en het banksaldo. Aan de rechterkant, de credit (passiva), staan de middelen die jouw bezittingen betaald hebben. Je kunt jouw bezittingen kopen met jouw eigen geld, maar ook met geleend geld (=vreemd vermogen). Deze soorten vermogen staan beide aan de rechterkant van de balans. Hierbij nog drie andere voorbeelden van balansen van een kind, student & gezin. 

Kind

Een balans kan er zo uit zien bij een kind: 

Activa (debet)Passiva (credit)
Vaste Activa – Speelgoed €34,00 Eigen vermogen €46 
Vlottende Activa – Spaarpot €12,00   
Totaal €46,00 Totaal €46 

Student

Een balans kan er zo uit zien bij een student: 

Activa (debet)Passiva (credit)
Vaste Activa  Eigen vermogen  
Bed €300 Eigen geld €300 
Bureau €400 Gekregen van ouders €2400 
Computer €800 Gekregen van vrienden €350 
Telefoon €900 Lang vreemd vermogen  
Fiets €150 Lening bij Duo €500 
Vlottende bezittingen  Kort vreemd vermogen  
Kleren €500 Lening bij vrienden €58,8 
Boeken €350 Lening van broer €100 
Games €120   
4 pakjes sigaretten €28,80   
Bankrekening €160   
Totaal activa: €3.708,8 Totaal Passiva: €3.708,8 

Gezin

Een balans kan er zo uit zien bij een gezin: 

Activa (debet)Passiva (credit)
Vaste Activa  Eigenvermogen  
Huis €350.000,00 Eigen geld €130.000,00 
Auto €40.000,00 Lang vreemd vermogen   
Vlottende Activa  Hypotheekschuld €3000.000 
Banksaldo €38.800,00 Kort vreemd vermogen  
Inboedel €31.400,00 Persoonlijke lening €30.400,000 
Totaal: €460.200,00 Totaal Passiva: €460.200,00 

Hopelijk heb je een goed beeld gekregen wat activa precies inhoudt, hoe een balans eruitziet en hoe dat is opgebouwd. Wil je nou zonder moeite je eigen balans opstellen? Dan vind je hieronder de gouden tip!

Hoe krijg je goed inzicht wat je Activa op het moment is?

 Wij begrijpen dat het soms overweldigend kan zijn al die cijfers. Het is dus ook geen enkel probleem als je wat moeite hebt met boekhouden. Door middel van een boekhoudsoftware kan je makkelijk je activa op elk moment bekijken. Je verwerkt namelijk al je inkopen en facturen in je administratie. Je boekhoudsoftware houdt alles voor je bij wat precies je activa ’s zijn. Dat kan je doen om categorieën toe te voegen binnen je boekhoudsoftware. Neem als voorbeeld dat je een telefoon wilt aanschaffen op de zaak. Wanneer je de telefoon aangeschaft hebt, kan je de inkoopfactuur verwerken bij je inkoopfacturen. Binnen de factuur kan je categorieën aanmaken. In dit geval valt de telefoon onder vaste activa, want het is een bezitting van je bedrijf. Hoe de categorie precies gaat heten, kan je geheel zelf bepalen.

Op deze foto hierboven zie je dat de telefoon onder Vaste Activa de categorie “iPhone X” is aangemaakt en geselecteerd. Al die categorieën kan je terugvinden op je balans. Dat ziet er als vervolgens uit: 

Zo kan je dus heel makkelijk je balans van je bedrijf bijhouden. Het is heel belangrijk dat je dit op orde hebt, want om je bedrijf te kunnen laten groeien moet je het financieel ook op orde hebben.  Doormiddel van een balans krijg je daardoor makkelijk inzicht hoe je er financieel ervoor staat. Nu vraag je jezelf vast af, welk boekhoudsoftware past bij mij? Op het moment zijn er tientallen boekhoudsoftware aanbieders die allemaal zeggen dat ze de beste software hebben. Echter heeft elk boekhoudsoftware zijn plus en minpunten. Door gebruik te maken van onze boekhoudsoftware vergelijker kan je filteren op basis van jou wensen. Daarbij is het ook 9 van de 10 keer zo dat je niet gelijk een boekhoudsoftware abonnement hoeft af te sluiten. Je kan namelijk gebruik maken van een proefperiode zodat je zelf kan testen of het voldoet aan je wensen. Aarzel niet, vergelijk en test alle boekhoudsoftware. 

Wat is BTW vrijgesteld en wanneer ben je vrijgesteld?

Wat is BTW vrijgesteld? En wanneer ben je vrijgesteld?

We kennen de term BTW natuurlijk allemaal van de bonnetjes bij de supermarkt, de facturen op de mat en prijsstunt acties waarin winkels beloven de ‘BTW voor hun rekening te nemen.’ Maar wat ís BTW eigenlijk? En welk tarief moet je als ondernemer nou eigenlijk rekenen? Misschien heb je wel eens gehoord dat sommige ondernemingen zijn btw-vrijgesteld. Wat is houdt dat precies in? En wanneer kun je btw-vrijstelling aanvragen? Dat leggen we je hier allemaal uit zodat je je dat kan begrijpen wanneer je de boekhouding doet.

Wat is BTW?

BTW is Belasting op Toegevoegde Waarde. Het is een manier om belasting te heffen op producten die mensen zoals jij en ik kopen. Het is dus een consumentenbelasting, niet een belasting die ondernemers moeten betalen. 

Welke BTW tarieven zijn er? 

In Nederland geldt een 0%, 9% én een 21% tarief. Het 0% geldt grof gezegd voor het importeren van buiten de EU. Het lage tarief van 9% geldt voor basisbehoeften en voor sectoren die de overheid om één of andere reden wil steunen, zoals de kunstsector. Alles dat niet onder het nul- of het lage tarief valt, valt onder het hoge tarief van 21%.

verschil - normaal - btw-vrijstelling

Wat is BTW Vrijgesteld?

BTW vrijgesteld is dat je geen btw in rekening hoeft te brengen over producten en/of diensten.

Wanneer ben je BTW vrijgesteld?

 Als je dus BTW Vrijgesteld bent, kan dit twee dingen betekenen: óf je bent vrijgesteld omdat je onder de Kleine Ondernemers Regeling (KOR) valt, óf je bent een ondernemer die in één van de volgende sector valt: 

– Onderwijs 
– Beleggingsgoud 
– Collectieve belangenbehartiging 
– Componisten, schrijvers, cartoonisten en journalisten 
– Financiële diensten en verzekeringen 
– Fondsenwervende activiteiten 
– Gezondheidszorg 
– Jeugd- en jongerenwerk 
– Kansspelen 
– Kantines 
– Kinderopvang 
– Levering roerende bedrijfsmiddelen 
– Lezingen, excursies en rondleidingen 
– Onroerende zaken 
– Postdiensten 
– Radio en televisie 
– Samenwerkingsverbanden (koepelvrijstelling) 
– Sociaal-culturele instellingen 
– Sportorganisaties en sportclubs 
– Uitvaartondernemers

KOR - Kleine Ondernemersregeling (KOR)

Kleine Ondernemersregeling (KOR) 

Als je niet actief bent in een BTW vrijgestelde sector, kun je misschien toch btw-vrijstelling aanvragen op grond van de KOR. Wanneer je minder dan €20.000 omzet hebt per kalenderjaar, komt je in aanmerking voor een KOR. Let op: Deze regeling is met ingang van 2020 veranderd: als je in vorige jaren al btw-vrijstelling had, moet je dat voor 2020 opnieuw aanvragen. Lees meer over KOR 

Wanneer moet je voor btw-vrijstelling kiezen?

Ondernemingen die:
1) in Nederland gevestigd zijn
2) niet meer dan € 20.000 omzet draaien in een kalenderjaar. 

Niet alle omzet wordt hierbij meegeteld en de berekening wordt al snel ingewikkeld. De Belastingdienst heeft een rekenhulp gemaakt waarmee een schatting kunt maken van het deel van je omzet dat meetelt. Klik hier voor de rekenhulp.

De belangrijkste vraag is echter: wanneer wil je vrijstelling van BTW? Als je bijvoorbeeld jaarlijks meer aan BTW terugkrijgt dan je afdraagt is een vrijstelling geen slimme zet. Als jouw afnemers zijn vrijgesteld van BTW kan je hen misschien een scherpere prijs bieden doordat je zelf ook geen BTW doorberekent.