Ben jij gedurende het jaar continu met projecten bezig? Volgen deze projecten elkaar in hoog tempo op? En ben je mogelijk ook met meerdere projecten tegelijkertijd bezig? Dan is het aan te raden om zo snel mogelijk te beginnen met projectmatig werken. Als je projectmatig werkt, weet je strikt onderscheid te maken tussen de verschillende projecten.
Een belangrijk voordeel daarvan is dat je altijd het overzicht weet te behouden. Je weet bovendien continu wat de vorderingen per project zijn, welk project op dit moment de meest aandacht vraagt en op welke momenten je de projecten af kunt gaan ronden.
Hoe je nou het beste projectmatig kunt gaan werken? Daarvoor is het aan te raden om met projectmanagement software aan de slag te gaan. Dat soort software is perfect om projectmatig te gaan werken.
In dit artikel geven wij je graag handige tips om projectmatig te kunnen werken. Met dank aan deze tips kun jij direct op de juiste manier met jouw projecten aan de slag. Tevens laten we jou in dit artikel kennis maken met de beste projectmanagement software systemen, waardoor je ook direct met de juiste software aan de slag kunt gaan!
Wat is projectmatig werken?
Als je projectmatig werkt, ben je doelbewust met een project bezig. Je kunt dit project beschouwen als een tijdelijke klus, aangezien je ook met een tijdelijke groep mensen aan deze klus werkt. OP het moment dat het project afgerond is, komt het project bovendien volledig te vervallen.
Een belangrijk kenmerk van projectmatig werken is dan ook de dynamiek. Je bent continu met andere mensen, andere onderwerpen en andere projecten bezig. Alleen als je projectmatig gaat werken, weet je het onderscheid tussen al deze projecten nog te maken. Zo onthoud je ook precies wie je ook alweer voor project Y nog even moet bellen en naar wie je voor project B nog een factuur moet sturen.
Projectmatig werken komt in de basis dus neer op het stelselmatig werken aan projecten. Hierbij volgen de projecten elkaar in hoog tempo op, werk je continu aan tijdelijke projecten en werk je dus ook continu met een andere groep mensen. Niet alleen binnen jouw eigen groep heb je met andere mensen te maken, maar ook bij bijvoorbeeld de opdrachtgever of de klant.
Hoe kun je projectmatig werken?
Indien je projectmatig moet gaan werken, is het van belang om een goede voorbereiding te treffen. Het gezegde ‘een goede voorbereiding is het halve werk’ is absoluut van toepassing op het werken aan projecten. Maar, welke voorbereidingen kun je dan het beste treffen? Is dat door een van de projectmethodieken scrum of agile te gebruiken? En welke vervolgstappen kun je vervolgens gaan hanteren? Op deze drie vragen vind je het antwoord in onderstaand stappenplan.
Stap 1: baken het onderwerp van het project goed af
Voordat je met een project van start kunt gaan, is het van belang om het onderwerp héél goed af te bakenen. Geef duidelijk aan waar het project om draait, wat het doel van het project is en binnen welke gestelde termijn het project afgehandeld moet worden. Als je het project volledig afgebakend hebt, kun je door gaan met de volgende stap.
Stap 2: verzamel de juiste mensen en middelen + bepaal het budget
Indien je een project wilt starten, kun je simpelweg niet zonder mensen en middelen. Op basis van stap 1 kun je de juiste mensen en middelen om je heen gaan verzamelen. Dit gaat echter wel hand in hand met een andere sub-stap die je binnen deze stap uit moet voeren: je moet het budget gaan bepalen.
Bepaal hoeveel geld je vrij kunt maken voor het project én wat het project op moet gaan leveren. In de basis heeft het immers geen zin om een project op te starten als er geen resultaat geboekt kan worden. Dit resultaat hoeft overigens niet altijd in geld uitgedrukt te worden; bij Research & Development ontwikkel je bijvoorbeeld producten, onderzoek je iets of lever je een vergelijkbaar resultaat.
Stap 3: zorg continu voor een duidelijke planning
Heb je de juiste mensen aangesteld? Hierbij is het niet alleen van belang dat de uitvoerende medewerkers capabel zijn, maar ook de projectleider en opdrachtgever moeten op één lijn zitten. Daarnaast moeten de uitvoerende medewerkers en projectleider een goede band hebben, aangezien de projectleider alle uitvoerende medewerkers aan moet gaan sturen.
Als je eenmaal de juiste mensen aangesteld hebt, kun je hen van een duidelijke planning voorzien. Werk deze planning ook regelmatig bij, voorzie hen van feedback en laat het project daarmee soepeltjes verlopen.
Belangrijk: de 6 projectmanagement fases voor elk project.
Stap 4: zorg voor motivatie bij de medewerkers
Door regelmatig complimenten uit te delen, kun je de motivatie bij de medewerkers hoog houden. Dit kun je ook doen door hen van de vorderingen op de hoogte te houden en door een gezellig etentje te organiseren. Bij projectmatig werken spelen motivatie én duidelijkheid in ieder geval een cruciale rol.
Wat ook helpt is om een doel voor je team te stellen. Dit kan je doen door strategische management plan op te zetten. Zo kunnen de medewerkers vooruitgang zien en kan dat erg motiveren voor iedereen.
Heb je al een strategisch management plan? Kijk dan eens naar Lean Management. Daar leer je meer over het plan optimaliseren en het optimaliseren van interne en externe bedrijfsprocessen.
Stap 5: breng regelmatig updates uit
Tijdens het project is het van cruciaal belang dat het overzicht behouden wordt. Als het overzicht behouden wordt, kan er namelijk tijdig bijgestuurd worden. Ook is het hierdoor mogelijk om regelmatig updates uit te brengen.
Maar, hoe kun je nou het gewenste overzicht behouden? Daarvoor is het aan te raden om projectmanagement software te gebruiken. Met dit systeem behoud je niet alleen het overzicht, maar je kunt ook nog met alle belanghebbenden communiceren. Ook gemaakte afspraken kun je in het projectmanagement software systeem documenteren.
Ben je nog op zoek naar geschikte projectmanagement software? Wij vinden de drie volgende systemen het beste om te gebruiken:
Exact – onwijs uitgebreid systeem doch zeer overzichtelijk. Maak direct gebruik van de gratis proefperiode van 30 dagen.
Monday.com – een ideale tool om al jouw projecten mee bij te houden. Is ook geschikt voor grote teams, is onwijs overzichtelijk en is relatief betaalbaar.
Wrike – met name voor drukke teams is het systeem van Wrike ideaal. Dankzij dit systeem kun je makkelijk projecten beheren, het overzicht behouden en tijdig bijsturen. Ook een perfecte communicatie is te verkrijgen middels dit systeem!
