Wat is een takenlijst?
Een takenlijst is een eenvoudige maar doeltreffende manier om bij te houden wat je moet doen. Het kan een fysieke lijst zijn die je op papier zet, of een elektronische lijst die je bijhoudt op je computer of telefoon.
Waarom is een planner maken zo belangrijk?
To-do lijstjes zijn belangrijk omdat ze je helpen georganiseerd te blijven en je te concentreren op wat er gedaan moet worden. Als alles op één plek is opgeschreven, is het makkelijker om te zien wat er gedaan moet worden.
Ook helpt een planner maken bij het terugzoeken welke taken je hebt gedaan, als je bijvoorbeeld je urenregistratie moet bijhouden om te declareren of te facturen. Door een gedetailleerde planning te maken kan je de informatie uit je zakelijke offerte eenvoudig verwerken in je weekplanning.
De voordelen van een takenlijst
Er zijn veel voordelen verbonden aan het gebruik van een takenlijst. To-do lijstjes helpen je:
- georganiseerd te blijven
- je taken te prioriteren
- tijd besparen in het tussendoor oppakken van taken
- stress te verminderen
Daarnaast is het handig om een online takenlijst te maken, deze kan je altijd en overal inzien en eventueel delen met andere.
Fysieke planners
Hou je niet van online takenlijstjes, of krijg je niet genoeg voldoening van het digitaal afronden van je taken? Dan zijn er natuurlijk ook nog andere fysieke oplossingen, welke je vast kan houden.
- GreatePlanner, speciaal gemaakt voor en door creatievelingen. Deze planner is datumloos, dit betekent dat je 52 weken lang kan genieten van de planner (je kan dus midden in het jaar starten).
- Familieplanner, ideaal om met je gezin een gezamenlijke agenda te hebben voor de gehele week (Familieplanner bij Bol.com)
- Weekplanner, plan makkelijk per dag verschillende taken (Weekplanner bij Bol.com)
- Budgetplanner, maak een overzicht van je inkomsten en uitgaven (Budgetplanner bij Bol.com)
Hoe maak je een takenlijst?
Er is niet één juiste manier om een takenlijst te maken. Sommige mensen houden het graag eenvoudig en schrijven elke dag slechts een paar taken op. Anderen geven de voorkeur aan een meer gedetailleerde lijst waarop alles staat wat ze moeten doen, inclusief kleinere taken zoals het buitenzetten van de vuilnisbak.
Hoe vaak moet u uw lijst bijwerken?
Je bepaalt zelf hoe vaak je jouw taken lijst wilt bijwerken. Sommige mensen doen dat graag elke dag, terwijl anderen liever wekelijks of maandelijks bijwerken. Het is aan te raden om dit in een vaste interval te doen, en deze taak ook op te nemen in jouw takenlijst.
Tips voor het gebruik van een takenlijst
Hier volgen enkele tips voor het gebruik van een takenlijst:
- schrijf alles op wat gedaan moet worden, hoe klein ook.
- nummer of noteer jouw taken zodat je ze later kunt prioriteren
- verdeel grote taken in kleinere zodat ze niet zo ontmoedigend lijken.
Belangrijke afspraken onthouden met een weekplanning
Een takenlijst is een goede manier om jouw dagelijkse taken bij te houden, maar kan ook worden gebruikt om belangrijke afspraken te onthouden. Schrijf gewoon de datum en het tijdstip van de afspraak op, samen met een korte beschrijving.
Hoe kan ik een weekplanning maken?
Er zijn een paar verschillende manieren om een weekplanning te maken:
- je kan een blanco agendasjabloon gebruiken en de afspraken voor elke dag erin schrijven.
- je kan een gratis online planningstool gebruiken, zoals Google Calendar of Microsoft Excel.
- je kan een tabel maken in Excel of een ander spreadsheetprogramma.
- maak gebruik van planningsoftware, zoals Gripp of Bedrijfsrooster.
- maak één medewerker per team verantwoordelijk voor de globale planning (bij een zakelijke planning).
Dagelijks een kort moment vrij om je planning bij te werken, zodat je aan het begin- en eind van de dag een duidelijk overzicht hebt van de taken die je (nog) moet doen.
Hoe ziet een weekplanning eruit?
Een weekschema ziet eruit als een tabel met rijen en kolommen, met bovenaan de dagen van de week en links de tijden van de dag. Daarnaast kan je aangeven hoe lang je bezig bent met een taak, dit is meestal in blokken van 15 minuten. Hierdoor kan je makkelijk meerdere kleinere taken oppakken in een uur en ook makkelijk je rust momenten pakken.
Welke software kan ik gebruiken voor een weekplanning?
Er is veel software beschikbaar voor het maken van een weekschema. Hier zijn enkele voorbeelden:
- Google Agenda
- Microsoft Outlook
- Apple iCloud
- Microsoft Excel planning
- Shiftbase
- Gripp
- Bedrijfsrooster
- Exact
- Clevergig
Conclusie
Een takenlijst is een veelzijdig instrument dat op veel verschillende manieren kan worden gebruikt. Het kan je helpen georganiseerd en efficiënt te blijven, en meer gedaan te krijgen.
