Streef je binnen jouw onderneming continu naar groei? Wil jij daarbij de kwaliteit van jouw organisatie, van jouw dienstverlening of van jouw medewerkers verbeteren? Dan is het aan te raden om met kwaliteitsmanagement aan de slag te gaan.
Deze term is in de afgelopen jaren behoorlijk populair geworden. In de afgelopen jaren zijn we sowieso wel van de ‘management-termen’, maar deze methode biedt echt een daadwerkelijke meerwaarde. Maar, wat is kwaliteitsmanagement nou precies? Wat kun je met kwaliteitsmanagement bereiken, hoe kun je kwaliteitsmanagement in jouw onderneming integreren? Op al deze vragen geven wij je in dit artikel een passend antwoord.
Wat is kwaliteitsmanagement?
Met kwaliteitsmanagement tracht je de kwaliteit van jouw organisatie en dienstverlening te verbeteren. Het gaat hierbij niet om een tijdelijke verbetering, maar echt om een structurele verbetering. Bij kwaliteitsmanagement ligt de focus op zowel de korte- als op de lange termijn:
- Korte termijn: de veranderingen doorvoeren in jouw systeem
- Lange termijn: de veranderingen optimaliseren en de gevolgen meten
Bij kwaliteitsmanagement hoeft het niet altijd om producten of diensten te draaien. Je kunt jouw producten en diensten inderdaad verbeteren, maar bij kwaliteitsmanagement gaat het om diensten, processen, systemen, medewerkers en kennis.
Kwaliteitsmanagement is dan ook een vrij breed begrip. Binnen dit begrip vind je bovendien ook nog eens meerdere modellen terug. Je kunt kwaliteitsmanagement namelijk als een methode zien én niet als een model, zoals bijvoorbeeld Six Sigma. Over de bijbehorende modellen vertellen wij je graag ook meer!
Waarom kwaliteitsmanagement?
De maatschappij is aan flinke veranderingen onderhevig. Dit merk je niet alleen in het dagelijkse leven, maar merk je ook zeker in elk bedrijf. De ontwikkelingen in volgen elkaar in hoog tempo op, waardoor je continu tijdig bij moet sturen. Dat lukt alleen als je binnen jouw onderneming continu naar groei streeft; dat is precies waar het bij kwaliteitsmanagement om draait.
Maar, waarom is het verstandig om vandaag nog met kwaliteitsmanagement te starten? Daar zijn enkele redenen, waarvan wij de belangrijkste in onderstaand rijtje opgesomd hebben:
- Met kwaliteitsmanagement creëer je een goede interne structuur. Je zorgt hiermee voor een heldere communicatie, voor duidelijke richtlijnen en voor duidelijke processen.
- Met kwaliteitsmanagement kun je tijdig problemen constateren. Je hebt daardoor voldoende tijd om deze problemen te tackelen.
- Bij kwaliteitsmanagement staat klanttevredenheid centraal. Dit wordt niet alleen extern uitgestraald, maar wordt ook zeker naar de klanten toe uitgestraald. Je weet hierbij de betrokkenheid van jouw klanten te verbeteren, waardoor er meer duurzame klantrelaties ontstaan.
- Met kwaliteitsmanagement behaal je een hoger rendement. Dit komt enerzijds doordat je meer duurzame klantrelaties hebt en anderzijds doordat je alle processen in jouw onderneming weet te optimaliseren. Alle overbodige processen worden weggehaald, waardoor intern zeer efficiënt gewerkt kan worden.
- Met kwaliteitsmanagement vergroot je de betrokkenheid bij jouw medewerkers. Binnen een bedrijf moeten alle medewerkers de neuzen dezelfde kant op hebben staan, moeten alle medewerkers gemotiveerd zijn en moeten medewerkers met eigen inbreng komen. Dát is mogelijk als je met kwaliteitsmanagement aan de slag gaat, waarbij men ook geniet van een aangenamere werksfeer en een verminderde werkdruk.
- Met kwaliteitsmanagement gaat je onderneming efficiënter werken. Dit is bevorderlijk voor de medewerkers, maar ook zeker voor de diensten die je levert. Uiteindelijk zie je dit dan ook weer terug in de manier waarop jouw klanten jouw onderneming beoordelen.
Al met al zijn er dus voldoende redenen om direct met kwaliteitsmanagement te starten. Zoals je in bovenstaande lijst al hebt kunnen lezen, draait het hierbij voornamelijk om kwaliteit. Dit begrip is echter nogal breed, dus het is van belang dat je dit begrip uit gaat spreiden. Bij kwaliteitsmanagement gaat het om de kwaliteit van de diensten, om de kwaliteit van de processen, om de kwaliteit van de medewerkers en om de algehele kwaliteit binnen het bedrijf.
Hoe doe je kwaliteitsmanagement?
Klinken bovenstaande voordelen/gevolgen bij jou als muziek in de oren? Wil je daarom ook graag met kwaliteitsmanagement aan de slag? Dan is het goed om allereerst het volgende te weten: als je met kwaliteitsmanagement aan de slag gaat, kun je voorlopig niet meer terug. Bij deze methode draait het namelijk om structurele verbeteringen op de lange termijn. Dit betekent dat kwaliteitsmanagement hoe dan ook een langdurend proces is.
Met behulp van onderstaand stappenplan kun je op de juiste manier met deze verbetermethode aan de slag gaan:
Stap 1: een nulmeting opstellen
Allereerst is het zaak dat je een nulmeting op gaat stellen. Zo moet je jouw huidige procedures onderzoeken, moet je een keuze maken uit de verschillende modellen, moet je een meetsysteem kiezen en moet je alvast de verwachtingen van jouw klanten én medewerkers analyseren. Eigenlijk kun je deze eerste stap zien als een kick-off van het komende verbetertraject.
Stap 2: projectmanagement software uitkiezen
In deze tweede stap is het van belang dat je projectmanagement software uit gaat kiezen. Met deze software kun je dit gehele project op de juiste manier aansturen. Je weet hierdoor – als leidinggevende – het overzicht te behouden en je kunt tijdig bijsturen. Goede projectmanagement software is onmisbaar bij deze verbetermethode.
Stap 3: maken van een planning
Vervolgens is het zaak om een planning te gaan maken. Dit doe je aan de hand van een projectplan, waarna je ook een team samen kunt stellen. Binnen dit team is het zaak om een rolverdeling te maken en duidelijke afspraken over communicatie + samenwerking te maken.
Stap 4: primaire processen in gang zetten
Als alle afspraken binnen het team gemaakt zijn, kunnen de primaire processen in gang gezet worden. Zo kunnen de visie, de missie, de bedrijfsdoelen en de organisatiestructuur volledig geanalyseerd worden. Kun je interviews houden met medewerkers en kun je processen binnen jouw onderneming grondig analyseren.
Stap 5: borgen van primaire processen
In de vijfde stap van dit stappenplan draait het om het borgen van primaire processen. Dit betekent dat je veranderingen in gaat voeren, dat je medewerkers gaat begeleiden, dat medewerkers getraind worden en dat metingen uitgevoerd worden.
Stap 6: ondersteunende processen doorlichten
Vervolgens is het zaak om alle ondersteunende processen door te lichten. Ook dit doe je weer met maar één doel: de kwaliteit van jouw gehele onderneming verbeteren. Hierbij is het ook van belang om veranderingen door te voeren, om jouw medewerkers te trainen en om jouw medewerkers goed te begeleiden/coachen.
Stap 7: proces beheersen
Tot slot is het zaak om het volledige proces te gaan beheren. Dit doe je door veranderingen te blijven meten, veranderingen aan te passen, verbetermethoden toe te passen, medewerkers blijven coachen en uiteindelijk een directiebeoordeling uit te laten voeren. Mogelijk kan dit leiden tot het ISO 9001 certificaat; dat is hét certificaat waarvoor veel bedrijven met kwaliteitsmanagement aan de slag gaan.
Moraal van het verhaal: binnen dit project speelt software een cruciale rol. Alleen met de juiste projectmanagement software kun je dit gehele proces in goede banen leiden. Maak daarom voor jezelf een goed vergelijk tussen de verschillende softwaresystemen.
Wat voor Kwaliteitsmanagement modellen zijn er?
Met bovenstaand stappenplan kun je direct met kwaliteitsmanagement aan de slag gaan. In de eerste stap heb je kunnen lezen dat je direct voor één van de modellen moet kiezen. Maar, tussen welke modellen kun je nou kiezen? Wij hebben de vijf meest toegepaste kwaliteitsmanagement modellen voor je op een rijtje gezet:
- Lean Management
- INK-Kwaliteitsmodel
- Six Sigma
- Total Quality Management (TQM)
- Balanced Scorebard (BSC)
Lean Management
Bij dit model wordt uitgegaan van de toegevoegde waarde voor de klant. Deze toegevoegde waarde staat volledig centraal, waarna allerlei processen gestandaardiseerd moeten worden. Ook moeten hierbij overbodige processen geschrapt worden en moet de focus liggen op continu leren. Binnen dit model spelen illustraties een cruciale rol; bij Lean Management maak je eigenlijk continu gebruik van beelden.
INK-Kwaliteitsmodel
Binnen het INK-Kwaliteitsmodel spelen de kwaliteitscirkels de hoofdrol. Het gaat hierbij om de volgende vier cirkels: plan, do, check en act. Aan de hand van deze cirkels kunnen processen verbeterd worden; op de lange termijn. Opvallend bij dit model is dat men uitgaat van 10 vaste aandachtsgebieden. Ongeacht hoe groot of hoe klein jouw bedrijf is, spelen deze 10 vaste aandachtsgebieden uiteindelijk de hoofdrol.
Six Sigma
Net zoals bij de hierboven genoemde modellen draait het bij Six Sigma ook om het verbeteren van bedrijfsprocessen. Hierbij wordt gebruik van data-analyses, waarmee stap voor stap de bedrijfsprocessen verbeterd kunnen worden. Uiteindelijk is het doel om een perfect bedrijfsproces te creëren, maar dat gaat niet zonder verschillende tussenstapjes. Binnen dit model spelen juist deze stapjes een cruciale rol; alle stapjes tezamen zorgen uiteindelijk voor de optimalisering van de bedrijfsprocessen.
Total Quality Management (TQM)
Ook bij dit model draait het weer om één ding: het verbeteren van de bedrijfsprocessen. Dit wordt gedaan aan de hand van klantgerichtheid, continu verbeteren, procesdenken en first time right. Deze termen spelen sowieso bij kwaliteitsmanagement een centrale rol, maar dat is bij het TQM-model alleen maar meer het geval. Wist je overigens dat TQM gebruikt is bij de wederopbouw van het land Japan?
Balanced Scorecard
Tot slot kun je ook nog kiezen voor dit laatste model; de Balanced Scorecard. Bij dit model draait het met name om kritische succes factoren. Deze kritische succes factoren moet geformuleerd worden, waarna men met prestatie-indicatoren aan de slag kan gaan. Deze indicatoren worden gepland, worden gemeten en worden bijgestuurd. Om dit allemaal mogelijk te maken, maakt men bij dit model gebruik van vier perspectieven: de lerende organisatie, de processen, de financiële kant en de klant.
Wat is voor jou het beste model?
Zo, naar welk van bovengenoemde kwaliteitsmanagement modellen gaat jouw voorkeur uit? Wij kunnen het ons goed voorstellen dat je het lastig vindt om hier een antwoord op te geven. Wij raden je dan ook de volgende twee dingen aan:
- Kijk naar jouw bedrijf. Naar het soort dienst dat je levert, naar de grootte van jouw bedrijf en naar de structuur binnen jouw bedrijf.
- Vergelijk de modellen met elkaar. Niet alle modellen zijn voor alle soorten bedrijven geschikt. Probeer daarom jouw bedrijf én het model perfect op elkaar af te stemmen. Dat kost enige tijd, maar daar ga je op de lange termijn dan wel optimaal van profiteren.
Wat is het beste kwaliteitsmanagementsysteem?
Zou jij graag met kwaliteitsmanagement aan de slag willen gaan? Dan is het van cruciaal belang dat je de juiste voorbereidingen weet te treffen. Zo moet je het juiste model uitkiezen (zie hierboven) en moet je jouw interne organisatie voor gaan bereiden. Alle veranderingen gaan namelijk gepaard met de nodige weerstand; dat is dus ook het geval als je met kwaliteitsmanagement aan de slag gaat.
De vraag ‘Wat is het beste kwaliteitsmanagementsysteem?’ is een volledig terechte vraag, maar het is niet mogelijk om hier een antwoord voor je op te geven. Dit hangt namelijk volledig van jouw bedrijf, jouw budget en jouw voorkeuren af. Wij willen je daarom graag wijzen op enkele projectmanagement systemen die de moeite waard zijn:
- Monday.com: plannen, beheren en volgen. Met die drie woorden kan het systeem van Monday.com perfect omschreven worden. Dankzij dit systeem kun je veranderingen in gang zetten, kun je de opgestelde planning volgen en kun je allerlei interne processen gaan verbeteren.
- Wrike: de productiviteit van teams verbeteren. Volgens Wrike zelf is het mogelijk om met dit systeem de productiviteit van 35% te verbeteren. Om dat te bewerkstelligen, moet je wel eerst met kwaliteitsmanagement aan de slag gaan. Dit systeem en kwaliteitsmanagement gaan in ieder geval prima hand in hand met elkaar.
- Exact: een volledig pakket voor jouw gehele organisatie. Wil je het direct grondig aanpakken? Dan kun je ook voor het systeem van Exact kiezen. Binnen dit systeem vind je een projectmanagement module terug, maar ook modules voor de boekhouding, facturatie, planning en urenregistratie. Ideaal!
- QN-Projects.com: eenvoudig projecten managen en productiviteit verhogen. Dat is eigenlijk dé manier waarop het veelbelovende systeem van QN-Projects.com uitgelegd kan worden. Dit systeem is bovendien betaalbaar en kan op meer en meer lovende woorden rekenen.
