Wat is een Debiteurennummer? Klantnummers beheren doe je zo

debiteurennummer

Wat vind jij als ondernemer zijnde het leukste moment van de maand? Vind je dat het afronden van bijvoorbeeld een bepaalde klus? Of vind je het versturen van de facturen het leukste moment van de maand? Veel ondernemers vinden het versturen van de facturen uiteindelijk het leukste, aangezien je deze facturen simpelweg nodig hebt voor de continuïteit van jouw onderneming. Daarbij komen ook debiteurennummers bij kijken.

Als je een factuur verstuurd hebt, heb je direct met een debiteur te maken. Een debiteur is namelijk iemand van wie jij nog geld tegoed hebt. Op de balans van jouw onderneming staan de debiteuren ook vermeld, evenals in jouw boekhoudprogramma. Dankzij het boekhoudprogramma weet je dus overzicht te behouden in de openstaande facturen en in de huidige debiteuren en crediteuren. Daarbij is het ook aan te raden om gebruik te maken van een debiteurennummer. Wat dat precies is? Dat bespreken we op deze pagina.

Wat is een debiteurennummer?

Wanneer jouw bedrijf flink aan het groeien is, dan bestaat de kans dat je door de bomen het bos even niet meer ziet. Je weet mogelijk niet meer bij welke klant je met welk project bezig bent én van welke klanten je nog geld tegoed hebt. Om dit voor jezelf een stuk makkelijker te maken, kun je aan elke klant een debiteurennummer toe te wijzen.

‘Een debiteurennummer is een nummer van een klant die nog niet betaald heeft.’

Als je vervolgens in jouw boekhoudprogramma een openstaande factuur ziet, zie je ook direct het bijbehorende debiteurennummer vermeld staan. Je weet daardoor direct bij welke klant deze factuur nog open staat. Met dank aan een debiteurennummer weet je het debiteurenbeheer voor jezelf in ieder geval een stuk makkelijker te maken.

Waarom een debiteurennummer?

Is het verplicht om met debiteurennummers te gaan werken? Nee, dat is allerminst verplicht. Veel ondernemers kiezen er echter wel voor om debiteurennummers te gaan gebruiken omdat, je met dit nummer het gewenste overzicht weet te behouden.

Daarbij zien we wel dat deze nummers met name door grote bedrijven gebruikt worden. Als je als zzp’er zijnde bijvoorbeeld 10 klanten hebt, kun je het onderscheid tussen deze klanten moeiteloos maken. Indien je opeens met 100 klanten te maken krijgt, kan het echter een stuk lastiger worden. Juist in een dergelijke situatie zijn debiteurennummers onmisbaar!

Wil jij vanwege deze redenen ook direct met debiteurennummers gaan werken? Dan is het goed om te weten dat je volledig zelf de samenstelling van dit nummer kunt bepalen. Je kunt bijvoorbeeld beginnen bij 001 en vervolgens gewoon volgens de cijfertabel optellen. De volgende debiteur krijgt code 002, 003 enzovoort.

• Je kunt echter ook kiezen voor een andere samenstelling, waarbij de volgende samenstelling veelvuldig gebruikt wordt:
• De eerste twee cijfers zijn de posities in het alfabet van de eerste letter van de naam van de debiteur.
• De volgende twee cijfers zijn de posities in het alfabet van de tweede letter van de naam van de debiteur.
• De laatste twee cijfers beginnen met 00, 01, 02, 03 etc. etc. Op deze manier voorkom je dat je te maken krijgt met dubbele debiteurennummers.

debiteurennummers beheren
Iemand die bezig is met zijn administratie

Hoe kan je makkelijk debiteurennummers beheren?

Heb je besloten dat je met debiteurennummers wilt gaan werken? Dan maak je wat ons betreft direct een goede keuze. Zoals je hierboven al hebt kunnen lezen, kun je dankzij deze nummers het overzicht behouden. Maar, je moet daarbij uiteraard wel zorgdragen voor een goed beheer van de debiteurennummers.

Als je de debiteurennummers op de juiste manier wilt beheren, is het aan te raden om gebruik te maken van een eenvoudig boekhoudprogramma. Met een boekhoudprogramma heb je géén omkijken meer naar al die nummers, aangezien het programma deze automatisch voor je aanmaakt en beheert. Hoe dit precies zit? Wij leggen het hieronder voor je uit.

Indien je van een boekhoudprogramma gebruik gaat maken, is het zaak om al jouw contacten aan het programma toe te voegen. Dit geldt zowel voor jouw klanten als voor jouw leveranciers. Door deze contacten allemaal toe te voegen, weet je automatisch een uniek nummer aan deze contacten te koppelen. Stel dat je de allereerste klant in jouw boekhoudprogramma toevoegt, krijgt deze klant direct automatisch een debiteurennummer.

Zodra je meer en meer klanten toe gaat voegen, krijgen al deze klanten ook automatisch een debiteurennummer toegewezen. Dit nummer is uniek en is in het programma gekoppeld aan de betreffende klant. Juist door deze werkwijze hoef je zelf niks te registreren en hoef je zelf ook niet de debiteurennummers te verzinnen. Het enige wat je hoeft te doen, is het toevoegen van de klanten in jouw boekhoudprogramma.

Ben je nog niet bekend over hoe je precies moet boekhouden? Wij helpen je graag op weg met een stappenplan over boekhouden voor beginners.

Als je twijfelt dat adminstratie in het algemeen wel iets voor jou is. Dan kan je overwegen om een boekhouder aan te schaffen. Maar, ook daar zijn er voor- en nadelen. Lees meer over Zelf boekhouden of uitbesteden.

Kruisposten – Wat zijn dat? Dit helpt bij je administratie

kruisposten

Een boekhouding van een onderneming bestaat niet alleen uit omzet, kosten en winst. Nee, je hebt ook met bijvoorbeeld debiteuren, crediteuren, kruisposten en een balans te maken. Allerlei boekhoudkundige zaken komen na verloop van tijd om de hoek kijken, waarbij het van belang is dat je enig weet hebt van deze zaken.

Graag informeren wij je op deze pagina daarom nader over kruisposten. We bespreken hieronder wat kruisposten zijn, we tonen je een voorbeeld van een kruispost, we benoemen wat je aan een kruispost hebt en we geven je nog tips over de beste boekhoudprogramma’s.

Wat zijn kruisposten?

Heb je bijvoorbeeld een winkel en een webshop? Dan heb je met contante geldstromen te maken, maar ook met bank stromen via de bank. Als je geld tussen de kas en de bank wilt wisselen, kun je hiervoor gebruik maken van een kruispost.

Met een kruispost geef je aan dat er geld verschoven is van bijvoorbeeld de bank naar de kas of vice versa. Je kunt een kruispost echter ook gebruiken om aan te geven dat er tussen twee bankrekeningen onderling geld verschoven is. Dit komt bijvoorbeeld van pas als je meerdere zakelijke rekeningen hebt.

Kruisposten voorbeeld

Je hebt hierboven kunnen lezen wat een kruispost is. Om de definitie van een kruispost verder duidelijk te maken, hebben wij een voorbeeld van kruisposten voor je opgesteld.

In dit voorbeeld gaan we uit van een overboeking van 1000 euro van bankrekening A naar bankrekening B. Beide bankrekeningen zijn van jezelf én dus is er sprake van een kruispost. Hoe dit er precies uit ziet, zie je hieronder.

Allereerst krijg je met een boeking te maken van Bankrekening A naar een kruispost:

  • Bankrekening A: 500 euro credit
  • Kruispost: 500 euro debet

Als je die boeking verwerkt heb, krijg je met de volgende boeking te maken. Die boeking heeft betrekking op de boeking van de kruispost naar bankrekening B:

  • Kruispost: 500 euro credit
  • Bankrekening B: 500 euro debet

Onderaan de streep is het saldo van de categorie ‘Kruisposten’ nu 0 euro. Je hebt bankrekening A met 1000 euro verlaagd en je hebt bankrekening B juist met 1000 euro verhoogd. Door op deze manier gebruik van kruisposten te maken, weet je jouw boekhouding volledig in balans te houden. Bovendien weet je op deze manier zeker dat de boeking nauwkeurig verwerkt wordt; als je géén gebruik van kruisposten maakt, kun je in bovengenoemd voorbeeld mogelijk met meerdere boekingen van 1000 euro te maken krijgen.

kruisposten-in-jouw-administratie

Hoe verwerk je kruisposten in jouw administratie?

Wanneer je hebt te maken met boekingen van kas naar de bank. Of wanneer je een boekingen maken tussen twee bankrekeningen onderling wilt verwerken in je administratie is het handig om gebruik te gaan maken van een eenvoudig boekhoudprogramma. Met een boekhoudprogramma behoud je het overzicht in jouw financiële status én weet je 100% zeker dat de boekhouding volledig klopt.

Dat komt omdat wanneer je boekhoudprogramma aan het instellen bent, dat je je zakelijke rekening moet koppelen. Door die te koppelen komen alle transacties in een mooi overzicht. Je moet elke transactie koppelen. Omdat alles in een mooi overzicht staat, kan je geen één transactie missen en weet je dat je administratie perfect loopt.

Op het moment dat je dit gedaan hebt, voert het boekhoudprogramma direct alle wijzigingen door op je balans. Zo weet je elk kwartaal en jaar wat je moet afdragen aan BTW bij je BTW-aangifte. Je hoeft dus deze wijzigingen dus niet zelf door te voeren. Dit wordt allemaal automatisch door het boekhoudprogramma uitgevoerd.

Als je nog nooit eerder je administratie hebt gedaan of een beginner bent in het boekhouden. Dan kan je verder lezen bij onze boekhouden voor beginners stappenplan.

Wat is het beste boekhoudprogramma voor het verwerken van kruisposten?

Weet je niet welk boekhoudprogramma het beste is? De “beste” boekhoudprogramma hangt af van je eigen wensen en van je bedrijfsvorm. 

Via onze website kun je direct een goed vergelijk maken tussen de verschillende boekhoudprogramma’s. Denk dan aan: boekhoudprogramma voor ZZP, Boekhoudprogramma voor stichtingen, of boekhoudprogramma voor meerdere administraties. Met behulp van de filters aan de linkerkant kun je jouw voorkeuren doorgeven, waarna onze vergelijker alleen nog maar de bijpassende programma’s toont.

Je kan in elk boekhoudprogramma kruisposten verwerken, maar hoe je dat doet is bij elk programma verschillend. Daarom is het ook handig om meerdere boekhoudprogramma’s te proberen. Dat kan je doen door gebruik te maken van een gratis proefperiode. Na die proefperiode kan je kijken of het programma je kijken of het programma aan je eisen voldoet. Mocht dat niet zo zijn, dan kan je altijd voor een ander programma kiezen.

Financiële administratie – Succesvol boekhouden doe je zo

Financiële administratie

Wil jij het boekhouden voor jezelf zo makkelijk mogelijk maken? En wil je ook op een succesvolle manier kunnen boekhouden? Dan is het aan te raden om jouw pijlen te richten op een financiële administratie. Wat een financiële administratie is? Dat bespreken we graag op deze pagina.

Daarnaast bespreken we ook wat de voordelen van een financiële administratie zijn, met welke verplichtingen je te maken hebt en waarom je boekhoudsoftware moet gebruiken. Na het lezen van dit artikel weet je in ieder geval alles voer het begrip ‘financiële administratie’.

Wat is financiële administratie?

Als we puur naar het begrip ‘financiële administratie’ kijken, zien we meerdere definities naar voren komen. Zo is financiële administratie onder meer betaald het bijhouden van de boekhouding voor klanten. Je kunt hiervoor terecht bij bijvoorbeeld boekhoudkantoren of administratiekantoren. Deze kantoren verzorgen de financiële administratie voor je, waar je uiteraard maandelijks een bepaald bedrag voor moet betalen.
Financiële administratie is echter ook het vastleggen van alle financiële handelingen van een onderneming. Conform de wet is elke ondernemer en elk bedrijf verplicht om dit te doen. Bij het opstellen en bijhouden van een financiële administratie richt je daarom je pijlen op onder meer de volgende aspecten:

• Het verwerken van facturen, kassabonnen, bankafschriften en bewijzen van inkomsten en uitgaven.
Debiteurenbeheer, crediteurenbeheer en voorraadbeheer.
Resultatenrekening en balans.
• Salarisadministratie; dit is uiteraard alleen van toepassing als je daadwerkelijk personeel in dienst hebt genomen.

Al deze facetten maken standaard deel uit van financiële administratie. Iets wat ook nog onder financiële administratie valt, is het opstellen van een jaarrekening. Onder bepaalde voorwaarden is elk bedrijf verplicht om dit te doen, waarbij de jaarrekening ook nog verplichte onderdelen moet bevatten. Deze onderdelen zie je ook terug in bovenstaand rijtje.

Wat verdien je als financiële administratie?

Wil je als financiële administratie gaan werken? Dan kun je hier ook jouw beroep van gaan maken. In dat geval kun je rekening houden met een gemiddeld bruto maandsalaris van zo’n 2480 euro.

Ben je op dit moment actief als een ondernemer? Dan kun je ook veel gaan verdienen aan jouw financiële administratie. Zoals je in op deze pagina nog gaat lezen, weet je namelijk van meerdere voordelen te genieten als je voor een goede financiële administratie kiest. Onderaan de streep levert dat ook een kostenbesparing op, waardoor je dus een hogere winst weet te behalen.

Wat voor verplichtingen heb je op het gebied van financiële administratie?

Elke ondernemer heeft de verplichting om zorg te dragen voor een sluitende administratie. Dit betekent dat elke ondernemer ook verplicht is om een financiële administratie op te stellen, bij te behouden en te bewaren.

Met name de termen ‘bijhouden’ en ‘bewaren’ zijn hierbij belangrijk. De Belastingdienst heeft namelijk een verplichting opgesteld dat je jouw boekhouding voor 7 tot 10 aantal jaar moet bewaren. Dit is een verplichting omdat de Belastingdienst alleen op die manier in staat is om jaren later nog een onderzoek in gang te zetten. 

Daarnaast ben je dus ook verplicht om jaarlijks een jaarrekening op te stellen. Voor sommige bedrijven is het verplicht om die jaarrekening ook nog te deponeren, zodat alle belanghebbenden inzicht krijgen in de financiële status. Als zzp’er ben je echter niet verplicht om jouw jaarrekening te deponeren, maar je kunt dit wel doen voor bijvoorbeeld een kredietaanvraag of hypotheekaanvraag.

Moet je voor jouw financiële administratie boekhoudsoftware gebruiken

Moet je voor jouw financiële administratie boekhoudsoftware gebruiken?

Ten eerste, niks moet. Je ‘moet’ niet persé boekhoudsoftware te gebruiken om je financiële administratie te kunnen doen. Zo kan je bijvoorbeeld je financiële administratie in Excel doen.

Maar, wees wel bewust met de risico’s over het boekhouden in Excel. Boekhouden in Excel is namelijk foutgevoelig, tijdrovend en je moet letterlijk alles zelf handmatig doen. Denk dan aan je btw-aangifte, al die kolommen moet je allemaal handmatig invullen. Wil je meer weten over de risico’s van het boekhouden in Excel? Lees meer over waarom je niet in Excel moet boekhouden.

Wanneer je gebruikt maakt van een boekhoudprogramma worden al de bovenstaande risico’s automatisch verholpen. Met een boekhoudprogramma kun je namelijk:

• Digitaal jouw boekhouding jarenlang bewaren.
• Boekhouding/jaarrekening direct vanuit het programma digitaal btw-aangifte doen. Je kan namelijk het koppelen met je mijn belastingdienst account.
• Overzichten krijgen van financiële status.
• Heel veel tijd en geld te besparen.
• Automatisch financiële rapporten opstellen en uitdraaien.

Boekhouding jarenlang bewaren

Jarenlang was het de normaalste gang van zaken dat je een factuur per post verstuurde. Hedendaags is het echter gebruikelijk om een factuur via de mail te sturen. Waarom? Omdat dit makkelijk is, omdat dit snel gaat én omdat dit ook nog invloed heeft op de manier waarop je de boekhouding moet bewaren.

De Belastingdienst geeft namelijk aan dat je alle digitale facturen digitaal moet bewaren. Daarentegen staat dat alle papieren factuur hardcopy bewaard moeten worden. Door jouw boekhouding volledig te digitaliseren, voorkom je dus dat je complete mappen vol met hardcopy facturen jarenlang moet bewaren! Een eenvoudig boekhoudprogramma zorgen voor automatisch backups zodat je niet snel de dupe bent van verloren administratie.

Direct digitaal versturen

Krijg je een Belastingcontrole? Ook dan is het makkelijk dat je direct de complete financiële administratie digitaal kunt versturen. Dit is niet alleen handig voor de Belastingdienst, maar ook voor bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel. Bij de Kamer van Koophandel moet je in sommige situaties jouw jaarrekening deponeren; dankzij de boekhoudsoftware is dit ook een fluitje van een cent geworden.

Perfect overzicht over financiële status

Heb je te maken met vrij veel inkomende- en uitgaande geldstromen? Dan bestaat de kans dat je het overzicht kwijtraakt. Je weet niet meer precies hoeveel geld er nog binnen moet komen, waardoor je mogelijk in de stress kunt raken. Juist door boekhoudsoftware te gebruiken, weet je te allen tijde het gewenste overzicht te behouden. 

Bijkomend voordeel is dat je dankzij dit overzicht ook de juiste keuzes kunt gaan maken. Zo kun je bepalen om toch extra te investeren in een nieuwe machine of nieuwe voorraad. Ook op dit vlak heb je dus onwijs veel aan een financiële administratie.

Daarnaast, zijn er ook boekhoudprogramma’s voor meerdere administraties beschikbaar. Zo heb je binnen een boekhoudprogramma meerdere omgevingen hebt waarbij je verschillende bedrijven administraties kan scheiden. 

Tijd en geld besparen

Geen enkele ondernemer besteedt graag veel tijd aan de boekhouding. Helaas moet dat vaak wel als je ZZP’er bent. Daarom zijn er speciale boekhoudprogramma’s voor ZZP’ers.

Daarnaast, doe je het niet alleen omdat boekhouden niet leuk is, maar ook omdat er tijdens die uren geen geld verdiend kan worden. Als je gebruik van boekhoudsoftware gaat maken, weet je heel veel tijd te besparen. Tijd = geld voor een ondernemer, waardoor je dus ook veel geld weet te besparen. 

Financiële rapporten opstellen en uitdraaien

Wil je weten wat de winst over het voorgaande jaar is geweest? Dan check je direct de automatisch aangemaakte winst- en verliesrekening. Wil je inzien welke balansposten je op dit moment hebt? Dan check je direct de automatisch aangemaakte balans. Kortom: met boekhoudsoftware weet je jouw financiële administratie grotendeels automatisch op te stellen. 

Kolommenbalans en een balans – Wat is het verschil?

Kolommenbalans

Elke ondernemer in ons land is verplicht om zorg te dragen voor een sluitende administratie. Dat geldt voor een kleine zzp’er, maar geldt net zo goed voor de grote bedrijven in ons land. Als je voor een sluitende administratie zorgt, krijg je ook direct inzicht in de financiële status van jouw onderneming.

Zo krijg je bijvoorbeeld jaarlijks overzicht over de balans van jouw onderneming. Op een balans staan aan de ene kant jouw bezittingen en aan de andere kant jouw schulden. Beide kanten van de balans moeten gelijk aan elkaar zijn; in dat geval is jouw volledige financiële administratie immers in balans!

Wel goed is het goed om te weten dat er onderscheid gemaakt kan worden tussen twee soorten balansen: een normale balans en een zogeheten kolommenbalans. Hieronder geven wij graag aan wat het verschil tussen deze twee soorten balansen is en hoe je zelf een balans kunt maken.

Wat is het verschil tussen en kolommenbalans en een balans?

Om dit verschil uit te kunnen leggen, is het zaak om eerst naar de normale balans te kijken. Zoals hierboven al aangegeven, vind je op een balans te bezitten en de schulden van jouw onderneming terug. Of anders gezegd: aan de linkerkant van de balans zie je de activa (vlottende activa & vaste activa)van jouw onderneming en aan de rechterkant van de balans zie je de passiva van jouw onderneming.

Graag duiden we een normale balans nader met behulp van onderstaande schermafbeelding:

balans

Zoals je kunt zien, is het totaalbedrag links en rechts volledig gelijk aan elkaar. Dat is ook de bedoeling, aangezien jouw financiële status dan volledig in balans is. Daarbij is het wel goed om te weten dat je een balans altijd op één vast moment opstelt. Dit kan bijvoorbeeld zijn op 31-12-2021; op die datum heb je bijvoorbeeld inzicht in de voorraad die je nog in jouw magazijn hebt liggen en in de openstaande facturen. Op basis van al die informatie kun je uiteindelijk een balans op (laten) stellen.

Wat een kolommenbalans dan precies is? Een kolommenbalans is een totale weergave van zowel de balans als de winst- en verliesrekening. Daarbij staat de balans echter niet als bovenstaande balans afgebeeld, maar vind je alle gegevens in een kolom terug.

Een kolommenbalans kun je maken aan de hand van de grootboekrekeningen van jouw onderneming. Alle grootboekrekeningen vermeld je links, terwijl je in de rechterkolom het betreffende totaal saldo aangeeft. Dankzij deze weergave ben je in staat om zowel de winst- en verliesrekening als de balans op te stellen.

In totaal bestaat een kolommenbalans altijd uit vier elementen:

  • Een proefbalans: dit is het hierboven genoemde overzicht van de totaal saldo van de grootboekrekening.
  • Een saldibalans: dit is een overzicht van elke grootboekrekening apart.
  • Een resultatenrekening: dit is de winst- en verliesrekening die opgesteld kan worden aan de hand van de saldibalans.
  • Een eindbalans: dit is de balans aan het einde van het boekjaar.

Kun je een balans opstellen zonder een kolommenbalans? Ja, dat is zeker mogelijk. Veel ondernemers kiezen er echter voor om eerst een kolommenbalans te maken en vervolgens een normale balans. De reden hiervoor? Je krijgt direct inzicht in de financiële status van jouw onderneming én in de behaalde resultaten. Op deze manier weet je immers ook direct de geboekte winst (of het geboekte verlies) in beeld te brengen!

Hoe maak je een kolommenbalans?

Voor elke onderneming is het van cruciaal belang om een balans op te stellen. Waarom? Onder meer omdat dit een verplicht onderdeel van de jaarrekening is, maar ook omdat een balans je veel inzicht in de financiële status van jouw onderneming geeft. Tevens heb je een balans nodig als je bijvoorbeeld een kredietaanvraag gaat doen of als ondernemer zijnde een hypotheek aangaat vragen.

Je kunt ervoor kiezen om de balans handmatig te maken. Dat is echter niet aan te raden, aangezien de kans groot is dat je fouten maakt. Bovendien moet je hier de nodige boekhoudkundige kennis voor hebben. Heb je die kennis niet? En wil je het jezelf zo makkelijk mogelijk maken? Dan is het aan te raden om gebruik te maken van een boekhoudprogramma.

Met een boekhoudprogramma heb je geen enkel omkijken naar het maken van een balans. Dat komt puur doordat het boekhoudprogramma automatisch de balans maakt en continu bijgewerkt. Op basis van onder meer inkoop, verkoop en afschrijvingen wordt de balans continu kloppend gehouden. Daar heb je dus géén omkijken meer naar.


Het mooie van dat alles gelijk automatisch wordt bijgewerkt, kan je binnen enkele seconden weten hoe je er financieel ervoor staat en weet je ook gelijk hoeveel je aan BTW moet betalen bij je BTW aangifte.

Tip: Als je net begint met ondernemen, kan je het zo zijn dat je BTW vrijgesteld bent. Maar, dat hangt af van meerdere factoren.

Ben je nog niet zo ervaren met het verwerken van facturen & inkoopfacturen van je administratie? Dan kan je verder lezen bij een ander artikel die gaat over boekhouden voor beginners.

Twijfel je om zelf je administratie te gaan doen? Overweeg dan om een boekhouder aan te schaffen. Wil je weten wat alle voor- en nadelen zijn van beide kanten? Lees dan: zelf boekhouden of uitbesteden?

Self billing – Wat is dat? Alles wat je erover moet weten

self billing

Normaal gesproken voer jij werk voor de afnemer uit, waarna je een factuur naar de afnemer stuurt. Vanaf dat moment heeft de afnemer bij jou een betalingsverplichting. De ervaring leert echter dat veel van dergelijke facturen een fout bevatten, waardoor de afnemer onwijs veel tijd kwijt is om dit continu aan te passen en door te geven aan de partij die de factuur verstuurd heeft.

Om dit proces een stuk eenvoudiger te laten verlopen, kun je gebruik maken van self billing. Dit is eigenlijk een relatief nieuwe vorm van (e)factureren; met name door de komst van véél meer zzp’ers is deze vorm van factureren onwijs populair geworden. Hieronder vind je meer informatie over wat self billing is en hoe je zelf self billing toe kunt gaan passen.

wat is self billing

Wat is self billing?

Lever jij bepaalde goederen of diensten aan een partij? Dan kun je hiervoor een factuur opmaken en deze naar de afnemer versturen. Je kunt het echter ook precies andersom aanpakken.

Self billing is wanneer de afnemer zelf de factuur opmaakt waarin hij aangeeft welke goederen en/of diensten heeft geleverd. De afnemer stuurt deze factuur naar de partij die normaliter de factuur zou versturen en verwerkt deze factuur ook direct in zijn eigen administratie. 

Als een afnemer op deze manier eigenlijk zijn eigen inkomende facturen maakt, weet hij 100% zeker dat de factuur correct opgemaakt is. De kans op fouten is hierdoor drastisch verkleind, waardoor meer en meer bedrijven voor self billing kiezen.

Bijkomend voordeel: een zzp’er hoeft zelf niet meer veel tijd te besteden aan het maken van een factuur. In veel gevallen wordt self billing gebruikt door partijen die gebruik maken van veel zzp’ers. Als deze bedrijven van bijvoorbeeld 100 zzp’ers een factuur zouden ontvangen, is de kans heel groot dat een substantieel deel van deze 100 facturen een fout bevat. Om dat zoveel mogelijk te voorkomen, maken dergelijke grote bedrijven graag gebruik van self billing.

Hoe werkt self billing in de praktijk?

Werk jij in de bouwwereld voor bijvoorbeeld een grote afnemer? Dan stuur jij maandelijks een factuur naar deze afnemer toe, maar je bent daarin zeker niet de enige. De kans is namelijk groot dat nog 90 andere zzp’ers een factuur naar deze grote afnemer sturen.

Als al deze facturen een andere opmaak en andere inhoud hebben, is het voor het boekhoudprogramma van de grote afnemer lastig om al deze facturen in één keer correct af te lezen. In veel situaties, bijvoorbeeld in de bouw, kiest een grote afnemer daarom voor self billing. Hierbij maakt de afnemer zelf de factuur, waardoor deze factuur voor 100% afgestemd is op het boekhoudprogramma. Hiermee kan dus veel tijd bespaard worden en blijft de boekhouding van de grote afnemer ook nog eens kloppend.

In meerdere branches wordt met veel plezier gebruik van self billing gemaakt. Dit is onder meer het geval in de zorg, in de bouw en in het onderwijs. Waarom juist in deze sectoren? Omdat in deze sectoren heel veel zzp’ers werkzaam zijn voor grote(er) afnemers. Voor zowel deze zzp’ers als voor de grote afnemer biedt het gebruik maken van self billing de nodige voordelen.

Let wel op: als je met self billing aan de slag wilt gaan, is het van cruciaal belang dat de factuur aan alle wettelijke regels voldoet. Zo moeten de volgende onderwerpen altijd op een self billing factuur vermeld staan:

  • De zin ‘factuur uitgereikt door afnemer’
  • De juridische naam van beide partijen; de afnemer en de leverancier
  • De datum waarop de factuur uitgereikt is
  • Het BTW nummer van de leverancier
  • Het KVK nummer van de leverancier
  • Het in rekening gebrachte btw-tarief en btw-bedrag
  • Het exacte bedrag voor de levering
  • De datum waarop de diensten of goederen geleverd zijn
  • Welke goederen precies geleverd zijn (of welke diensten precies geleverd zijn)
  • Het volledige adres van beide partijen; de afnemer en de leverancier
  • Een factuurnummer

Bron: belastingdienst

Voldoet de self billing factuur aan al deze regels? Dan wordt er voldaan aan de wettelijke regels die door de overheid en Belastingdienst opgesteld zijn. Daarnaast is het ook van belang dat er tussen beide partijen duidelijke afspraken worden gemaakt. Als je als zzp’er voor een grote afnemer gaat werken, maakt de grote afnemer hierbij hoogstwaarschijnlijk gebruik van een sjabloon. Dit sjabloon moet door jullie beide ingevoerd worden, waarna alle afspraken eigenlijk beklonken zijn.

Hoe maak je een self billing factuur in enkele seconden?

Ben jij zelf een grote afnemer? Maak je dagelijks gebruik van meerdere zzp’ers? Dan heb je ongetwijfeld al gemerkt dat er het nodige schort aan de facturen van een gemiddelde zzp’er. Als je dit proces een stuk beter, efficiënt en goedkoper aan wilt gaan pakken, is het aan te raden om gebruik te maken van self billing. Maar, hoe kun je nou snel een self billing factuur aanmaken? Daarvoor heb je een goed boekhoudprogramma nodig.

Wat is een goed boekhoudprogramma? Dat hangt af van je eigen wensen en bedrijfsvorm. Zo heb je een boekhoudprogramma voor ZZP’ers, boekhoudprogramma voor MKB’ers, boekhoudprogramma voor stichtingen en ga zo maar door.

Wanneer je een goed boekhoudprogramma hebt, leggen we je in een ander artikel uit hoe je zo’n factuur kan maken in 3 seconde in boekhoudsoftware.

Kortom, een self billing factuur kun je in deze boekhoudprogramma’s moeiteloos aanmaken. Daarvoor kun je namelijk een inkomende creditfactuur aanmaken; op deze factuur vermeld je alle bovengenoemde wettelijke aspecten. Vervolgens is het zaak om deze factuur in je boekhoudprogramma mee te nemen als omzet en niet als negatieve kosten. Als je deze factuur op bovengenoemde manier in een boekhoudprogramma aanmaakt, verwerkt het programma direct deze factuur in alle financiële rapportages. Een kind kan de was doen.


Mocht je twijfelen om voor je gehele administratie zelf te boekhouden, lees dan meer over zelf boekhouden of uitbesteden.

Wettelijke betalingstermijn – Alles wat je moet weten 2021

Wettelijke betalingstermijn

Als ondernemer zijnde heb je met verschillende regelgevingen en wetgevingen te maken. Zo moet je netjes belasting betalen, moet je zorgdragen voor een sluitende administratie en moet je jouw personeel volgens de wettelijke eisen belonen. Ook bij het aanmaken en versturen van een factuur heb je met de nodige regels te maken. 

Lees ook hoe je een Factuur kan maken in 3 seconde.

Zo moet bijvoorbeeld een factuur aan bepaalde richtlijnen voldoen. Bepaalde informatie moet standaard op een factuur aanwezig zijn en mag ik geen enkel geval ontbreken. Niet alleen bij het aanmaken van een factuur moet je rekening met wetgeving houden, maar ook bij het betalen van inkomende facturen. Je hebt namelijk te maken met een wettelijke betalingstermijn. Deze wettelijke betalingstermijn geldt niet alleen voor jou en voor jouw klanten, maar voor alle bedrijven in ons land.

Opvallend is dat er niet één vaste wettelijke betalingstermijn opgesteld is, maar meerdere verschillende soorten termijnen. Zo heeft de overheid bijvoorbeeld onderscheid gemaakt tussen een betaalverplichting voor een bedrijf en de betaalverplichting voor de overheid zelf. De overheid heeft bijvoorbeeld bedrijven een langere periode geschonken waarin de facturen voldaan moeten worden.

Voor elk bedrijf is het wenselijk dat er überhaupt een wettelijke betalingstermijn bestaat. Hierdoor weet je immers dat binnen een xx aantal dagen het geld binnen moet komen, terwijl je ook dankzij deze betalingstermijn bijvoorbeeld een rechtszaak op kunt starten. Tijdens deze rechtszaak kun je aantonen dat de wettelijke betalingstermijn al lang verlopen is. Uiteraard wil je het nooit zover laten komen, maar in sommige gevallen is het helaas niet anders.

Wat is de wettelijke betalingstermijn van dit moment?

Wat is de wettelijke betalingstermijn van dit moment?

Als je een (digitaal) factuur naar jouw klant stuurt, benoem je daarop altijd jouw eigen betalingsvoorwaarden. Dit zijn de voorwaarden die jij zelf opgesteld hebt en waar de ontvanger van de factuur zich aan moet houden. In de praktijk zien we echter dat veel bedrijven niet afspraken over de betalingstermijn maken, waardoor de wettelijke betalingstermijn gaat gelden.

Als je géén betalingstermijn met jouw klant overeengekomen bent, is de maximale betalingstermijn 30 dagen voor een onderneming. Dit geldt ook voor de overheid en voor een grote onderneming.

Overigens geldt deze periode van 30 dagen niet alleen voor Nederlandse bedrijven, maar voor alle bedrijven uit de Europese Unie. De Europese Unie is namelijk overeengekomen dat in geheel Europa alle facturen binnen 30 dagen betaald moeten worden.

Echter zijn hier wel uitzonderingen op. Zo geeft de overheid zichzelf slechts 30 dagen om een factuur te betalen, terwijl bedrijven hiervoor een periode van 60 dagen kunnen hanteren. Belangrijk is hierbij wel dat er een duidelijke afspraak is gemaakt tussen de ontvanger van de factuur en de verzender van de factuur. In principe is de wettelijke betalingstermijn dus 30 dagen, maar daar kan van afgeweken worden. 

In sommige situaties is het soms zelfs zo de betalingstermijn nóg langer dan 60 dagen kan zijn. In dat geval is er sprake van een wettelijke uitzondering; zo moeten beide bedrijven kunnen aantonen dat dit voor beide bedrijven géén nadelige gevolgen met zich mee brengt.

Moraal van het verhaal: de wettelijke betalingstermijn in 2021 is 30 dagen. Je kunt echter van deze 30 dagen afwijken, maar daarvoor moeten duidelijke afspraken worden gemaakt. Overigens is het in de basis sowieso al aan te raden om jouw eigen betalingstermijn op te stellen, bijvoorbeeld 14 dagen.

Verkoop je producten aan consumenten? Dan is het sowieso aan te raden om deze 14 dagen aan te houden. Conform de wet hebben alle consumenten bij een koop op afstand (via het internet) sowieso recht op een bedenkperiode van 14 dagen. Als je bijvoorbeeld een webshop hebt, moet je dus sowieso met deze 14 dagen rekening houden.

Wat is het Minimale betalingstermijn?

Bestaat er dan ook nog zoiets als een minimale betalingstermijn? Of kun je op jouw factuur aangeven dat de ontvanger al binnen 3 dagen moet betalen? Je kunt het op de factuur aangeven, maar een dergelijke termijn zou in de rechtbank geen stand houden.

Het moet namelijk aannemelijk zijn dat de ontvanger van de factuur voldoende tijd heeft gehad om de factuur te betalen. Met andere woorden: de genoemde betalingstermijn moet voor beide partijen schappelijk zijn. 

Veel freelancers en kleine bedrijven houden een betalingstermijn van 14 dagen aan. Dat is prima en is ook passend bij de omvang van dergelijke bedrijven. Als je een klein bedrijf hebt, heb je hoogstwaarschijnlijk ook geen al te grote buffers. Als je géén grote buffer hebt, is het wenselijk dat jouw klanten snel de factuur betalen. Mede daarom is het logisch dat een klein bedrijf een betaaltermijn van 14 dagen hanteert. Dat wordt ook als schappelijk gezien, in tegenstelling tot een betalingstermijn van 3 dagen.

Mocht je een factuur willen sturen voordat je je goederen of diensten levert, dan kan je een Pro Forma Factuur sturen.

Wanneer gaat de wettelijke betalingstermijn in?

Sommige ondernemers maken een factuur op bijvoorbeeld 7 januari aan en versturen deze pas op 10 januari per mail. Dit betekent dat de ontvanger deze ook pas op 10 januari op zijn mail ontvangt. Geldt dan de datum van 7 januari of als 10 januari met het oog op de wettelijke betalingstermijn?

De wettelijke betalingstermijn wordt berekend vanaf de dag dat de factuur ontvangen is. De datum die op de factuur vermeld staat, is in dit geval dus van ondergeschikt belang.

Verstuur je een factuur per post? Dan is dit iets om goed rekening mee te houden. Zeker omdat er in het weekend en op maandag geen post bezorgd wordt, ontvangt jouw klant de factuur zomaar 3 dagen later. Dit is ook iets waar je goed rekening mee moet houden. Je weet nu in ieder geval dat de wettelijke betalingstermijn altijd berekend wordt vanaf de dag dat de klant de factuur ontvangt.

Waarom bestaat er een wettelijke betalingstermijn?

Zo, je weet nu precies wat de huidige regels zijn omtrent de wettelijke betalingstermijn. Mogelijk vraag je je nu echter af waarom er überhaupt een dergelijke wet opgesteld is. Deze wet is met name opgesteld om bedrijven te beschermen.

In het verleden kwam het meermaals voor dat bedrijven er 90 tot 100 dagen over deden om een factuur te betalen. Waarom? Omdat ze op die manier het geld langer op hun rekening hadden staan, waardoor ze hun financiële positie boekhoudkundig wisten te versterken. Voor de ontvangende partijen bracht dit echter problemen met zich mee. Als je als ondernemer zijnde meer dan 3 maanden op jouw geld moet wachten, krijg je op den duur vanzelf cashflowproblemen.

De overheid heeft hier dan ook op de juiste manier voor ingegrepen. De wettelijke betalingstermijn is vanaf dat moment op 30 dagen gesteld, waarbij er dus enige uitloop naar 60 dagen of méér dan 60 dagen is. Hierbij wordt echter continu het belang van beide partijen in de gaten gehouden. Het kan dus niet zo zijn dat de betaler van de factuur zijn eigen regels gaat bepalen.

Daarmee komen we direct uit bij de tweede reden waarom er een wettelijke betalingstermijn bestaat. Met een wettelijke betalingstermijn is het voeren van een rechtszaak een stuk makkelijker. Is er niet aan de wettelijke betalingstermijn voldaan? Dan is dat een duidelijk teken voor de rechtbank; de rechtbank is zelfs hedendaags in staat om wettelijke rente op te tellen

hoe zit het met wettelijke rentes?

Hoe zit het met Wettelijke rente’s?

Heeft jouw klant niet binnen de gestelde betalingstermijn betaald? Dan kun je met wettelijke rente gaan rekenen; deze wettelijke rente moet de klant bovenop het openstaande factuurbedrag betalen. Hoe je deze wettelijke rente kunt berekenen? Nou, het percentage wordt door de overheid bepaald, maar je mag deze rente rekenen vanaf de dag dat de betalingstermijn verlopen is tot aan de dag dat de klant betaald heeft.

Op de website van de Rijksoverheid vind je meer informatie over deze wettelijke rente. Op deze pagina vind je alle huidige regelgeving omtrent de wettelijke rente die je mag rekenen aan jouw klanten. Let wel op dat je deze wettelijke rente mag pas gaan rekenen als de betalingstermijn verstreken is.

Wat te doen met facturen die niet op tijd betaald worden?

Elke maand is het voor elke ondernemer een kwestie van facturen betalen en geldbedragen ontvangen. Uiteraard hoop je dat dit in harmonie met elkaar gaat, zodat jouw financiële positie hier niet door aangetast gaat worden. Maar, de kans bestaat altijd dat je te maken krijgt met een niet-betalende klant. De reden hiervoor kan soms duidelijk zijn, maar in veel gevallen betaalt een klant om onduidelijke redenen niet. Of beter gezegd: om redenen waar jij niet van op de hoogte bent.

Wat kun je alsnog doen om jouw geld binnen te krijgen? Indien de betalingstermijn verstreken is, is het zaak om een eerste herinnering te sturen. Krijg je daar ook niks op te horen? Dan kun je na pakweg 7 dagen nogmaals een herinnering sturen. Je kunt er bij deze herinnering al voor gekozen om deze per aangetekende post te sturen. In sommige gevallen is dat zelfs aan te raden.

Krijg je vervolgens de betaling nog niet binnen? Dan is het aan te raden om een incassobureau in te gaan schakelen. Een incassobureau maakt een overzicht van alle gemaakte kosten + de wettelijke rente en gaat dit bedrag vervolgens innen bij jouw klant. Je kunt ervan uitgaan dat een incassobureau dit volgens de huidige wetgevingen doet.

Krijgt een incassobureau het alsnog niet voor elkaar om het bedrag bij de klant los te peuteren? Dan kun je de laatste stap zetten: de gang naar de rechtbank. In de rechtbank treffen jij en jouw klant elkaar, waarbij de rechter zijn/haar eindoordeel gaat vellen. Zoals eerder op deze pagina al aangegeven, is hierbij de wettelijke betalingstermijn van toepassing. Dat is één van de regelgevingen waar de rechter zijn/haar oordeel op gaat baseren.

Hoe kun je jouw debiteurenbeheer managen?

Zoals je hierboven hebt kunnen lezen, is het niet wenselijk dat een klant zijn factuur niet betaald. Wanneer een klant niet betaald dan wordt dat een debiteur genoemd.

Bovendien is het voor jou van belang dat je hier dicht op zit en dat je tijdig de herinneringen verstuurt. Hiermee leg je niet alleen druk bij jouw klant, maar je weet op deze manier ook een juist dossier op te bouwen voor de eventuele rechtszaak.

Maar, hoe kun je nou in de gaten houden welke facturen nog open staan? En hoe kun je in één oogopslag zien welke facturen wanneer verstreken zijn? Je kunt jouw debiteurenbeheer het beste managen met een boekhoudprogramma. Dankzij een boekhoudprogramma krijg je perfect inzicht in de openstaande facturen, in de facturen waar je een herinnering voor moet sturen en de facturen waarvoor je mogelijk een incassobureau in moet gaan schakelen.

Bijkomend voordeel: met het beste gratis boekhoudprogramma kun je ook de herinneringen automatisch laten versturen. Hierdoor heb je nog minder omkijken naar jouw debiteurenbeheer. Bovendien weet je 100% zeker dat je op deze manier direct het beste dossier voor een eventuele rechtszaak op weet te bouwen. 

Vennootschap Onder Firma – Alle essentiële info over Vof

vof

Wil je graag een vennootschap starten met meerdere personen? De vennootschap onder firma is ideaal voor ondernemers die samen eigenaar wensen te worden van een nieuwe zaak. Of misschien wil je jezelf graag aansluiten bij een bestaande vennootschap? Ook dat is mogelijk. Zoals alle rechtsvormen, bestaan er ook voor de vennootschap onder firma speciale regels. Denk er goed over na, of deze rechtsvorm iets voor jou is!

In dit artikel, zullen we al jouw vragen beantwoorden, met betrekking tot een Vof. We zullen ervoor zorgen dat je na het lezen een beter inzicht hebt in de structuur van deze vennootschap, en dat je op de hoogte bent van de relevante wetgeving. Zo kan jij voor jezelf beslissen of een vennootschap onder firma bij jou past!

Wat is een Vof?

Om te beginnen, is het belangrijk om te begrijpen wat een Vof, of een vennootschap onder firma, precies is. Een Vof is in het leven geroepen als de rechtsvorm, waarin je alleen, of met meerdere eigenaars verantwoordelijk bent voor het dagelijkse bestuur van de onderneming. Net zoals bij een Nv, worden de eigenaren hier ook vennoten genoemd.

Sommigen vragen zich af, of het mogelijk is om deel te nemen als vennoot in een Vof, en daarnaast persoonlijk nog een ander bedrijf te bezitten. Om alle verwarring meteen de wereld uit te helpen, ja. Het is perfect mogelijk om naast je bezigheden in de vennootschap onder firma, nog een éénmanszaak of een BV op te richten. Daarnaast mag je ook nog steeds als vennoot optreden in een andere Vof.

Een groot voordeel dat een Vof met zich meebrengt, is dat er geen vereist minimumkapitaal bestaat voor de oprichting. Op deze manier is het mogelijk om met weinig startkapitaal een Vof in het leven te roepen. Wel is het de bedoeling dat de eigenaren nog steeds een inbreng doen in de vennootschap. Dit is noodzakelijk voor de toekomstige werking van de Vof. De wet legt hier echter geen minimum verplichtingen op. Het wordt meer gezien als een aanvangsvermogen, zodat de onderneming haar activiteiten kan opstarten.

Bron: ondernemersplein.nl

een v

Hoe kan je een Vof oprichten?

Je hebt er even over getwijfeld, maar na veel wikken en wegen is de knoop eindelijk doorgehakt. Je wil een vennootschap onder firma oprichten. Hoe dat precies in zijn werk gaat, lees je hier!

Voor het oprichten van een Vof, volstaat een eenvoudige inschrijving in het handelsregister bij de kamer van koophandel. In tegenstelling tot andere rechtsvormen, zoals een naamloze vennootschap, moet je niet bij de notaris gaan om de zaak op te starten. Door jouw inschrijving bij de KvK, ben je ook automatisch geregistreerd bij de belastingdienst. Zij zullen jou een Btw-nummer toewijzen dat je kan gebruiken om je aangifte in te dienen.

Wanneer je naar de kamer van koophandel trekt, zullen alle vennoten hun handtekening moeten plaatsen. Er wordt hierbij ook een vennootschapscontract opgesteld. Daarin staat vermeld welke rechten en machtigingen elke vennoot bezit. In feite, is een vennootschapscontract niet verplicht. Het voordeel van dit te laten vastleggen bij de KvK, is dat er steeds sluitend bewijs aanwezig is, mocht het ergens foutlopen. Mocht een vennoot buiten zijn bevoegdheid hebben gehandeld, zal hij moeten opdraaien voor eventuele schade.

Ook is het mogelijk om een clausule in de samenwerkingsovereenkomst op te nemen, die definieert wat er moet gebeuren wanneer een vennoot wil uittreden, of komt te overlijden. Dit kan later veel problemen vermijden! Het is niet omdat jullie nu goed overeenkomen, dat er gaandeweg geen knelpunten kunnen ontstaan. Door nu al goede afspraken te maken, kunnen jullie wanneer praten misschien niet zo vlot gaat, terugvallen op deze gemaakte afspraken.

Hoe doe je de administratie van een Vof? 

Ben je van plan om een Vof te starten of heb je op dit moment al een Vof, maar is de administratie daarvan een struikelblok geworden? Dan is het goed om te weten dat je met een boekhoudprogramma in een handomdraai jouw administratie kunt bijhouden. Zo heb je de administratie altijd netjes op orde.

Hoe doe je de administratie van een Vof? 

Ben je van plan om een Vof te starten of heb je op dit moment al een Vof, maar is de administratie daarvan een struikelblok geworden? Dan is het goed om te weten dat je met een boekhoudprogramma in een handomdraai jouw administratie kunt bijhouden. Zo heb je de administratie altijd netjes op orde.

Lees ook: Boekhouden voor beginners.

Hoe werkt de aansprakelijkheid bij een Vof?

Hoewel sommigen dit soms verwarren, is het belangrijk om een onderscheid te maken tussen een rechtsvorm en een rechtspersoon. Ja, een Vof is een bepaalde rechtsvorm. Een rechtsvorm is als het ware een naam om de structuur van jouw bedrijf te bepalen. Zo bestaat er naast de Vof ook bijvoorbeeld een Bv.

Maar belangrijk om te weten, is dat een Vof geen rechtspersoon is. Rechtspersoonlijkheid is van belang wanneer het gaat over aansprakelijkheid.

Dit betekent, dat je als eigenaar of als mede-eigenaar, aansprakelijk bent voor schulden die jouw bedrijf heeft gemaakt. Daarnaast, is het bij een vennootschap onder firma zelfs zo, dat je aansprakelijk gesteld kan worden, voor schulden waar je zelf niet verantwoordelijk voor bent.
Wanneer een van de mede-eigenaars beslist om een lening aan te gaan, voor het bedrijf en het bedrijf komt in de problemen, dan is elke mede-eigenaar verantwoordelijk! Schuldeisers kunnen zich richten tot het hele vermogen dat het bedrijf bezit, niet enkel tot het gedeelte van de eigenaar die een fout heeft gemaakt.

Wanneer het bedrijf niet voldoende activa bezit, om zijn schulden af te lossen, dan kunnen schuldeisers ook aanspraak maken op het privévermogen van de eigenaars. Ook hier geldt, dat elke vennoot mede aansprakelijk is. Daardoor kunnen schuldeisers terecht bij het privévermogen van iedere afzonderlijke vennoot.

Natuurlijk kan je wel juridische stappen ondernemen tegen jouw medevennoot, in het geval hij volgens het vennootschapscontract dat je hebt ondertekend bij de KvK, buiten zijn bevoegdheid heeft gehandeld. Toch is dit niet relevant voor de schuldeisers, zij kunnen ook aanspraak maken op jouw vermogen. Daarna kan er onderling wat geregeld worden tussen de vennoten, al dan niet via juridische procedures.

Hoe zit het met het privévermogen van de partner?

In dit deeltje hebben we het niet over het vermogen van jouw zakenpartner. We hebben het over de partners van vennoten in de Vof. Kunnen schuldeisers ook aanspraak maken op hun vermogen? 

Om deze vraag te beantwoorden, is het belangrijk om na te gaan onder welke vorm deze personen samenleven. Wanneer ze enkel feitelijk samenwonen, is er in principe geen probleem. Ook vrienden kunnen feitelijk samenwonen. In dat geval is er een duidelijk onderscheid tussen het privévermogen van beide partners. Eventuele schuldeisers van het bedrijf, kunnen dan ook geen aanspraak maken op het privévermogen van de partner van de vennoot.

Wanneer de partners daarentegen verbonden zijn door het huwelijk, dan is de situatie nog iets complexer. Om die voldoende te begrijpen, moeten we eerst kijken wat er gebeurt met het vermogen van twee partners, wanneer deze huwen. Op het moment dat men huwt voor de wet, ontstaan er in plaats van 2 vermogens, 3 vermogens. Elke partner beschikt dan over een privévermogen en daarnaast bezitten ze samen ook nog het gemeenschappelijke deel. 

Mocht er nu iets mislopen in het bedrijf, dan kunnen schuldeisers aanspraak maken op het privévermogen van de vennoot, en daarnaast ook op het gemeenschappelijke vermogen van de vennoot en zijn partner. Wanneer man en vrouw dus gemeenschappelijk vastgoed of geld bezitten, kunnen schuldeisers ook daar aanspraak op maken.

Een mogelijke manier om je hiertegen in te dekken, kan zijn dat je een huwelijkscontract laat opmaken met scheiding van goederen. Op die manier, kan je voorkomen dat schuldeisers ook aanspraak kunnen maken op het privévermogen van de partner van de vennoot.

Hoe zit het met privéschulden, wanneer je eigenaar bent van een Vof?

We hebben gezien dat schuldeisers van de vennootschap aanspraak kunnen maken op het privévermogen van de vennoten, maar hoe zit het met de omgekeerde situatie? Kunnen privé schuldeisers ook aanspraak maken op het vermogen van de vennootschap? En nog een stapje verder, kunnen privé schuldeisers aanspraak maken op het privévermogen van andere vennoten? 

Het antwoord is klaar en duidelijk: Nee, je handelt in je eigen hoedanigheid, dus andere vennoten worden niet gestraft voor persoonlijke keuzes. In de situatie van daarnet was het anders, jullie hadden samen een vennootschap opgericht, dus jullie handelen in de hoedanigheid van dezelfde vennootschap. 

Het fiscale aspect

In tegenstelling tot de Bv, waar de vennootschap zelf haar inkomstenbelasting betaalt, betaalt in de vennootschap onder firma elke vennoot afzonderlijk de inkomstenbelasting over zijn deel van de gemaakte winst. Op het einde van het jaar, wanneer de gehele winst bekend is, wordt deze verdeeld a rato van de percentages die werden opgenomen in het vennootschapscontract.

Het is ook toegelaten voor de vennoten om voorlopige aangiftes in te dienen op maandbasis. Op het einde van het jaar, vind dan enkel nog de afrekening plaats. Heb je te veel betaald, dan krijg je een deeltje terug. Heb je daarentegen te weinig betaald, dan moet je nog een stuk bijpassen.

Het voordeel van maandelijkse aangiftes, is dat je een beter beeld krijgt over de inkomsten die je hebt. Zo weet je ongeveer hoeveel geld je die maand hebt verdiend, en wat er dus van over blijft na belastingen.

Wat als we onze Vof willen omvormen naar een andere rechtsvorm?

Het kan zijn, dat jij en je medevennoten in de toekomst graag willen overschakelen naar een andere rechtsvorm. Dit kan je doen om aansprakelijkheid redenen, of om persoonlijke belangen. De vraag is dan of dat zomaar kan.

Gelukkig is het antwoord ja! Je kan op eender welk moment de rechtsvorm van jouw vennootschap laten wijzigen in een andere vorm. Ook hiervoor kan je gewoon bij de KvK terecht.

Wat zijn de grote verschillen tussen een Vof en een Bv?

De keuze voor een vennootschap onder firma, ten opzichte van een besloten vennootschap, heeft zowel enkele voor- als nadelen.

Het grote voordeel dat een Vof biedt, is het gemak waarmee je zo’n bedrijf kan oprichten en kan leiden. Er zijn niet al te veel complexe wetgevingen waar je rekening moet mee houden en het is niet nodig om een jaarrekening neer te leggen.
Een Bv daarentegen, biedt het voordeel dat privé aansprakelijkheid op een andere manier geregeld wordt dan bij een vennootschap onder firma.

Tot slot zit er ook een groot verschil tussen de belastingen. Wanneer een bedrijf lagere winsten boekt, zal een vennootschap onder firma vaak een betere keuze zijn. Maar wanneer een bedrijf grotere winsten maakt, is een Bv vaak interessanter. Vaak is het moeilijk om bij de oprichting in te schatten hoeveel winst er zal gemaakt worden. Of soms is het zo dat de verkopen plots enorm beginnen te stijgen. Gelukkig is het steeds mogelijk om over te stappen van een vennootschap onder firma naar een besloten vennootschap.

Zo kan je misschien best beginnen onder een Vof, en dan kijken hoe de zaken lopen. Heel veel hangt af van persoonlijke voorkeuren en alle situaties zijn anders. Wanneer je echt twijfelt, kan het raadzaam zijn om je tot een expert te richten. Die kan kijken wat er voor jouw unieke situatie de beste oplossing is.

Debiteur – Wat is dat? Verschil tussen Debiteur/Crediteur

debiteur

Ben je van plan om met jouw eigen onderneming te starten? Of ben je recent met jouw eigen onderneming gestart? In beide gevallen is het wenselijk dat je enige boekhoudkundige kennis hebt. Waarom dit wenselijk is? Omdat je in dat geval zelf jouw boekhouding bij kunt gaan houden met behulp van het beste boekhoudprogramma.

Hierbij gaat het er niet om dat je zelf een balans kunt maken of dat je zelf een complete resultatenrekening op kunt stellen. Nee, als je gebruik van een boekhoudprogramma maakt, wordt dit allemaal automatisch voor je gedaan. Wat wel van belang is, is dat je begrijpt wat verschillende termen betekenen.

Als je dit artikel nu aan het lezen bent, is de kans groot dat je nog niet weet wat de term ‘debiteur’ inhoudt. Na het lezen van dit artikel weet je gelukkig wél wat deze term inhoudt en weet je ook het verschil tussen een debiteur en een crediteur. Deze kennis ga je de rest van jouw leven nooit meer vergeten en kun je ook tijdens jouw gehele ondernemerschap goed gebruiken.

Wat is een debiteur precies?

Wanneer je een factuur aan het maken bent, is het moment waarop een debiteur ontstaat. Een debiteur is namelijk een partij van wij jij nog geld tegoed hebt. Zodra je een factuur naar jouw klant verstuurt, is deze klant dus een debiteur. Heeft deze klant de betreffende factuur betaald? Dan is de klant géén debiteur meer.

Een debiteur is dus een partij van wie jij nog geld moet ontvangen. Met het oog op de cashflow van jouw onderneming is het wenselijk dat je zo weinig mogelijk debiteuren hebt. Ook is het wenselijk dat je geen langdurende debiteuren hebt, aangezien je in dat geval lang op jouw geld moet wachten.

Wat is het verschil tussen debiteur en crediteur?

Je weet nu precies wat een debiteur is, maar wat is dan een crediteur? Nou, een crediteur is eigenlijk het tegenovergestelde. 
Een crediteur zijn namelijk jouw leveranciers aan wie jij nog geld schuldig bent.

Jij hebt nog een openstaande factuur van jouw leverancier, waardoor jouw leverancier op dat moment een crediteur is.

Dus in het kort:
Een debiteur is een partij waar jij nog geld te van hebt.
Een crediteur is een partij waar zij nog geld van jou krijgen.

Heb je de factuur van jouw leverancier voldaan? Dan is deze leverancier in jouw administratie géén crediteur meer.

Weet je nog niet heel veel over administratie en dus boekhouden? Lees meer over boekhouden voor beginners.

manage debiteuren administratie

Hoe manage je je debiteuren in je administratie?

Zoals hierboven al aangegeven, is het wenselijk dat je zo weinig mogelijk debiteuren hebt. Waarom? Omdat je in dat geval nog geld van klanten moet ontvangen, waardoor je enig risico loopt. Om dit risico zoveel mogelijk te verkleinen, is het van belang om jouw debiteuren goed te managen in jouw administratie. Hierdoor behoud je ook het gewenste overzicht en kun je dus sturen op klanten die langdurig wachten met het betalen van jouw factuur.

Met behulp van het beste boekhoudprogramma kun je heel makkelijk jouw debiteuren managen. Je ziet namelijk dankzij dit programma in één oogopslag welke facturen nog openstaan en wie op dit moment dus debiteuren zijn. Door gebruik te maken van een boekhoudprogramma kan je makkelijk e-factureren.

Daarnaast, een boekhoudprogramma stuurt automatische herinneringen wanneer je debiteur nog niet de factuur heeft voldaan.
Heb je meerdere bedrijven? Bekijk dan boekhoudprogramma’s voor meerdere administraties.

Wil je direct het beste boekhoudprogramma uitkiezen? Check dan onze vergelijker en vind razendsnel het beste (gratis) boekhoudprogramma waarmee je jouw debiteuren kunt gaan managen! 

Twijfel je om zelf je administratie te doen? Overweeg dan om een boekhouder aan te schaffen. Lees meer over zelf boekhouden of uitbesteden.

BTW administratie – Wat is dat? Simpel boekhouden doe je zo

btw administratie

Als ondernemer heb je met enkele verplichtingen te maken. Zo is één van deze verplichtingen dat je btw moet rekenen over alle verkopen en dus BTW administratie onderhouden. Afhankelijk van jouw product is 21% BTW of 9% BTW. Sommige producten zijn ook nog btw-vrijgesteld van btw, maar dat laten we op deze pagina even buiten beschouwing.

Als je met een eigen onderneming wilt beginnen, is het aan te raden om je hier goed over in te lezen. Zo maakt het bijvoorbeeld ook uit of je aan een Nederlandse klant levert of dat je aan een klant in het buitenland een product/dienst levert. 

Met dit artikel willen wij je in het kort informeren over btw administratie. We bespreken hierbij wat btw administratie precies is en hoe je deze administratie het beste bij kunt gaan houden. Benieuwd geworden? Neem het artikel op je gemakje door en bereid je hiermee goed voor op jouw komende btw aangiftes!

Wat is btw administratie precies?

BTW administratie is een deel van het boekhouden. Zoals je hierboven al hebt kunnen lezen, ben je verplicht om btw over jouw verkopen te rekenen. Deze btw ontvang je vervolgens vanuit jouw klant, waarna je deze btw af moet dragen aan de Belastingdienst. Als jij producten inkoopt, betaal je daar ook btw over. Deze betaalde btw mag je echter weer aftrekken van de ontvangen btw.

Dit hele principe is eigenlijk btw administratie. Op onder meer de website van de Belastingdienst kun je hier complete boekwerken over vinden, maar wij houden het graag zo simpel mogelijk in dit artikel. 

Dus: als ondernemer ben je verplicht om btw af te dragen. Om te achterhalen wat het betreffende btw bedrag per kwartaal is, dien je een btw administratie bij te houden. Zo weet je hoeveel btw je je moet betalen bij elke BTW-aangifte.

Daarnaast, moet je deze btw administratie niet alleen bijhouden, maar ook nog bewaren in de boekhouding. Je het als ondernemer namelijk te houden aan een bewaarplicht van 7 jaar tot 10 jaar.

btw administratie bijhouden

Hoe kun je de btw administratie bijhouden?

Hier bestaat eigenlijk maar één antwoord op: met behulp van een boekhoudprogramma. Alle facturen die je in dit boekhoudprogramma in boekt, worden automatisch ‘afgelezen’ door het programma. Het programma is hierdoor in staat om alle btw bij elkaar op te tellen en de betaalde btw hier vervolgens van af te trekken. 

Weet je niet hoe je moet boekhouden? Bekijk dan deze simpele handleiding over Boekhouden voor beginners

Door deze simpele werkwijze zie je elk kwartaal wat je aan btw aan de Belastingdienst moet betalen. Wil jij hier ook zo min mogelijk omkijken naar hebben? Dan is het aan te raden om direct het beste (gratis) boekhoudprogramma uit te kiezen; dat doe je via onze vergelijker.

Let op: Doe je je administratie op het moment in Excel? Denk dan na voor een overstap, je loopt namelijk veel risico wanneer je je administratie doet in Excel. Lees meer over waarom je niet in Excel moet boekhouden.

Hoe boek je de btw van autokosten in je administratie?

Deze vraag krijgen wij met enige regelmaat binnen en verdient daarom enige extra aandacht. Deze vraag is met name van betrekking op ondernemers die in hun privé auto zakelijke kilometers maken. Als dat voor jou ook zo is, is het goed om te weten dat je de btw over de brandstof en het onderhoud deels zakelijk op kunt voeren. Het advies is hierbij om de verhouding zakelijke kilometers ten opzichte van de privé kilometers te bereken, waarna je inzichtelijk krijgt hoeveel zakelijke kilometers je gemaakt hebt. Op basis daarvan kun je de kosten berekenen; over die kosten kun je vervolgens 75% van de betaalde btw als autokosten boeken in jouw boekhouding!

Twijfel je om je eigen administratie te doen? Bekijk hier alle voor- en nadelen over zelf boekhouden of uitbesteden?.

Inschrijven KvK – Waarmee moet je rekening houden?

inschrijven kvk

Wil jij graag een eigen bedrijf starten? Wil je graag online producten aanbieden? Of liever offline diensten? Het eerste wat je sowieso zal moeten doen, is je inschrijven bij het handelsregister. Daarvoor kan je in Nederland terecht bij de KvK. Voluit staat KvK voor de kamer van koophandel. Dit is een zelfstandig bestuursorgaan dat zich inzet voor de belangen van ondernemers en bedrijven.

Maar hoe verloopt de inschrijving bij de KvK? Hoeveel gaat zo een registratie mij kosten? Waarmee moet je rekening houden wanneer je je wil gaan inschrijven in het handelsregister? Wat moet ik daarna doen? Wel, je komt het hier allemaal te weten!

Waarom inschrijven bij de KvK?

Als je slechts heel af en toe een keer een opdracht uitvoert voor iemand, dan hoef je je niet in te schrijven bij de kamer van koophandel. De wetgeving voorziet dat je je moet inschrijven bij de KvK, van zodra jouw activiteiten een duurzame bron van inkomsten vormen. Het gaat hier dus over inkomsten die je vaker verwerft, of taken die je meermaals uitvoert.

Door je in te schrijven bij de KvK, krijgt de overheid een beter zicht op de handelingen die jij uitvoert. Ze kunnen beter controleren of jij niet in het zwart werkt. Ook gebruiken ze deze data, om malafide praktijken te stoppen. Internetbedrijven die geld ontvangen, maar niets leveren, of een winkel die gevaarlijke producten verkoopt, kan er op die manier sneller worden uitgevist.

Mocht je je toch niet inschrijven, hoewel je dat eigenlijk wel moest doen, dan zal de overheidsdienst eigenhandig ingrijpen. Ze kunnen eisen dat je achterstallige belastingen betaald en dat je eventueel ook een boete moet betalen. Wees dus gewaarschuwd!

Wanneer moet je jouw inschrijving voltooien?

In de meeste gevallen geldt dat je moet ingeschreven zijn bij de kamer van koophandel, nog voordat je effectief bedrijfshandelingen gaat uitvoeren. Dit wil zeggen dat je bijvoorbeeld niet mag starten met het verkopen van producten, om te kijken of jouw zaak goed loopt. En pas nadien jouw zaak laten registreren. Eerst en vooral moet je jouw bedrijf laten registreren en pas daarna kan je van start gaan met jouw activiteiten. Er wordt wel aanvaard dat je je binnen de week, na het starten van de activiteiten, nog laat inschrijven. Toch zou ik dit niet aanraden, want je weet nooit wat ertussen komt.

Bij enkele vrije beroepen daarentegen, is het niet altijd nodig om je eerst als bedrijf te laten registreren. Je kan bijvoorbeeld perfect als particuliere freelancer aan de slag gaan en pas een bedrijf oprichten wanneer jou dat nuttig lijkt. Dit nut, kan bijvoorbeeld een fiscale overweging zijn. De personenbelasting is in Nederland namelijk hoger dan de belastingen voor ondernemingen. Wanneer je dus echt veel begint te verdienen, kan het interessanter zijn om de inkomsten als bedrijf te verwerven, in plaats van als particulier.

Uiteraard is het wel mogelijk om op praktisch vlak, de opstart van jouw onderneming al voor te bereiden. Het is zelfs ten sterkste aan te raden om al enige voorbereidingen te treffen. Op die manier kan je een vliegende start nemen! Zo wordt het perfect aanvaard, dat je enkele beroepskosten in rekening brengt, die je gemaakt hebt voor jouw inschrijving bij de KvK. Uiteraard geldt dat niet voor een oneindige periode. Algemeen worden kosten van 2 à 3 maand voor je inschrijving nog aanvaard als beroepskosten. Je kan dus gerust al een website laten bouwen, en na de opstart de kosten nog in mindering brengen.

Wil je je gaan inschrijven bij de KvK? Dat kun je doen door om deze knop te klikken.

Hoe bereid je je voor op de inschrijving bij de kamer van koophandel?

Om te beginnen, zal je een bedrijfsnaam moeten kiezen voor jouw bedrijf. Voor je jouw creativiteit de vrije loop laat, moet je weten dat ook hier enkele regels aan verbonden zijn. Zo mag jouw naam niet te hard lijken op de naam van een ander bedrijf. Op deze manier, zal bijvoorbeeld Albert Heijn niet worden aanvaard, omdat het teveel doet denken aan de naam van de supermarktketen. Ook andere merknamen mag je niet gebruiken als jouw bedrijfsnaam! Dit zou voor verwarring kunnen zorgen bij klanten en leveranciers! 

Toch bestaat ook hier een uitzondering op. Als twee bedrijven, dezelfde naam wensen te gebruiken, maar ze werken in een totaal verschillende markt, dan worden de namen vaak wel aanvaardt. Dit geldt enkel, wanneer er geen verwarring mogelijk is! Het is bijvoorbeeld al vrij lastig om je te vergissen tussen een bakker en een loodgieter met dezelfde bedrijfsnaam. Daarom zullen zij wel dezelfde naam mogen gebruiken.

Leestekens worden in het algemeen ook verboden. Er zijn wel 4 uitzonderingen op deze regel. Zo kan je wel gebruik maken van @, &, + en -. Een bonus tip die ik wil meegeven, is dat je moet kiezen voor een naam die ook in het buitenland kan gebruikt worden. Mocht je er ooit aan denken om jouw bedrijf internationaal uit te breiden, dan zal dit heel wat voordelen bieden.

Van zodra je een geschikte bedrijfsnaam hebt gekozen, die aan alle voorwaarden voldoet. Zal je ook nog moeten controleren of de naam nog niet geregistreerd staat in het handelsregister. Het is namelijk perfect mogelijk, dat je niet meteen een bedrijf vond met dezelfde naam, maar dat er wel degelijk iemand deze naam al heeft laten registreren. Is dat het geval, dan kan je in eerste instantie proberen nagaan of je dezelfde naam kan gebruiken, of je kan een variant bedenken op deze naam.

De rechtsvorm

Naast de bedrijfsnaam, is het ook belangrijk om te kiezen onder welke rechtsvorm je wil werken. In principe mag je dit geheel zelf bepalen, maar van zodra je je keuze hebt gemaakt, zal je je wel aan de specifieke regels voor deze rechtsvorm moeten houden. Er bestaan eigenlijk maar 2 soorten van rechtsvormen. Een met rechtspersoonlijkheid en één zonder. 

Afhankelijk van het risico dat je zelf wil dragen, is het belangrijk dat je een goede keuze maakt tussen beide vormen. Bij een rechtsvorm met rechtspersoonlijkheid, zoal een naamloze- of een besloten vennootschap, ben je niet geheel aansprakelijk voor de schulden die het bedrijf maakt. Voor de wet, wordt het bedrijf gezien als een rechtspersoon die naast jou staat, jij en jouw rechtspersoon hebben een gescheiden vermogen. Wanneer je kiest voor een rechtsvorm zonder rechtspersoonlijkheid, zoals een eenmanszaak, dan ben je wel volledig aansprakelijk voor alle schulden die jouw bedrijf maakt. Er is als het ware geen onderscheid tussen jouw privévermogen en het vermogen van het bedrijf.

Lees ook: Verschil tussen eenmanszaak en zzp’er

Bij grove fouten, die in het wetboek beter gedefinieerd staan, zijn de bestuurders van een naamloze- of een besloten vennootschap natuurlijk ook aansprakelijk. Een rechtsvorm zonder rechtspersoonlijkheid is geen vrijgeleide om riskante investeringen te gaan doen en je schulden niet af te betalen!

Ook op financieel vlak, zit er een groot verschil tussen de verschillende vennootschapsvormen. Zo moet je voor het oprichten van een naamloze vennootschap, beschikken over een minimumkapitaal. In Nederland bedraagt dit minimumkapitaal 45.000 euro. Je moet dat gehele bedrag kunnen inbrengen in de vennootschap, om jouw bedrijf op te starten. Voor een éénmanszaak is er helemaal geen minimumkapitaal vereiste. Jouw geld is toch het geld van het bedrijf, en omgekeerd.

Daarnaast moet je ook het fiscale plaatje van wat dichterbij bekijken. Op de winsten van een eenmanszaak, zal je gewoon de normale personenbelasting moeten betalen. Op de winsten van een Bv, betaal je dan weer de vennootschapsbelasting. Al deze factoren kunnen een rol spelen in het bepalen van de voor jou geschikte rechtsvorm.

Probeer daarom ook een goede inschatting te maken, hoeveel jouw bedrijf zal gaan verdienen. Spreken we over kleine bedragen, dan is de personenbelasting vaak het interessantst. Denk je daarentegen meer te gaan verdienen, dan kan je vaak een fiscaal voordeel bekomen door de vennootschapsbelasting te gebruiken.

Hoeveel kost een inschrijving in het handelsregister?

Bij de inschrijving, zal je éénmalig 50€ moeten betalen. Vroeger, tot 2012 werden er jaarlijkse kosten in rekening gebracht, die je continu moet blijven betalen. Om extra ondernemers aan te trekken, heeft Nederland deze jaarlijkse kosten sindsdien geschrapt.

Let er wel op, dat wanneer je een vennootschapsvorm als een Bv wil laten registreren, dat je dan niet alleen naar de kamer van koophandel moet. Om een BV op te starten, zal je ook nog langs de notaris moeten gaan. Het is moeilijk te zeggen hoeveel dat zal kosten, want dat hangt af van meerdere factoren.

Belastingdienst

Moet ik ook nog langs bij de belastingdienst?

Nee, in Nederland geldt dat wanneer je je laat registreren in het handelsregister bij de KvK, je ook automatisch geregistreerd wordt bij de belastingen. Daardoor hoef je niet nog een keer te betalen. Later, wanneer je ingeschreven staat krijg je een BTW nummer om BTW-aangifte te kunnen doen. 

Ben je net begonnen met ondernemen, dan kan het zijn dat je BTW vrijgesteld bent omdat je bijvoorbeeld onder een KOR valt.

Belangrijke tip: Zet je administratie sinds dag 1 goed op.

Om jou nog beter op weg te helpen, willen we jou ook nog een belangrijke tip meegeven: start op dag 1 al met het op punt stellen van je administratie! Op langere termijn zal dit je heel wat werk en gedoe besparen.

Zodra je bedrijf goed loopt, zullen de papieren elkaar steeds sneller opvolgen. Als je op dat moment niet over een goed systeem beschikt, zal alles in het honderd draaien! Je zal facturen vergeten te betalen, of je merkt het misschien niet als je nog inkomsten te goed hebt.

Lees ook: Boekhouden voor beginners

Ook volgens de wet moet je je administratie goed op orde houden. Voor eventuele controle, zal het belangrijk zijn dat je ook allerlei papieren van vorige jaren kan tonen. In principe moet je volgens de wet al jouw administratie voor 7 jaar bijhouden. Enkel zo ben je volledig in orde! 

Uiteraard beseffen we dat de administratie niet de leukste job is. Ook weten we maar al te goed dat hier heel veel tijd in kruipt. Gelukkig kan je door middel van een boekhoudprogramma heel veel tijd en werk besparen! Bovendien zal een goed boekhoudprogramma er op langere termijn ook voor zorgen dat je een hele hoop geld kan besparen. Je zal aan de ene kant veel minder fouten maken en aan de andere kant veel minder tijd verliezen. Dubbel gewonnen dus!


Twijfel je of het handig is dat je zelf je administratie gaat doen? Lees hier meer over: Zelf boekhouden of uitbesteden?