boekhoudprogramma voor administratiekantoor

Hier vind je de beste boekhoudprogramma voor administratiekantoren

Maak het als accountant/boekhouder makkelijk met online boekhoudsoftware. Vergelijk en test software gratis.

boekhoudprogramma voor administratiekantoren
 

Kies een boekhoudprogramma die voldoet aan jouw wensen en administratiekantoor

Voor een administratiekantoor is het gebruik van een boekhoudprogramma bijna vanzelfsprekend. Je hebt te maken met diverse soorten klanten die hun boekhouding aan jou uitbesteden. Je kunt dan niet aan komen zetten met een boekhouding op papier of in een Excelsheet. In een professioneel en eenvoudig boekhoudprogramma houd jij de boekhouding van jouw klanten nauwgezet bij en tevens ook je eigen boekhouding. Hoe kun je het beste boekhoudprogramma selecteren die aan jouw wensen voldoet en waarmee je ook als administratiekantoor uit de voeten kunt?

Gratis boekhoudprogramma

Het uitkiezen van een boekhoudprogramma dat het beste bij jou en je administratiekantoor past, is een secuur klusje. Je wilt profiteren van een hoge gebruiksvriendelijkheid en het programma moet voldoen aan alle functies waar jij gebruik van maakt. Hoe mooi een boekhoudprogramma ook omschreven wordt, door het te gebruiken kom je er pas echt achter of het programma voor jou geschikt is. Juist daarom is het verstandig om nooit direct een abonnement of contract voor een boekhoudprogramma af te sluiten.

Wanneer het programma niet bevalt, heb je al veel geld gespendeerd en je zit eraan vast. Maak daarom gebruik van de boekhoudprogramma’s waar je gebruik kunt maken van een gratis proefperiode. Ben je tijdens de proefperiode tevreden over het programma, dan kun je het programma aankopen of een abonnement afsluiten. Ben je minder tevreden, dan is er geen man overboord, je hebt immers niets betaald. Je kunt in de vergelijker een ander boekhoudprogramma zoeken en opnieuw gebruikmaken van een nieuwe proefperiode.

Wat kan je met een boekhoudprogramma voor je administratiekantoor?

Een boekhoudprogramma voor je administratiekantoor moet niet alleen aan jouw eisen voldoen. Jij hebt klanten die de boekhouding door jou laten uitvoeren en soms voeren zij financiële gegevens zelf in door middel van een inlog die jij hen geeft. Het is daarom ook belangrijk dat het programma gebruiksvriendelijk is, ook voor mensen die niets of nauwelijks iets met boekhouden hebben. Aan welke punten moet een boekhoudprogramma voor je administratie kantoor nog meer voldoen?

1. Facturatie voor jouw administratiekantoor of voor je klant.

2. Inboeken van inkoopfacturen en bonnen.

3. Btw-aangiftes doen voor jezelf als voor je klanten.

4. Urenregistratie, zodat je uren gefactureerd en verloond kunnen worden.

5. Beheren van rechten voor zowel je medewerkers als je klanten.

6. Debiteurenbeheer en crediteurenadministratie bijhouden.

7. Overzichten maken voor je eigen boekhouding als voor jouw klanten.

Heb jij specifieke wensen waar je boekhoudprogramma aan moet voldoen? Het is helemaal niet nodig om zelf uit te zoeken welk programma aan je wensen voldoet. Door het invoeren van de filters in de boekhoudsoftware vergelijker wordt je altijd direct naar het beste boekhoudprogramma voor jou geleid.

Bied handmatige factuur en offerte thema's

Veel klanten die de boekhouding aan jou uitbesteden, maken wel vaak zelf een offerte op en factureren hun klanten. Vervolgens wordt de factuur aan jou doorgegeven om in de boekhouding te verwerken. Je zult ongetwijfeld een dergelijke factuur regelmatig voorbij zien komen. De ene klant probeert er nog enigszins een professionele factuur uit Word van te maken, terwijl een andere klant een soort van bonnetje uitschrijft. Niet alle klanten zullen op de hoogte zijn van de wettelijke eisen waar een factuur aan moet voldoen en tevens oogt de factuur vaak niet professioneel. Met een goed boekhoudprogramma kun jij je klanten een extra service verlenen, door een factuur voor hen te ontwerpen. Je kunt in bepaalde boekhoudprogramma’s heel gemakkelijk een thema en lay-out selecteren voor facturen. Daarbij is het zelfs mogelijk om de huisstijl van je klant te gebruiken. Je klant heeft dankzij jou dan altijd een professioneel ogend factuur, met eigen thema en volgens de wettelijke vereisten

Gepersonaliseerde factuur thema's

Bonnetjes inscannen met de app

Er zijn klanten die zelf een groot gedeelte van de boekhouding doen, zoals het invoeren van financiële gegevens en facturen. Jij kunt de gegevens dan in de boekhouding verwerken en voor hen een balans en winst & verliesrekening opmaken. Er zijn ook klanten die helemaal niets aan de boekhouding doen. Zij komen eens in de zoveel tijd met een schoenendoos vol met bonnen en facturen langs en jij mag alles gaan uitzoeken en invoeren in je boekhoudprogramma. Dit kan natuurlijk ook veel meer geautomatiseerd worden. Veel boekhoudprogramma’s hebben tegenwoordig ook een app voor op de smartphone of tablet. Wanneer de klant een app installeert op zijn of haar smartphone en jij geeft een inlogcode, dan is het uitzoeken en inboeken van stapels bonnen en facturen verleden tijd.

Bonnetjes inscannen met de app

Met een scanfunctie kan de factuur, bon of offerte ingescand worden en wordt hiermee direct zichtbaar voor jou. Jij kunt betreffende facturen en bonnen direct in de boekhouding verwerken, zodat de boekhouding van de klant altijd up-to-date is. Hiermee kun je ook voorkomen dat je telkens de klant moet bellen om om facturen of bonnen te vragen. De scanfunctie is op veel apps standaard aanwezig, zodat het niet of nauwelijks meer kost. Daarentegen bespaart het zowel jou als je klant heel veel tijd.

Als je alles in rekening hebt gegeven, kan je je de email-adres van je klant invoeren en word het automatisch verstuurd. Vergeet je klant te betalen? Dan stuurt de software automatisch herinneringen.

Elektrisch BTW aangifte doen
BTW aangifte doen in Moneybird

BTW aangifte doen in vier clicks

Ieder kwartaal of maand moet je voor iedere klant de BTW aangifte doen. Gelukkig hoeft dit voor jou nauwelijks meer tijd te vergen. Wanneer je alle gegevens juist en op tijd invoert, is het een kwestie van enkele clicks en je hebt de aangifte netjes op het scherm. BTW aangifte moet tegenwoordig digitaal gebeuren. Een goed boekhoudprogramma is tegenwoordig dan ook voorzien van een rechtstreekse koppeling met de belastingdienst voor het verzenden van de BTW aangifte. Mede door de automatische BTW aangifte is dubbel invoeren van gegevens niet meer nodig en krijgt je klant altijd een juiste belastingaanslag.

Voordelen van een boekhoudprogramma voor je administratiekantoor

Een boekhoudprogramma is niet alleen een voordeel voor jezelf om de boekhouding van je klanten goed te verwerken, je klant kan hier ook van profiteren.

1. Handig voor jezelf en voor je klant

Een groot voordeel van een boekhoudprogramma, is dat je rechten kunt toekennen. Dit kan gaan om rechten die je verleent aan je medewerkers, maar ook aan je klanten. Zo kun je een online portaal inrichten waarmee de klant met een inlogcode online kan inloggen. In het portaal voert de klant zijn facturen en eventuele andere financiële gegevens in. De ingevoerde gegevens worden direct in de boekhouding verwerkt, zodat de gegevens altijd up-to-date zijn en jij direct de gegevens kunt controleren. Dit scheelt jou heel veel werk, want je hoeft zelf niet alle gegevens in te voeren. Tevens hoeft de klant niet regelmatig langs te komen om zijn facturen en bonnen af te leveren. Wanneer de klant behoefte heeft aan bepaalde overzichten, dan kan hij ook inloggen en de laatste overzichten bekijken.

2. Bespaar je kostbare tijd

Klanten besteden hun administratie meestal niet voor niets uit aan jou. Zij hebben geen kennis van boekhouden en vaak zijn zij ook erg laks in het bijhouden van de boekhouding. Als je de klant een inlogcode heeft ontvangen, kun je een automatische reminder ingeven, bijvoorbeeld een termijn dat de facturen, offertes of kasboek ingevoerd moet zijn.

Waarom je niet in Excel je boekhouding moet doen

Je kan er altijd voor kiezen om in Excel je boekhouding te doen, maar anno 2020 hebben we moderne boekhoudprogramma’s die veel voor je kunt automatiseren. Daarbij is het ook zo dat boekhoudprogramma’s back-ups maken van jou administratie. Met Excel kan je het risico lopen dat je je administratie kwijt raakt terwijl je wettelijk verplicht bent om 7 jaar je administratie te bewaren. Lees meer over waarom je niet moet boekhouden in Excel.

Veel gestelde vragen

Het kan zijn dat je een boekhoudprogramma op je eigen pc of server kunt installeren. Maar het is tegenwoordig een trend om in ‘de cloud’ te werken. Dit houdt in dat je helemaal niets meer hoeft te installeren. Je logt met een inlogcode via de webbrowser in en je zit direct in het boekhoudprogramma. Alle ingevoerde data wordt veilig opgeslagen op een beveiligde server.

Wij vergelijken