Elke ondernemer in ons land is verplicht om zorg te dragen voor een sluitende administratie. Dat geldt voor een kleine zzp’er, maar geldt net zo goed voor de grote bedrijven in ons land. Als je voor een sluitende administratie zorgt, krijg je ook direct inzicht in de financiële status van jouw onderneming.
Zo krijg je bijvoorbeeld jaarlijks overzicht over de balans van jouw onderneming. Op een balans staan aan de ene kant jouw bezittingen en aan de andere kant jouw schulden. Beide kanten van de balans moeten gelijk aan elkaar zijn; in dat geval is jouw volledige financiële administratie immers in balans!
Wel goed is het goed om te weten dat er onderscheid gemaakt kan worden tussen twee soorten balansen: een normale balans en een zogeheten kolommenbalans. Hieronder geven wij graag aan wat het verschil tussen deze twee soorten balansen is en hoe je zelf een balans kunt maken.
Wat is het verschil tussen en kolommenbalans en een balans?
Om dit verschil uit te kunnen leggen, is het zaak om eerst naar de normale balans te kijken. Zoals hierboven al aangegeven, vind je op een balans te bezitten en de schulden van jouw onderneming terug. Of anders gezegd: aan de linkerkant van de balans zie je de activa (vlottende activa & vaste activa)van jouw onderneming en aan de rechterkant van de balans zie je de passiva van jouw onderneming.
Graag duiden we een normale balans nader met behulp van onderstaande schermafbeelding:
Zoals je kunt zien, is het totaalbedrag links en rechts volledig gelijk aan elkaar. Dat is ook de bedoeling, aangezien jouw financiële status dan volledig in balans is. Daarbij is het wel goed om te weten dat je een balans altijd op één vast moment opstelt. Dit kan bijvoorbeeld zijn op 31-12-2021; op die datum heb je bijvoorbeeld inzicht in de voorraad die je nog in jouw magazijn hebt liggen en in de openstaande facturen. Op basis van al die informatie kun je uiteindelijk een balans op (laten) stellen.
Wat een kolommenbalans dan precies is? Een kolommenbalans is een totale weergave van zowel de balans als de winst- en verliesrekening. Daarbij staat de balans echter niet als bovenstaande balans afgebeeld, maar vind je alle gegevens in een kolom terug.
Een kolommenbalans kun je maken aan de hand van de grootboekrekeningen van jouw onderneming. Alle grootboekrekeningen vermeld je links, terwijl je in de rechterkolom het betreffende totaal saldo aangeeft. Dankzij deze weergave ben je in staat om zowel de winst- en verliesrekening als de balans op te stellen.
In totaal bestaat een kolommenbalans altijd uit vier elementen:
- Een proefbalans: dit is het hierboven genoemde overzicht van de totaal saldo van de grootboekrekening.
- Een saldibalans: dit is een overzicht van elke grootboekrekening apart.
- Een resultatenrekening: dit is de winst- en verliesrekening die opgesteld kan worden aan de hand van de saldibalans.
- Een eindbalans: dit is de balans aan het einde van het boekjaar.
Kun je een balans opstellen zonder een kolommenbalans? Ja, dat is zeker mogelijk. Veel ondernemers kiezen er echter voor om eerst een kolommenbalans te maken en vervolgens een normale balans. De reden hiervoor? Je krijgt direct inzicht in de financiële status van jouw onderneming én in de behaalde resultaten. Op deze manier weet je immers ook direct de geboekte winst (of het geboekte verlies) in beeld te brengen!
Hoe maak je een kolommenbalans?
Voor elke onderneming is het van cruciaal belang om een balans op te stellen. Waarom? Onder meer omdat dit een verplicht onderdeel van de jaarrekening is, maar ook omdat een balans je veel inzicht in de financiële status van jouw onderneming geeft. Tevens heb je een balans nodig als je bijvoorbeeld een kredietaanvraag gaat doen of als ondernemer zijnde een hypotheek aangaat vragen.
Je kunt ervoor kiezen om de balans handmatig te maken. Dat is echter niet aan te raden, aangezien de kans groot is dat je fouten maakt. Bovendien moet je hier de nodige boekhoudkundige kennis voor hebben. Heb je die kennis niet? En wil je het jezelf zo makkelijk mogelijk maken? Dan is het aan te raden om gebruik te maken van een boekhoudprogramma.
Met een boekhoudprogramma heb je geen enkel omkijken naar het maken van een balans. Dat komt puur doordat het boekhoudprogramma automatisch de balans maakt en continu bijgewerkt. Op basis van onder meer inkoop, verkoop en afschrijvingen wordt de balans continu kloppend gehouden. Daar heb je dus géén omkijken meer naar.
Het mooie van dat alles gelijk automatisch wordt bijgewerkt, kan je binnen enkele seconden weten hoe je er financieel ervoor staat en weet je ook gelijk hoeveel je aan BTW moet betalen bij je BTW aangifte.
Tip: Als je net begint met ondernemen, kan je het zo zijn dat je BTW vrijgesteld bent. Maar, dat hangt af van meerdere factoren.
Ben je nog niet zo ervaren met het verwerken van facturen & inkoopfacturen van je administratie? Dan kan je verder lezen bij een ander artikel die gaat over boekhouden voor beginners.
Twijfel je om zelf je administratie te gaan doen? Overweeg dan om een boekhouder aan te schaffen. Wil je weten wat alle voor- en nadelen zijn van beide kanten? Lees dan: zelf boekhouden of uitbesteden?
