Als ondernemer heb je met enkele verplichtingen te maken. Zo is één van deze verplichtingen dat je btw moet rekenen over alle verkopen en dus BTW administratie onderhouden. Afhankelijk van jouw product is 21% BTW of 9% BTW. Sommige producten zijn ook nog btw-vrijgesteld van btw, maar dat laten we op deze pagina even buiten beschouwing.
Als je met een eigen onderneming wilt beginnen, is het aan te raden om je hier goed over in te lezen. Zo maakt het bijvoorbeeld ook uit of je aan een Nederlandse klant levert of dat je aan een klant in het buitenland een product/dienst levert.
Met dit artikel willen wij je in het kort informeren over btw administratie. We bespreken hierbij wat btw administratie precies is en hoe je deze administratie het beste bij kunt gaan houden. Benieuwd geworden? Neem het artikel op je gemakje door en bereid je hiermee goed voor op jouw komende btw aangiftes!
Wat is btw administratie precies?
BTW administratie is een deel van het boekhouden. Zoals je hierboven al hebt kunnen lezen, ben je verplicht om btw over jouw verkopen te rekenen. Deze btw ontvang je vervolgens vanuit jouw klant, waarna je deze btw af moet dragen aan de Belastingdienst. Als jij producten inkoopt, betaal je daar ook btw over. Deze betaalde btw mag je echter weer aftrekken van de ontvangen btw.
Dit hele principe is eigenlijk btw administratie. Op onder meer de website van de Belastingdienst kun je hier complete boekwerken over vinden, maar wij houden het graag zo simpel mogelijk in dit artikel.
Dus: als ondernemer ben je verplicht om btw af te dragen. Om te achterhalen wat het betreffende btw bedrag per kwartaal is, dien je een btw administratie bij te houden. Zo weet je hoeveel btw je je moet betalen bij elke BTW-aangifte.
Daarnaast, moet je deze btw administratie niet alleen bijhouden, maar ook nog bewaren in de boekhouding. Je het als ondernemer namelijk te houden aan een bewaarplicht van 7 jaar tot 10 jaar.
Hoe kun je de btw administratie bijhouden?
Hier bestaat eigenlijk maar één antwoord op: met behulp van een boekhoudprogramma. Alle facturen die je in dit boekhoudprogramma in boekt, worden automatisch ‘afgelezen’ door het programma. Het programma is hierdoor in staat om alle btw bij elkaar op te tellen en de betaalde btw hier vervolgens van af te trekken.
Weet je niet hoe je moet boekhouden? Bekijk dan deze simpele handleiding over Boekhouden voor beginners
Door deze simpele werkwijze zie je elk kwartaal wat je aan btw aan de Belastingdienst moet betalen. Wil jij hier ook zo min mogelijk omkijken naar hebben? Dan is het aan te raden om direct het beste (gratis) boekhoudprogramma uit te kiezen; dat doe je via onze vergelijker.
Let op: Doe je je administratie op het moment in Excel? Denk dan na voor een overstap, je loopt namelijk veel risico wanneer je je administratie doet in Excel. Lees meer over waarom je niet in Excel moet boekhouden.
Hoe boek je de btw van autokosten in je administratie?
Deze vraag krijgen wij met enige regelmaat binnen en verdient daarom enige extra aandacht. Deze vraag is met name van betrekking op ondernemers die in hun privé auto zakelijke kilometers maken. Als dat voor jou ook zo is, is het goed om te weten dat je de btw over de brandstof en het onderhoud deels zakelijk op kunt voeren. Het advies is hierbij om de verhouding zakelijke kilometers ten opzichte van de privé kilometers te bereken, waarna je inzichtelijk krijgt hoeveel zakelijke kilometers je gemaakt hebt. Op basis daarvan kun je de kosten berekenen; over die kosten kun je vervolgens 75% van de betaalde btw als autokosten boeken in jouw boekhouding!
Twijfel je om je eigen administratie te doen? Bekijk hier alle voor- en nadelen over zelf boekhouden of uitbesteden?.
